Zaloguj się 
Dzieje się!
Od pomysłu do dotacji. Te błędy firmy popełniają najczęściej
Uzyskanie dotacji z Funduszy Europejskich to proces wymagający precyzji, znajomości procedur i odpowiedniego przygotowania. Dlatego wnioskodawcy mogą liczyć na rozbudowany system partnerstwa, który pomaga przejść przez każdy etap – od koncepcji projektu, przez jego realizację, aż po rozliczenie.
Z tego artykułu dowiesz się…
- Jakie błędy najczęściej popełniają firmy we wnioskach o dotacje z Funduszy Europejskich i dlaczego z pozoru drobne pomyłki mogą przekreślić szanse na wsparcie.
- Jak wygląda proces aplikowania o dofinansowanie — od momentu stworzenia pomysłu, przez ocenę ekspertów, aż po podpisanie umowy i realizację projektu.
- Z jakich form bezpłatnego wsparcia i doradztwa można skorzystać.
Instytucje Unii Europejskiej oferują szereg bezpłatnych usług wspierających osoby i organizacje aplikujące o dotacje na każdym etapie tego procesu. System doradztwa i partnerstwa Funduszy Europejskich zapewnia merytoryczne wsparcie w zakresie przygotowania wniosków, kompletowania dokumentacji oraz spełnienia wymogów formalnych. Dzięki temu wnioskodawcy mogą uniknąć najczęstszych błędów i skutecznie przejść przez wszystkie etapy ubiegania się o dofinansowanie.
Od ogółu do szczegółu – najczęściej popełniane błędy
Eksperci od dotacji unijnych wskazują, że najczęstsze błędy popełniane we wnioskach o dofinansowanie to zbyt ogólny opis projektu, brak analizy rynku oraz niedoszacowanie kosztów. Szczególną uwagę zwracają na błędne ujmowanie kosztów niekwalifikowanych przy wdrożeniu, które ma obejmować tylko zakup środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych. Działania takie jak marketing, opracowywanie ulotek, czy przygotowanie strony internetowej nie kwalifikują się do tej kategorii.
Bartłomiej Gąciarz, reprezentujący Centralny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich w Krakowie jako kolejny z najczęściej popełnianych błędów wymienia niezachowywanie proporcji i przekraczanie limitów finansowych.
– Koszty kwalifikowane w ramach sfery wdrożeniowej nie mogą być wyższe niż 50 proc. całkowitych kosztów kwalifikowalnych. Nie możemy naruszyć tej proporcji, bo jeżeli to zrobimy, to z automatu jesteśmy proszeni o poprawę, o zmianę tej części finansowej, co nie jest niczym przyjemnym, bo jest czasochłonne – przekonuje Bartłomiej Gąciarz.
Proces aplikacji i realizacji krok po kroku
Największe szanse na uzyskanie dofinansowania mają te przedsięwzięcia, które wynikają z faktycznych potrzeb firmy lub instytucji, wpisują się w jej bieżącą działalność i bazują na wiedzy i doświadczeniu wnioskodawcy. W procesie oceny swoich szans i selekcji odpowiedniego naboru warto skorzystać z Wyszukiwarki Dotacji na Portalu Funduszy Europejskich. W systemie trzeba określić reprezentowany podmiot, lokalizację projektu oraz jego dziedziny.
Kolejny krok to analiza dostępnych naborów pod kątem warunków formalnych, wymaganego wkładu, zasadami wyboru projektów oraz instrukcją wypełniania wniosku. Fundusze Europejskie oferują nie tylko dotacje, ale też instrumenty finansowe (jak kredyty, pożyczki, fundusze kapitałowe czy poręczenia), dlatego warto przeanalizować, jaka forma wsparcia będzie najkorzystniejsza.
W procesie aplikacji kluczowe jest działanie zgodnie z harmonogramem naboru. Instytucje zarządzające publikują i aktualizują kluczowe terminy na swoich stronach internetowych nie rzadziej niż raz na kwartał. Gromadzenie niezbędnej dokumentacji oraz przekształcanie pomysłu w projekt, to kroki, które warto poczynić na kilka tygodni przed rozpoczęciem naboru. Na tym etapie warto stworzyć harmonogram działań i kosztorys, dobrać zespół oraz przygotować uzasadnienie projektu.
Po upewnieniu się, że projekt spełnia warunki naboru, a dokumentacja jest kompletna należy złożyć wniosek o dofinansowanie (można to zrobić online). Trafia on wtedy do oceny ekspertów, którzy mogą prosić o dodatkowe wyjaśnienia lub dokumenty. Po otrzymaniu pozytywnej oceny i decyzji o kwalifikacji, należy skompletować wymagane załączniki. Ostatnim krokiem jest podpisanie umowy.
Kolejny etap to realizacja projektu, która musi przebiegać zgodnie z założeniami przedstawionymi we wniosku i ogólnie obowiązującymi zasadami. Należy pamiętać, że instytucja, z którą podpisano umowę, jest partnerem w realizacji i rozliczaniu projektu, a okres jego trwałości rozpoczyna się wraz z zamknięciem i rozliczeniem projektu. W tym czasie beneficjent musi utrzymać zakładane efekty projektu, na przykład wskazany w dokumentacji poziom zatrudnienia pracowników. Trwa to zwykle od trzech do pięciu lat.
Eksperckie wsparcie na każdym etapie projektu
Pomoc i doradztwo w całym procesie można uzyskać na portalach stworzonych przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej oraz na Portalu Funduszy Europejskich. W każdym mieście wojewódzkim oraz niektórych miastach powiatowych można także skorzystać z Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich (PIFE). Ich eksperci pomagają ustalić, czy dany pomysł ma szansę na uzyskanie wsparcia, informują o warunkach i procedurach przyznania dofinansowania oraz planowanych naborach. Z ich wiedzy można także skorzystać w czasie realizacji czy rozliczania projektu.
Dla programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG) dostępne są dodatkowe, bezpłatne usługi informacyjne i eksperckie takie jak Innopoint (dysponujący dedykowaną infolinią), Innovation Coach czy STEP (Sprawdźmy Twój Eksperymentalny Pomysł). Eksperci pomogą w analizie mocnych stron projektu oraz wskażą elementy wymagające poprawy. Wsparcie merytoryczne w trakcie realizacji założeń projektowych oraz ich rozliczania oferuje też instytucja partnerska.
Innym modelem współpracy jest partnerstwo publiczno-prywatne (PPP), które oparte jest na wieloletniej umowie określającej podział zadań i ryzyk pomiędzy podmiotem publicznym a partnerem prywatnym. Celem PPP jest świadczenie określonej usługi publicznej przez partnera prywatnego w oparciu o infrastrukturę publiczną, za wynagrodzeniem. Przykładem takiego partnerstwa jest program Interreg, którego celem jest współpraca naukowa, biznesowa, samorządowa oraz wymiana kulturowa ponad granicami państw.
System doradztwa i partnerstwa w Funduszach Europejskich obejmuje wsparcie ekspertów na różnych etapach realizacji projektu. Doradcy, tacy jak przedstawiciele Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich czy eksperci programu STEP, pomagają w wyborze odpowiedniego konkursu, przygotowaniu dokumentacji oraz dopasowaniu narzędzi do potrzeb wnioskodawcy. Instytucje Zarządzające natomiast wspierają beneficjentów w realizacji i rozliczaniu projektów, zapewniając prawidłowy przebieg całego procesu.
Komentarz partnera cyklu
Gdzie można szukać wsparcia
Niestety, im większy lub bardziej złożony projekt inwestycyjny, tym więcej wymaga on merytorycznego wsparcia. Przy tego typu projektach często niezbędne okazuje się skorzystanie z usług firm consultingowych, które będą umiały odpowiednio przenieść merytorykę dokumentacji projektowej do wniosku o dofinansowanie oraz sprawdzić, czy założenia projektu, w tym kosztorys oraz przyjęte wskaźniki są poprawne.
Decydując się na taką współpracę, należy wziąć pod uwagę doświadczenie i skuteczność tych firm we wsparciu przy aplikowaniu o dotacje we wcześniejszych lub w innych podobnych tematycznie konkursach.
Warto również zwrócić uwagę, czy firma doradcza oferuje rozliczanie projektów, ponieważ część problemów przedsiębiorców pojawia się dopiero podczas rozliczania lub w okresie trwałości inwestycji. Bywa, że przygotowywana treść wniosków ma na celu uzyskanie możliwie najwyższej punktacji, bez uwzględnienia rzeczywistych potrzeb i możliwości beneficjenta. Firmy doradcze oferujące rozliczanie projektów zwykle patrzą na współpracę z klientami w szerszej perspektywie i starają się właściwie podchodzić do całego procesu aplikacyjnego.
W ramach wsparcia procesu aplikacyjnego – Bank BNP Paribas prowadzi program GO4funds, umożliwiający bezpłatne uzyskiwanie powiadomień o odpowiednio dopasowanych dotacjach oraz uzyskanie wsparcia merytorycznego w takich obszarach jak transformacja energetyczna. Dla przykładu nasi eksperci do spraw transformacji energetycznej przy konkursie „Kredyt Ekologiczny”, w ramach którego można otrzymać do 80 proc. dotacji m.in. na termomodernizację budynków lub wymianę maszyn, pomagają wnioskodawcom – weryfikując audyty energetyczne, które stanowią kluczowy element dokumentacji aplikacyjnej.
Podsumowując, warto korzystać ze wsparcia, ale należy wybierać partnerów wiarygodnych i z doświadczeniem.
Główne wnioski
- Najczęstsze błędy wnioskodawców wynikają z nieprecyzyjnego opisu projektu, braku analizy potrzeb oraz nieprawidłowej klasyfikacji i proporcji kosztów.
- Kluczowym elementem skutecznej aplikacji jest dobre przygotowanie: analiza dostępnych naborów, planowanie harmonogramu, stworzenie kosztorysu i zebranie dokumentacji przed rozpoczęciem konkursu.
- System wsparcia Funduszy Europejskich oferuje szeroki zakres bezpłatnych usług doradczych.
