10 błędów, które mogą zniweczyć Twoje szanse na uzyskanie finansowania

Pozyskanie finansowania dla firmy rzadko jest kwestią jednego dobrego wniosku czy przekonującej prezentacji. W praktyce o sukcesie lub porażce często decydują detale – źle dobrane finansowanie, niedoszacowane koszty czy błędy formalne, a w warunkach rosnącej niepewności margines błędu się kurczy.

Zebraliśmy dziesięć najczęstszych błędów, wskazanych przez ekspertów, jako te, które mogą zniweczyć plany na uzyskanie finansowania.

1. Ostrożne podejście do finansowania zewnętrznego

Jak wskazuje dr Tomasz Pawlonka, dyrektor Programu Analityczno-Badawczego Warszawskiego Instytutu Bankowości, przedsiębiorcy pozostają ostrożni w korzystaniu z finansowania zewnętrznego. To naturalna reakcja na niepewność z lat 2022-2024, jednak dziś warto ponownie spojrzeć na możliwości, które daje współpraca z sektorem bankowym.

Przedsiębiorcy funkcjonowali w warunkach bardzo wysokich stóp procentowych, gdy koszt finansowania znacząco wzrósł. To naturalnie ograniczało skłonność do zaciągania kredytów i zwiększało znaczenie finansowania z własnych środków.

– Przedsiębiorcy funkcjonowali w warunkach bardzo wysokich stóp procentowych, gdy koszt finansowania znacząco wzrósł. To naturalnie ograniczało skłonność do zaciągania kredytów i zwiększało znaczenie finansowania z własnych środków – mówi dr Tomasz Pawlonka.

W kontekście zarządzania kapitałem dr Tomasz Pawlonka zwraca uwagę, że błędem nie jest samo korzystanie ze środków własnych, lecz ich niewłaściwe proporcje lub błędny dobór narzędzi finansowych, co może zagrażać płynności firmy.

Z perspektywy finansowej najczęściej spotykanym problemem jest natomiast niedopasowanie formy finansowania do charakteru inwestycji – np. finansowanie długoterminowych projektów krótkoterminowym kredytem obrotowym albo zbyt duża zależność od środków własnych.

– Z perspektywy finansowej najczęściej spotykanym problemem jest natomiast niedopasowanie formy finansowania do charakteru inwestycji – np. finansowanie długoterminowych projektów krótkoterminowym kredytem obrotowym albo zbyt duża zależność od środków własnych – dodaje dr Tomasz Pawlonka.

Komentarz partnera cyklu

Najczęstsze błędy firm przy ubieganiu się o finansowanie – na co zwracają uwagę instytucje finansowe?

W procesie udzielania finansowania kompleksowo oceniamy sytuację firmy i jej perspektywy na przyszłość. Gdy w grę wchodzą wielomilionowe kwoty, kluczowe znaczenie ma jakość dokumentów, które pozwalają nam w sposób rzetelny przeanalizować jej działalność i adekwatnie oszacować poziom ryzyka.

I tu dochodzimy do najczęstszego, a zarazem najłatwiejszego do uniknięcia błędu –składania wniosków bez kompletu wymaganych dokumentów. Utrudnia to analitykowi całościowe spojrzenie na firmę, wymusza kolejne rundy pytań i wyjaśnień, a tym samym wydłuża cały proces. Może też negatywnie wpływać na ocenę wiarygodności – braki w dokumentach lub ich niska jakość budzą wątpliwości co do poziomu przygotowania organizacyjnego firmy.
Powszechnym błędem są również zbyt optymistyczne prognozy, niepoparte odpowiednimi założeniami. Jak każda instytucja finansująca, szczególnie przy finansowaniu inwestycyjnym, dokładnie je weryfikujemy. Jeśli widzimy, że dane historyczne nie potwierdzają zdolności do spłaty zadłużenia, waga prognoz jest jeszcze większa. Zakładane wzrosty powinny opierać się na badaniach perspektyw rynkowych i analizie konkurencji. Szczególnie istotne jest, aby były powiązane z konkretnymi elementami – umowami, zamówieniami, a przynajmniej listami intencyjnymi. Dobrym rozwiązaniem jest przedstawianie w biznesplanie różnych scenariuszy zmian przychodów i kosztów, uwzględniających m.in. wahania popytu czy wzrost inflacji. To sygnał, że firma świadomie zarządza ryzykiem i realnie ocenia swoje możliwości.

Trzecim istotnym błędem jest niedopasowanie formy finansowania do rzeczywistych potrzeb firmy. Mam tu głównie na myśli próby finansowania inwestycji, które z założenia wymagają kapitału długoterminowego, finansowaniem obrotowym. Często wynika to z przekonania przedsiębiorców, że finansowanie krótkoterminowe jest łatwiej dostępne, co niekoniecznie jest prawdą. W praktyce niewłaściwy wybór produktu może mieć konsekwencje, prowadząc do nieprawidłowej struktury bilansu, a w rezultacie do trudności z płynnością finansową.

Podsumowując, dobrze przygotowany i kompletny wniosek, oparty na rzetelnych danych i realistycznych założeniach, znacząco zwiększa szanse na szybki proces i udzielenie finansowania.

Beata Walacik

Wicedyrektor, Departament Transakcji Pożyczkowych, Agencja Rozwoju Przemysłu S.A.

2. Finansowanie bez strategii

Najczęstszym błędem na etapie planowania jest szukanie funduszy bez konkretnego uzasadnienia rynkowego. Decyzja o finansowaniu często wynika z dostępności, nie z potrzeb firmy.

Podstawowym błędem przedsiębiorców jest niedostosowanie narzędzi finansowania do własnych potrzeb. Przed uzyskaniem środków warto przeprowadzić analizę możliwości oraz finansować działalność w oparciu na dobrze przygotowanym i realistycznym biznesplanie.

– Podstawowym błędem przedsiębiorców jest niedostosowanie narzędzi finansowania do własnych potrzeb. Przed uzyskaniem środków warto przeprowadzić analizę możliwości oraz finansować działalność w oparciu na dobrze przygotowanym i realistycznym biznesplanie. Częstym i bardzo kosztownym błędem jest niedoszacowanie wydatków, co kończy się problemami ze spłatą. Każdy z ponad 3 mln przedsiębiorców w Polsce to odrębna historia i te same narzędzia mogą nieść szansę, ale też ogromne zagrożenie, jeśli nie są dopasowane do charakterystyki danej firmy – wskazuje prof. Dariusz Kowalski z Uniwersytetu SWPS.

Michał Misztal, prezes Startup Academy podkreśla, że takie podejście sprawia, że pozyskane środki, zamiast pomagać, mogą stać się obciążeniem administracyjnym. W sytuacjach, gdy brakuje solidnego fundamentu biznesowego, po pierwszym rozliczeniu z instytucją kontrolną przedsiębiorcy dochodzą do bolesnego wniosku, że sztywne wskaźniki stają się najważniejszym elementem projektu, a realny rozwój firmy schodzi na dalszy plan.

Komentarz partnera cyklu

Pożyczki unijne: jak uniknąć błędów, które kosztują przedsiębiorców utratę finansowania

W przypadku pożyczek unijnych warto zacząć od tego, że sam wniosek jest często dopiero trzecim etapem ubiegania się o finansowanie. Pierwszym jest zapoznanie się z zasadami naboru oraz tzw. kartą produktu, a drugim – rozmowa z partnerem finansującym. To na tym etapie przedsiębiorca może omówić swoje potrzeby, zestawić je z ofertą oraz dowiedzieć się, jak przygotować wniosek, jakie dokumenty będą wymagane i co ma kluczowe znaczenie dla jego akceptacji.

Brak takiego rozeznania to jeden z najczęstszych błędów, który przekłada się na trudności na dalszych etapach. Na przykład w sytuacjach, kiedy firma potrzebuje finansowania środków obrotowych, a pożyczka przeznaczona jest na inwestycje lub gdy planowana jest modernizacja ocieplenia hali, która nie zapewnia wystarczającego efektu ekologicznego. W takich sytuacjach konieczna jest modyfikacja zakresu inwestycji, np. przez dodanie elementów inwestycyjnych lub rozwiązań poprawiających efektywność energetyczną.

Wyzwaniem bywa również nieprecyzyjny biznesplan, w szczególności brak mierzalnego opisu wpływu inwestycji na działalność firmy, w tym informacji o spodziewanych efektach, takich jak pozyskanie klientów, obniżenie kosztów czy prognozy finansowe. Ponadto przedsiębiorcy nie zawsze uwzględniają, że nie wszystkie wydatki mogą być finansowane z pożyczki, co dotyczy m.in. spłaty innych zobowiązań czy finansowania nieruchomości na obrót.

Ważne są także kwestie formalne i finansowe, takie jak brak wymaganych dokumentów, niewystarczająca zdolność kredytowa lub zabezpieczenie. Warto jednak pamiętać, że nawet po złożeniu wniosku często jest możliwość jego uzupełnienia lub poprawy, a kluczowe znaczenie ma bieżący kontakt z partnerem finansującym.

Komentarz BGK ma charakter informacyjny oraz marketingowy. Przyznanie pożyczki uzależnione jest od pozytywnej analizy zdolności kredytowej oraz wymaganych zabezpieczeń. Materiał nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego. Więcej informacji o produkcie znajdziesz na www.bgk.pl/pozyczkiunijne.

Przemysław Lewandowski

Menedżer zespołu projektów regionalnych w BGK

3. Projekt „za duży na firmę”

Eksperci podkreślają, że przeskalowane inwestycje to efekt wiary, że kapitał gwarantuje sukces, choć w praktyce instytucje dokładnie sprawdzają, czy firma udźwignie je bez ryzyka utraty płynności.

Częstym błędem jest porywanie się na projekt, który skalą przytłacza bieżącą działalność firmy. Instytucje finansujące błyskawicznie wyłapują brak spójności między potencjałem wnioskodawcy a rozmachem inwestycji.

– Częstym błędem jest porywanie się na projekt, który skalą przytłacza bieżącą działalność firmy. Instytucje finansujące błyskawicznie wyłapują brak spójności między potencjałem wnioskodawcy a rozmachem inwestycji. Projekt „za duży na firmę” to dla oceniających czerwona flaga – ostrzega Bartłomiej Aksman, ekspert ds. funduszy unijnych w ECDF Dotacje.

Michał Misztal zauważa, że błąd ten bywa potęgowany na etapie pisania wniosku, kiedy przedsiębiorcy – chcąc zwiększyć swoje szanse na sukces – wyznaczają nierealne do osiągnięcia wskaźniki.

Na etapie przygotowywania wniosku częstym błędem jest konstruowanie go pod kątem uzyskania dofinansowania, a nie jego realnej realizacji. Różnica przejawia się m.in. w nadmiernej ambicji przy doborze wskaźników – skłonności do ich zawyżania w celu zdobycia większej liczby punktów.

– Na etapie przygotowywania wniosku częstym błędem jest konstruowanie go pod kątem uzyskania dofinansowania, a nie jego realnej realizacji. Różnica ta przejawia się m.in. w nadmiernej ambicji przy doborze wskaźników – skłonności do ich zawyżania w celu zdobycia większej liczby punktów. W praktyce jednak ich późniejsze uzasadnienie oraz faktyczna realizacja często okazują się niemożliwe – wskazuje Michał Misztal.

4. Niedoszacowanie wkładu własnego

Przedsiębiorcy często nie dostrzegają, że wkład własny to tylko część kosztów ponoszonych przed refundacją.

Szalenie ważnym błędem, który kosztuje przedsiębiorców ogrom stresu, jest niedoszacowanie własnego wkładu finansowego niezbędnego do realizacji projektu.

– Szalenie ważnym błędem, który kosztuje przedsiębiorców ogrom stresu, jest niedoszacowanie własnego wkładu finansowego niezbędnego do realizacji projektu. W praktyce, jeśli staramy się o grant w wysokości miliona złotych przy wymaganym wkładzie własnym na poziomie 15 proc., kwota, którą musimy zabezpieczyć, to nie 150 tys. zł, lecz ponad 170 tys. zł. Wynika to ze specyfiki kalkulacji dotacyjnych: wkład własny oblicza się od całkowitej wartości projektu, a nie od samej kwoty przyznanego dofinansowania. Jeśli więc milion złotych grantu stanowi 85 proc. wartości inwestycji, to nasze 15 proc. musimy wyliczyć od pełnej sumy przedsięwzięcia (czyli od ok. 1,17 mln zł), co znacząco podnosi realny koszt po stronie firmy – wskazuje Michał Misztal.

Ekspert wskazuje także, że przedsiębiorca starający się o tego typu fundusze musi zarezerwować sobie środki na podatek VAT. Powinien być też przygotowany na to, że instytucja będzie procesowała sprawozdania dłużej, niż zakładał.

Przeczytaj: Skąd wziąć kapitał na rozwój firmy? Przegląd możliwości finansowania przedsiębiorstw

5. Biurokracja nie wybacza spóźnień

Jednym z najczęstszych błędów przedsiębiorców jest zła ocena czasu procedur i formalności, które warunkują uzyskanie finansowania.

W inwestycjach infrastrukturalnych największym wrogiem jest biurokracja. Przedsiębiorcy często bagatelizują czas potrzebny na decyzje środowiskowe czy pozwolenia na budowę, łudząc się, że zajmą się tym po przyznaniu dotacji.

– W inwestycjach infrastrukturalnych największym wrogiem jest biurokracja. Przedsiębiorcy często bagatelizują czas potrzebny na decyzje środowiskowe czy pozwolenia na budowę, łudząc się, że zajmą się tym po przyznaniu dotacji. Nic bardziej mylnego. Często brak jednego dokumentu administracyjnego na etapie podpisywania umowy przekreśla szanse na miliony – mówi Bartłomiej Aksman.

Ten sam mechanizm działa w relacjach z instytucjami finansującymi. Proces analizy po stronie banków trwa długo, a przedsiębiorcy zbyt późno rozpoczynają starania o kluczowe dokumenty.

6. Niedocenianie wymogów ekologicznych

W obecnej perspektywie zasada DNSH (Do No Significant Harm) jest kluczowa przy ocenie wniosków, a brak uwzględnienia zielonej transformacji może wykluczyć projekt z większości funduszy unijnych.

W obecnych konkursach zasada DNSH jest bezlitosna. Jeśli w twoim projekcie pojawia się maszyna spalinowa, a na rynku jest alternatywa elektryczna – przygotuj się na odmowę. Uparte stawianie na napędy spalinowe to dziś najkrótsza droga do odrzucenia wniosku. Instytucje nie chcą już finansować paliw kopalnych i rzadko uznają ustępstwa w tym zakresie.

– W obecnych konkursach zasada DNSH jest bezlitosna. Jeśli w Twoim projekcie pojawia się maszyna spalinowa, a na rynku istnieje alternatywa elektryczna – przygotuj się na odmowę. Uparte stawianie na napędy spalinowe to dziś najkrótsza droga do odrzucenia wniosku. Instytucje nie chcą już finansować paliw kopalnych i rzadko uznają ustępstwa w tym zakresie – wskazuje Bartłomiej Aksman.

Odpowiedzią na te rygorystyczne wymogi są dedykowane instrumenty wspierające transformację energetyczną i gospodarkę obiegu zamkniętego, takie jak Pożyczka GOZ. Michał Misztal sugeruje, że nawet jeśli głównym celem firmy nie jest ekologia, warto rozważyć dodanie „zielonego” komponentu do modelu biznesowego. W tym celu warto skorzystać z wyszukiwarek funduszy europejskich, aby znaleźć odpowiedni nabór.

Jeżeli chcemy zainwestować w fotowoltaikę albo dodać jakiś komponent modelu biznesowego do firmy, to powinniśmy poszukać instrumentu finansowego, który jest dla nas adekwatny. Takie projekty mogą być realizowane m.in. w ramach najpopularniejszego instrumentu SMART.

– Jeżeli chcemy zainwestować w fotowoltaikę albo dodać jakiś komponent modelu biznesowego do firmy, to powinniśmy poszukać instrumentu finansowego, który jest dla nas adekwatny. Takie projekty mogą być realizowane m.in. w ramach najpopularniejszego instrumentu SMART, który pozwala na pozyskanie środków na prace badawczo-rozwojowe i komponenty wdrożeniowe, o ile zawierają one w sobie elementy innowacji lub właśnie nowoczesnych technologii środowiskowych – podkreśla Michał Misztal.

7. Pułapki księgowe w rozliczaniu dotacji

Rozliczanie środków publicznych drastycznie różni się od standardowego prowadzenia ksiąg w firmie. Brak przygotowania odpowiednich procedur wewnętrznych może oznaczać ryzyko korekt finansowych lub konieczności zwrotu dotacji. Eksperci podkreślają, że formalności trzeba dopilnować już na początku, bo wczesne błędy mogą przekreślić szanse na dofinansowanie.

Zarówno grant, jak i przypisane do niego koszty funkcjonują według odrębnej logiki księgowej, dlatego osoba odpowiedzialna za ich rozliczanie powinna mieć tego pełną świadomość. W praktyce jednak księgowi często nie mają doświadczenia w pracy z finansowaniem grantowym.

– Zarówno grant, jak i przypisane do niego koszty funkcjonują według odrębnej logiki księgowej, dlatego osoba odpowiedzialna za ich rozliczanie powinna mieć tego pełną świadomość. W praktyce jednak księgowi często nie mają doświadczenia w pracy z finansowaniem grantowym. Błędem jest brak wyodrębnionej polityki rachunkowości, a także niewdrożenie procesu bieżącego, narastającego monitorowania wskaźników projektowych, który pozwalałby reagować jeszcze przed pojawieniem się problemów – wskazuje Michał Misztal.

Jak zauważa Bartłomiej Aksman, jednym z częstych błędów przedsiębiorców jest zbyt wczesne podejmowanie formalnych kroków związanych z realizacją inwestycji, które mogą przekreślić szanse na uzyskanie finansowania.

Każde wiążące zobowiązanie, podpisana umowa czy wpłacona zaliczka przed złożeniem wniosku sprawia, że cały projekt staje się niekwalifikowalny. Nawet jeśli wpłacisz zaliczkę już po złożeniu wniosku, ale pominiesz procedury konkurencyjne, stracisz szansę na zwrot tych kosztów.

– Dotacje UE są na to, co planujesz, a nie na to, co już robisz. Każde wiążące zobowiązanie, podpisana umowa czy wpłacona zaliczka przed złożeniem wniosku sprawia, że cały projekt staje się niekwalifikowalny. Nawet jeśli wpłacisz zaliczkę już po złożeniu wniosku, ale pominiesz procedury konkurencyjne, stracisz szansę na zwrot tych kosztów. W świecie dotacji pośpiech jest najgorszym doradcą – podkreśla Bartłomiej Aksman.

8. Techniczny nokaut w ostatniej minucie

Pozornie drobne błędy techniczne i uchybienia formalne mogą w kilka sekund przekreślić miesiące pracy całego zespołu doradców i ekspertów. Eksperci podkreślają, że w przypadku dotacji systemy elektroniczne i procedury są bardzo rygorystyczne. Drobna pomyłka może spowodować odrzucenie wniosku.

Brzmi to prozaicznie, ale nic tak nie boli, jak zablokowany dostęp do systemu na godzinę przed końcem naboru. Wygaśnięcie ważności podpisu kwalifikowanego czy brak haseł do ePUAP to błędy, które zdarzają się częściej, niż myślimy. Systemy elektroniczne nie wybaczają spóźnień.

– Brzmi to prozaicznie, ale nic tak nie boli, jak zablokowany dostęp do systemu na godzinę przed końcem naboru. Wygaśnięcie ważności podpisu kwalifikowanego czy brak haseł do ePUAP to błędy, które zdarzają się częściej, niż myślimy. Systemy elektroniczne nie wybaczają spóźnień – sprawdź swoje certyfikaty co najmniej tydzień przed terminem, by uniknąć dramatu w ostatniej minucie – podkreśla Bartłomiej Aksman.

Przeczytaj: Faktoring w Polsce. Jak zamienić niezapłacone faktury na gotówkę i chronić firmę przed utratą płynności?

9. Fantazja AI może pokrzyżować plany w uzyskaniu finansowania

Współczesnym wyzwaniem w procesie przygotowywania dokumentacji jest również rosnąca rola sztucznej inteligencji. Michał Misztal, ekspert w ocenie projektów unijnych, zwraca uwagę, że korzystanie z narzędzi takich jak sztuczna inteligencja wymaga ostrożności.

Chciałbym przestrzec przed nadmiernym korzystaniem z czata przy pisaniu wniosków. Jako oceniający od razu widzimy, gdzie czat za bardzo „zaszalał” i gdzie wniosek jest zbyt perfekcyjny. Czat może rekomendować działania lub wskaźniki, które są po prostu bardzo trudne do zrealizowania.

– Chciałbym przestrzec przed nadmiernym korzystaniem z czata przy pisaniu wniosków. Jako oceniający od razu widzimy, gdzie czat za bardzo „zaszalał” i gdzie wniosek jest zbyt perfekcyjny. Czat może rekomendować działania lub wskaźniki, które są po prostu bardzo trudne do zrealizowania – wskazuje Michał Misztal.

10. Formalne pułapki – kiedy oświadczenie nie zastąpi zaświadczenia

Michał Misztal zauważa, że na etapie podpisywania umowy beneficjenci zapominają o przedstawieniu odpowiednich dokumentów. Jest to niebezpieczna pułapka dla osób, które nie zweryfikowały rzetelnie stanu swoich rozliczeń z fiskusem czy ZUS przed złożeniem podpisu.

Poważnym błędem jest mylenie zaświadczeń z oświadczeniami. Instytucje publiczne często wymagają oświadczeń potwierdzających brak zaległości podatkowych wobec ZUS, jednak ich składanie bez uprzedniej weryfikacji może prowadzić do poważnych konsekwencji.

– Poważnym błędem jest mylenie zaświadczeń z oświadczeniami. Instytucje publiczne często wymagają oświadczeń potwierdzających brak zaległości podatkowych lub wobec ZUS, jednak ich składanie bez uprzedniej weryfikacji może prowadzić do poważnych konsekwencji. W praktyce zdarzały się przypadki, w których takie działania narażały spółki na utratę wielomilionowych środków oraz odpowiedzialność karną za próbę wyłudzenia dotacji. Dlatego każdorazowo należy wcześniej wystąpić o oficjalne zaświadczenia, które stanowią zabezpieczenie na wypadek kontroli, która może pojawić się nawet w pięć lat po zakończeniu projektu – ostrzega Michał Misztal.

Główne wnioski

1. Sukces w pozyskaniu finansowania zależy od spójnego podejścia: strategii, realnych założeń i dopasowania narzędzi.
2. Jednym z największych błędów jest brak precyzyjnego planu oraz niedoszacowanie kosztów i wymaganego wkładu własnego.
3. Instytucje finansujące dokładnie oceniają zdolność firmy do realizacji projektu – zbyt ambitne lub źle dopasowane inwestycje są odrzucane.