Trudne pożegnanie z papierem. Ministerstwo Finansów: musimy oduczyć się drukowania faktur

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, już w 2026 r. wymusi na przedsiębiorcach elektronizację biznesu w zakresie wystawiania faktur. Choć faktury przesyłane mailem w PDF-ie czy zapisywane w pliku XML nie są nowością, to dla sektora MŚP – który stanowi największą część rynku – nadal mogą być wyzwaniem. Dlaczego? Statystyka jasno wskazuje na polskie przywiązanie do papieru. Z danych Webcon wynika, że 6 na 10 organizacji nadal drukuje dokumenty księgowe. Najczęściej spotykane jest to w handlu i w administracji publicznej, rzadziej w produkcji. Czy nowe przepisy zmienią stare przyzwyczajenia?

Ministerstwo Finansów: nie drukujmy faktur

Z papieru już dawno zrezygnował sektor największych firm, które dzięki zaawansowanej cyfryzacji nie powinny mieć większych problemów z przejściem na KSeF. To właśnie największe przedsiębiorstwa, jako pierwsze – od 1 lutego 2026 r. – będą zobowiązane do wystawiania faktur wyłącznie w formacie XML. Choć mniejsze podmioty mają nieco więcej czasu na pełne wdrożenie systemu, to i tak od 1 lutego powinny być w stanie odebrać dokument wystawiony w KSeF. To oznacza, że rewolucja fakturowa zacznie się dla nich szybciej, niż mogłoby się wydawać.

Przeczytaj: KSeF na ostatniej prostej. „Wielu przedsiębiorców zwleka, bo myśli, że to tylko zmiana technologiczna”

Anna Mytyk z resortu finansów wyjaśnia, że 2026 r. będzie testem, który jednocześnie stanowić będzie swoistą taryfę ulgową dla przedsiębiorców.

– W 2026 r. drukowanie faktur nie będzie wiązało się z konsekwencjami, choć docelowo chcemy, by domyślnym obiegiem dokumentów był KSeF. W dyskusji o cyfryzacji nie chodzi jednak o konsekwencje drukowania faktur. Ważniejsza jest możliwość wykorzystania potencjału KSeF-u. System ten umożliwia automatyzację procesów księgowych, która wymaga zachowania wewnętrznej dyscypliny. Drukowanie faktur może wprowadzać w błąd klienta, który może nie wiedzieć, który dokument jest właściwy – w KSeF czy poza KSeF. Podwójne fakturowanie może mylić również kontrahenta, który zetknie się z różnymi datami. Nie dość, że wiąże się to z konsekwencjami podatkowymi, to dodatkowo firma nie odnotuje korzyści z korzystania z KSeF-u. Celem systemu jest elektroniczny obieg dokumentów – nie powinniśmy dodawać sobie pracy – wyjaśnia przedstawicielka Ministerstwa Finansów.

„Przejście na KSeF jak rezygnacja z zakupu biletu w kiosku”

Nasi rozmówcy są zdania, że odejście od papieru jest wykonalne, choć wymaga czasu. Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii, wyjaśnia, że drukowanie faktur grozi nie tylko podwójną pracą czy narażeniem się skarbówce, lecz także zdublowaniem kosztów.

Po co prowadzić równoległą drugą księgowość? Jeśli nie posługujemy się dokumentami elektronicznymi, tylko wciąż prowadzimy księgowość na papierze, to problem jest przede wszystkim w nas

– Wykonując te procesy podwójnie, obciążamy personel i jedną nogą zostajemy w świecie analogowym. Po co prowadzić równoległą, drugą księgowość? Jeśli nie posługujemy się dokumentami elektronicznymi, tylko wciąż prowadzimy księgowość na papierze, to problem jest przede wszystkim w nas. Nadal w wielu firmach, które przechowują dokumenty papierowe, pokutuje myślenie: „czy nikt tego nie ukradnie?”, „czy dam radę otworzyć plik?”, albo „bo pani Jadzia zawsze tak robiła”. Barierą jest niechęć do nowego. Rewolucja w przypadku najmniejszych firm musi nastąpić. To tak jak kupowanie biletów do komunikacji miejskiej przez telefon – dziś nie szukamy już kiosków ani automatów i nie kupujemy biletów na zapas. Płynnie przeszliśmy do takiego standardu i podobnie będzie z KSeF-em. Musimy się tego nauczyć. Cały 2026 r. będzie czasem na dostosowanie się. Z czasem elektroniczny obieg dokumentów stanie się oczywisty – wyjaśnia Bogdan Zatorski.

Przeczytaj: KSeF, czyli koniec epoki bloczków z fakturami. „Kosztowna rewolucja, która ostatecznie ułatwi życie firm”

Zdaniem naszego rozmówcy przy KSeF istnieje wiele ryzyk, jednak najważniejszym z nich wcale nie są kwestie techniczne. Jak dodaje, ewentualne awarie systemu będą przejściowe. Istotniejszą sprawą jest kompleksowe przygotowanie firmy na KSeF – i nie chodzi tu tylko o dział IT czy księgowość.

– Chodzi o przygotowanie całego systemu sprzedaży i zakupu. Faktura ma istotne zastosowanie praktyczne – dzięki niej jeden biznes komunikuje się z drugim. Język komunikacji powinien być zrozumiały dla obu stron. Pamiętajmy jednocześnie, że faktura w KSeF nie ma postaci materialnej. Format XML to tylko zapis cyfrowy, nie odłożymy takiej faktury na półkę i nie prześlemy jej razem z towarem. Niezbędna jest analiza procesów biznesowych, rozumianych jako procedury realizowane w organizacji od lat. Jeśli firma ręcznie wystawia faktury i podpisuje je długopisem, to po wdrożeniu KSeF konieczna będzie przebudowa procesów sprzedaży tak, aby były dostosowane do struktury informacyjnej kodowanej w pliku XML. To będzie największe wyzwanie – wyjaśnia Bogdan Zatorski.

Format XML to tylko zapis cyfrowy, nie odłożymy takiej faktury na półkę i nie prześlemy jej razem z towarem.

Cyfryzacja to domena nowych firm

Marcin Mika, dyrektor ds. świadczenia usług w ADP Polska, wyjaśnia, że rewolucja dotyczyć będzie firm, które mają już określony staż na rynku.

– Nowo zakładane biznesy, w tym najmniejsze firmy, w zakresie zadań księgowych od razu wybierają rozwiązania cyfrowe, które dają przede wszystkim oszczędność czasu i pracy. Omija je więc proces transformacji, z którym zmagają się firmy obecne na rynku od dłuższego czasu. Większość rutynowych spraw – od założenia firmy, przez kontakty z urzędami, po podatki i raportowanie – da się dziś załatwić przez internet – wyjaśnia przedstawiciel ADP Polska.

Przeczytaj: Fiskus walczy z kreatywną księgowością. Największe firmy na celowniku

Zdaniem Marcina Miki wystawianie faktur, nawet nie na papierze, lecz w Wordzie czy PDF-ie, to malejąca część rynku od dobrych kilku lat, czemu sprzyjał m.in. Jednolity Plik Kontrolny. Obowiązek raportowania danych księgowych w 2018 r. wymusił cyfryzację faktur.

– Jeśli firma korzysta z usług zewnętrznego dostawcy księgowości, to odpowiedzialność za przygotowanie do KSeF, jak zwykle w takich sytuacjach, leży głównie po stronie dostawcy. To te firmy powinny wdrożyć integrację swoich programów z KSeF oraz odpowiednio przygotować i przeszkolić swoich klientów. Najlepiej zacząć już teraz, aby uniknąć nawału problemów i zapytań technicznych w lutym, kiedy system zacznie obowiązywać – podsumowuje ekspert.

Ministerstwo Finansów ma alternatywę

Firmy, które chcą załączyć klientom lub kontrahentom potwierdzenie transakcji, będą miały taką możliwość. Resort finansów zaproponował tzw. potwierdzenie transakcji, które będzie stanowiło potwierdzenie wystawienia faktury i wizualizację ograniczonych do minimum danych.

– To może się sprawdzić przy sprzedaży detalicznej. Zaproponowaliśmy potwierdzenie transakcji, by przedsiębiorcy nie musieli drukować faktur, bo byłoby to niekorzystne zarówno w aspekcie handlowym, jak i podatkowym. Wydruk zawierać będzie podstawowe informacje o przesłaniu faktury do KSeF – dane kontrahentów, numer faktury i kwotę transakcji. Może również zawierać kody QR, które umożliwią późniejsze zweryfikowanie i powiązanie go z właściwą fakturą w systemie KSeF. Wdrożenie tego rozwiązania nie ma charakteru podatkowego i nie wiąże się z obowiązkami dla podatników, zatem nie będzie regulowane przepisami prawa podatkowego. Celem jest obsługa przypadków, w których faktura nie posiada jeszcze numeru KSeF, a klient oczekuje natychmiastowego dokumentu. To narzędzie biznesowe, nieobowiązkowe, którego wdrożenie będzie leżało po stronie dostawców oprogramowania – wyjaśnia Anna Mytyk.

Przeczytaj: Skarbówka zablokowała ponad 1,1 tys. podejrzanych kont. „Nawet uczciwa firma może znaleźć się w polu widzenia systemu”

Nasza rozmówczyni dodaje, że resort finansów 3 listopada udostępnił wersję testową KSeF 2.0.

– To duże wyzwanie. W przypadku rozwiązań cyfrowych pojawia się lęk przed nowością, który z czasem zniknie. Zniknie, gdy przedsiębiorcy przekonają się, jak to działa. Zamierzamy stale współpracować z przedsiębiorcami. Jeśli okaże się, że sektor MŚP – serce biznesu w Polsce – ma problemy, nie zostawimy przedsiębiorców samych sobie. Będą dodatkowe konsultacje w urzędach skarbowych i wsparcie – deklaruje przedstawicielka resortu finansów.

Główne wnioski

1. KSeF to powolny koniec papierowych faktur. Po okresie przejściowym w 2026 r. tego typu dokumenty odejdą do lamusa. Choć polscy przedsiębiorcy często są przywiązani do tradycyjnych metod fakturowania, Ministerstwo Finansów podkreśla, że w dobie KSeF byłby to krok wstecz.
2. Resort finansów wskazuje na korzyści z odejścia od papieru. Unikniemy podwójnego obiegu dokumentów, zminimalizujemy nakład pracy, koszty i ryzyko błędów. Co więcej, im szybciej firmy wdrożą KSeF, tym szybciej skorzystają ze skróconego terminu zwrotu podatku.
3. Rząd zapowiada jednocześnie wsparcie dla tych, którzy z różnych powodów chcą zapewnić sobie potwierdzenie transakcji „na papierze”. Możliwy będzie tzw. wydruk handlowy. Nie będzie to dokument podatkowy, lecz informacyjny, a jego stosowanie nie będzie obowiązkowe.