KSeF a walka z fikcyjnym samozatrudnieniem. „Nie zastąpi inspekcji pracy, ale dostarczy solidnych dowodów”

W ostatnich miesiącach hasło KSeF pojawia się niemal wszędzie – w komunikatach resortu finansów, analizach doradców podatkowych i rozmowach przedsiębiorców. Choć najczęściej mówi się o nim w kontekście dalszego uszczelniania systemu podatkowego, coraz częściej pojawia się również pytanie o jego potencjalną rolę w wykrywaniu fikcyjnego samozatrudnienia.

Dla wielu osób pracujących w formule B2B taka perspektywa brzmi niepokojąco. Pojawia się bowiem obawa, że dane gromadzone w czasie rzeczywistym pozwolą administracji skarbowej znacznie łatwiej identyfikować schematy przypominające stosunek pracy – nawet jeśli formalnie strony zawarły umowę między przedsiębiorcami. Czy KSeF stanie się w tym sensie nowym narzędziem kontroli, porównywalnym z zapowiadaną niegdyś reformą Państwowej Inspekcji Pracy?

Supermoce dzięki KSeF?

Reforma Państwowej Inspekcji Pracy, nad którą ostatecznie prace porzucono, miała od początku bieżącego roku wyposażyć inspektorów w nowe narzędzia. Chodziło o administracyjną możliwość przekształcania umów cywilnoprawnych – w tym kontraktów B2B – w umowy o pracę, jo ile charakter współpracy faktycznie nosił znamiona etatu. Niewykluczone, że pomysł ten wróci jeszcze na agendę, choć być może w łagodniejszej formie.

Zanim jednak do tego dojdzie, PIP będzie kontynuowała kontrole w dotychczasowym zakresie, korzystając m.in. ze współpracy ze skarbówką. Eksperci nie ukrywają, że w tym kontekście KSeF może okazać się istotnym ułatwieniem.

Przeczytaj: KSeF wielką niewiadomą, a terminy gonią. „Tylko 13 proc. przedsiębiorców wdrożyło rozwiązania”

Rewolucja fakturowa sprowadza się w dużym skrócie do wyparcia dokumentów papierowych i przesyłanych e-mailem przez tzw. faktury ustrukturyzowane. W systemie KSeF mają one postać plików XML. Są nieczytelne dla człowieka bez odpowiedniego oprogramowania, ale w pełni przetwarzalne dla systemów księgowych. Kluczowe jest to, że faktury będą trafiać do administracji skarbowej w momencie ich wystawienia, a więc w praktyce w czasie rzeczywistym.

Choć od lutego obowiązek korzystania z KSeF obejmie największe firmy, pozostali przedsiębiorcy będą zobowiązani do odbierania takich faktur. Najpóźniej od kwietnia z systemem będą musiały oswoić się także osoby pracujące na B2B. Wystarczy przy tym, by skarbówka udostępniła te dane Państwowej Inspekcji Pracy, aby inspektorzy zyskali nowy punkt odniesienia do analizy relacji między firmami a ich współpracownikami.

Stała zapłata, brak kosztów. Czy to już etat?

W praktyce często zdarza się, że pracownicy zatrudnieni na etacie, zleceniu czy kontrakcie B2B wykonują w firmie identyczne obowiązki. Pracują w tym samym trybie, za podobne wynagrodzenie, różni ich natomiast sposób opodatkowania, wysokość składek oraz zakres ochrony pracowniczej.

Jak zauważa Mirosław Białobrzewski, prezes Golden Serwis, wiele umów B2B w rzeczywistości funkcjonuje na zasadach bardzo zbliżonych do stosunku pracy.

– Jeśli umowa B2B jest faktycznie nadzorowana, można wykazać, że nosi znamiona etatu. Gdy co miesiąc pojawia się ta sama kwota, a po stronie „przedsiębiorcy” nie ma realnych kosztów, fikcyjne B2B da się wychwycić także przy pomocy KSeF. Taka osoba wystawia jedną fakturę, zwykle nie rozlicza kosztów, bo sprzęt czy telefon zapewnia firma. W praktyce sprzedaje więc wyłącznie własną pracę – wyjaśnia ekspert.

Przeczytaj: KSeF na ostatniej prostej. „Wielu przedsiębiorców zwleka, bo myśli, że to tylko zmiana technologiczna”

W tym miejscu warto odwołać się do art. 22 Kodeksu pracy. Przepis ten wprost zakazuje zawierania umów cywilnoprawnych w sytuacji, gdy relacja między stronami nosi cechy stosunku pracy. Chodzi przede wszystkim o wykonywanie obowiązków pod kierownictwem pracodawcy, w określonym miejscu i czasie oraz za wynagrodzeniem. W takich przypadkach – niezależnie od nazwy umowy – Państwowa Inspekcja Pracy może wydać nakaz zmiany podstawy zatrudnienia lub skierować sprawę do sądu. Pytanie brzmi, co w tym kontekście zmieni wejście w życie KSeF.

– Niewątpliwie KSeF stanie się największą bazą danych, do jakiej kiedykolwiek miały dostęp organy kontrolne – wskazuje Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.

Jej zdaniem, taki zasób informacji umożliwi budowanie algorytmów wykrywających schematy charakterystyczne dla samozatrudnienia.

– Cechy takie jak wieloletnia współpraca z jednym podmiotem były już wcześniej widoczne w analizach plików JPK składanych przez podatników VAT. Jednak teraz skala i szczegółowość danych będą znacznie większe – dodaje Joanna Łuksza.

W praktyce oznacza to, że KSeF nie wprowadza nowych kryteriów oceny relacji między stronami, lecz znacząco ułatwia ich identyfikację i analizę. A to może mieć istotne konsekwencje dla części rynku pracy funkcjonującej na granicy etatu i działalności gospodarczej.

Red flags przy kontraktach B2B

Nasza rozmówczyni wskazuje również na tzw. czerwone flagi, które mogą wzbudzić zainteresowanie organów kontrolnych w przypadku samozatrudnienia. Jedną z najważniejszych jest współpraca wyłącznie z jednym podmiotem.

– Obecna baza będzie znacznie dokładniejsza, ponieważ pokaże „wnętrze współpracy”. Chodzi m.in. o liczbę godzin poświęconych na pracę dla danego kontrahenta oraz opis wykonywanych czynności. Te informacje będą widoczne wprost w treści faktury. Co istotne, system obejmie znacznie szerszą grupę przedsiębiorców, także tych niezarejestrowanych jako podatnicy VAT. Analiza kosztów działalności może być pomocna, choć często mniej istotna niż brak innych źródeł dochodu, czyli współpraca wyłącznie z jednym podmiotem – wskazuje Joanna Łuksza.

Podobnie sprawę ocenia Łukasz Kempa, dyrektor w Dziale Doradztwa Podatkowego Forvis Mazars. Zwraca on uwagę, że KSeF znacząco ułatwi organom identyfikację powtarzalnych schematów.

– Z perspektywy organów kontrolnych KSeF oznacza łatwiejszy dostęp do danych finansowych. Te z kolei mogą wskazywać na schematy charakterystyczne dla tzw. fikcyjnego samozatrudnienia. System pozwala automatycznie wychwytywać sygnały takie jak stała, powtarzalna kwota wynagrodzenia, brak realnych kosztów prowadzenia działalności czy długotrwała współpraca z jednym podmiotem – wyjaśnia ekspert.

Przeczytaj: Think tanki apelują ws. reformy PIP. Propozycja, która „leczy przyczyny, nie objawy”

Czy w 2026 r. grozi nam fala kontroli PIP?

Zdaniem Mirosława Białobrzewskiego rok 2026 będzie przede wszystkim okresem budowania i testowania algorytmów, które pozwolą identyfikować przypadki fikcyjnego samozatrudnienia.

– Dopiero po kilku miesiącach urzędy skarbowe zaczną realnie przyglądać się formom zatrudnienia. Osoby obchodzące przepisy mogą mieć powody do obaw. Może się okazać, kto faktycznie pracuje „na czarno” albo funkcjonuje w ramach pozornego B2B. Pytanie jednak, czy zawsze będzie to uzasadnione. W mojej ocenie pracownik powinien mieć możliwość wyboru – czy chce pozostać na działalności, czy przejść na etat. Trzeba jednak jasno powiedzieć, że niższe składki oznaczają w przyszłości niższe świadczenia emerytalne – podkreśla ekspert z Golden Service.

Ułatwienie, ale nie rewolucja? „Mamy już JPK_VAT”

KSeF wpisuje się w długofalowy proces cyfryzacji systemu podatkowego, który rozpoczął się już kilkanaście lat temu. Jednym z jego kluczowych elementów było wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego. W ramach JPK_VAT przedsiębiorcy od dawna przekazują fiskusowi szczegółowe dane dotyczące sprzedaży i zakupów.

– Organy podatkowe już dziś dysponują bardzo podobnymi informacjami w ramach JPK_VAT. Różnica polega na tym, że KSeF zapewni dostęp do danych niemal w czasie rzeczywistym i w ustandaryzowanej formie. Nadal jednak konieczne będzie przeprowadzenie klasycznej kontroli. Nie jest to więc jakościowa rewolucja, lecz raczej usprawnienie techniczne – przyspieszenie i uszczegółowienie dostępu do informacji – tłumaczy Łukasz Kempa.

Przeczytaj: Trudne pożegnanie z papierem. Ministerstwo Finansów: musimy oduczyć się drukowania faktur

Ekspert zwraca uwagę, że już dziś na podstawie JPK można ustalić, czy dany podmiot świadczy usługi wyłącznie na rzecz jednego „pracodawcy”. KSeF ma jednak dać administracji znacznie pełniejszy obraz działalności gospodarczej. Uzupełni analitykę skarbówki o informacje dotyczące charakteru nabywanych towarów i usług.

– To pozwoli łatwiej ocenić, kto faktycznie nie ponosi kosztów typowych dla prowadzenia działalności, a więc nie kupuje podstawowych „narzędzi pracy”. W obecnym JPK_VAT nie ma obowiązku szczegółowego opisywania pozycji z faktur. Fiskus dysponował wprawdzie danymi o wartości zakupów, ale nie o ich charakterze. Właśnie dlatego takie analizy były dotąd mniej precyzyjne – wyjaśnia nasz rozmówca.

Działania PIP będą niezbędne

Eksperci są zgodni, że KSeF dostarczy administracji skarbowej i innym organom cennego materiału analitycznego. Kluczową rolę odegrają tu algorytmy, które mogą wskazywać potencjalne nieprawidłowości i kierować uwagę urzędników na konkretne przypadki. Na końcu tego procesu i tak jednak konieczna będzie kontrola Państwowej Inspekcji Pracy. Sam KSeF – jak podkreśla Joanna Łuksza – nie rozstrzyga o charakterze stosunku pracy i nie zastąpi oceny prawnej relacji między stronami. Może jedynie wskazać obszary, które wymagają dokładniejszego sprawdzenia.

Sam KSeF nie pokazuje jeszcze naruszeń prawa pracy, ale może stać się skutecznym narzędziem wspierającym działania kontrolne.

– Jeżeli dodatkowo dane z KSeF zostaną zestawione z informacjami, którymi dysponuje ZUS – na przykład historią ubezpieczeń i wcześniejszą współpracą z tym samym podmiotem – powstanie bardzo precyzyjna baza analityczna. Sam KSeF nie pokazuje jeszcze naruszeń prawa pracy, ale może stać się skutecznym narzędziem wspierającym działania kontrolne – wyjaśnia ekspertka.

Łukasz Kempa podkreśla, że KSeF nie jest w tym zakresie przełomem, lecz raczej kolejnym elementem porządkującym dostęp do danych.

– To rozszerzenie już istniejących narzędzi, a nie rozwiązanie, które samo w sobie rozstrzyga sporne przypadki. Nawet przy większej dostępności danych kluczowe pozostaje ustalenie faktycznego charakteru współpracy. Chodzi o odpowiedź na pytanie, czy samozatrudniony w praktyce wykonuje pracę jak etatowy pracownik. KSeF może dostarczyć jedynie dowodów pośrednich – takich jak brak innych kontrahentów czy powtarzalność świadczeń. Sam w sobie nie przesądza o naruszeniu prawa pracy – zaznacza Łukasz Kempa.

Ostateczna ocena nadal będzie należeć do Państwowej Inspekcji Pracy. To inspektorzy sprawdzają, czy osoba samozatrudniona ma przełożonego, czy korzysta z urlopu, w jakim trybie wykonuje obowiązki i komu wystawia faktury. Już dziś – mimo rezygnacji z reformy PIP – mają oni narzędzia pozwalające na kwestionowanie kontraktów i ich przekształcanie w stosunek pracy. O ile w przypadku wymuszonych umów cywilnoprawnych takie działania nie budzą większych kontrowersji, o tyle przy B2B sytuacja jest znacznie bardziej złożona. Ewentualna zmiana kwalifikacji współpracy może bowiem istotnie wpłynąć na funkcjonowanie firm.

Projekt reformy trafił do kosza, ale obawy zostały

Z danych No Fluff Jobs wynika, że w 2025 r. ponad połowa ofert pracy w branży IT opierała się wyłącznie na kontraktach B2B. To właśnie ten sektor – ze względu na swoją specyfikę – najmocniej odczułby ewentualne zmiany. Już sama zapowiedź reformy skłoniła wiele firm do ponownej analizy modeli współpracy.

– Część przedsiębiorstw rzeczywiście wykorzystywała kontrakty B2B jako sposób na optymalizację kosztów, mimo że charakter pracy spełniał przesłanki stosunku pracy. W takich przypadkach nowe uprawnienia PIP mogłyby oznaczać realne ryzyko przekształceń umów, a w konsekwencji także poważne obciążenia finansowe. Nie tylko w postaci wyższych bieżących kosztów, lecz także potencjalnych wyrównań składek i podatków wstecz – komentuje Paulina Świątkiewicz, partnerka biznesowa ds. zasobów ludzkich w justjoin.it.

Przeczytaj: Zniesienie ulgi podatkowej gwoździem do trumny dla branży IT? „Zamiast walczyć z wyłudzeniami, odcinamy cały segment rynku”

Na przykładzie branży IT ekspertka wskazuje, w jakich sytuacjach model B2B jest w pełni uzasadnioną formą współpracy. Dotyczy to przede wszystkim specjalistów realizujących projekty równolegle dla kilku podmiotów, niepracujących według sztywnego grafiku, samodzielnie decydujących o narzędziach i sposobie wykonywania zadań, a także ponoszących realne ryzyko biznesowe. W takich przypadkach – jak podkreśla – Państwowa Inspekcja Pracy nie powinna mieć podstaw do kwestionowania formy współpracy. Problem pojawia się jednak tam, gdzie jedynym uzasadnieniem kontraktu B2B jest wyższe wynagrodzenie netto.

Nieoczywisty „etat" w branży IT

– Część osób świadomie wybiera model B2B. Decydują o tym wyższe zarobki, możliwość rozliczania kosztów czy większa elastyczność w planowaniu kariery. Dla takich osób przymusowe przejście na umowę o pracę mogłoby oznaczać realny spadek dochodów oraz utratę cenionej niezależności. Z drugiej strony są specjaliści, którzy w praktyce funkcjonują jak etatowi pracownicy, ale bez ochrony wynikającej z Kodeksu pracy. Bez płatnych urlopów, stabilności zatrudnienia czy zabezpieczenia chorobowego. Dla tej grupy ewentualne zmiany mogą oznaczać realną poprawę sytuacji – podsumowuje ekspertka.

Część osób świadomie wybiera model B2B. Decydują o tym wyższe zarobki, możliwość rozliczania kosztów czy większa elastyczność w planowaniu kariery. Dla takich osób przymusowe przejście na umowę o pracę mogłoby oznaczać realny spadek dochodów.

Także w kontekście KSeF powracają obawy dotyczące tego, w jaki sposób Państwowa Inspekcja Pracy będzie interpretować przesłanki stosunku pracy – zwłaszcza w branży IT.

– W tym sektorze praca zdalna, elastyczne godziny i wysoka autonomia są standardem, a nie wyjątkiem. Firmy, które zostałyby zmuszone do przekształcenia kontraktów B2B w umowy o pracę, musiałyby liczyć się z wyraźnym wzrostem kosztów. W praktyce oznaczałoby to nawet 30–40 proc. wyższe wydatki na wynagrodzenia, po uwzględnieniu składek ZUS po stronie pracodawcy, funduszy socjalnych, urlopów i zwolnień chorobowych. To z kolei może prowadzić do presji na obniżanie stawek netto albo ograniczania zatrudnienia. W skali rynku miałoby to efekt destabilizujący – podsumowuje ekspertka.

W 2024 r. inspektorzy pracy skontrolowali 38 881 umów cywilnoprawnych, w tym ponad 600 przypadków samozatrudnienia. Niewykluczone, że wraz z dostępem do danych przekazywanych w czasie rzeczywistym – w tym danych podatkowych – skala kontroli będzie stopniowo rosła.

Główne wnioski

1. KSeF jest przede wszystkim narzędziem analitycznym, a nie instrumentem prawa pracy. Dane dotyczące faktur, wartości transakcji czy relacji biznesowych mogą jednak dostarczyć administracji istotnych sygnałów wskazujących na potencjalne fikcyjne zatrudnienie.
2. Nowy system fakturowania nie zastąpi działań Państwowej Inspekcji Pracy. Ostateczna ocena zawsze będzie wymagała kontroli, poprzedzonej analizą danych skarbowych i informacji z ZUS. Dopiero na tej podstawie inspektorzy mogą wydać zalecenie zmiany formy zatrudnienia lub skierować sprawę do sądu. Gdyby reforma PIP wróciła na agendę polityczną, proces ten mógłby zostać dodatkowo uproszczony – również poprzez możliwość wydawania decyzji administracyjnych.
3. Rewolucja fakturowa wpisuje się w długofalowy trend zwiększania transparentności w gospodarce. Już dziś przedsiębiorcy przekazują fiskusowi rozbudowane dane w ramach JPK. Jeśli administracja skarbowa połączy je z informacjami z ZUS i wykorzysta narzędzia analityczne, kontroli może być mniej – ale będą one znacznie bardziej celne i skuteczne.