Największa polska akwizycja w USA. Tak Qemetica wykorzystuje SAP do integracji biznesu

Audio generowane przez AI. Może zawierać błędy.

Ludzie rzadko zastanawiają się, skąd pochodzi szkło w budynkach, opony samochodowe czy produkty wykorzystywane w rolnictwie i przemyśle. Tymczasem każdego dnia tysiące ton produktów Qemetiki trafiają do klientów na całym świecie. Firma jest jednym z czołowych producentów chemikaliów w Europie. Dostarcza produkty obecne w niemal każdej gałęzi gospodarki, od przemysłu, motoryzacji i budownictwa po rolnictwo. Historia firmy liczy ponad 80 lat (wcześniej działała pod nazwą CIECH). Obecnie jest drugim producentem sody kalcynowanej i oczyszczonej w Unii Europejskiej oraz największym dostawcą krzemianów sodu w Europie. Jest również największym polskim producentem środków ochrony roślin. W ciągu ostatniej dekady firma zainwestowała ponad półtora miliarda euro w rozwój zakładów i technologii. Dziś jest globalną organizacją działającą w wielu krajach i obsługującą klientów z różnych segmentów przemysłu.

W ciągu ostatniej dekady Qemetica zainwestowała ponad półtora miliarda euro w rozwój zakładów i technologii. Dziś jest globalną organizacją, która działa w wielu krajach i obsługuje klientów w różnych segmentach przemysłu.

W 2024 r. spółka sfinalizowała transakcję o wartości 1,2 mld zł, przejmując fabryki produkujące krzemionkę strącaną w Stanach Zjednoczonych i Holandii. Była to największa akwizycja dokonana przez polską firmę na rynku amerykańskim.

Przejęcie stało się dla Qemetiki testem sprawności całej organizacji. Trzeba było szybko połączyć firmy działające na dwóch kontynentach, obsługujące setki tras, współpracujące z wieloma przewoźnikami i funkcjonujące w różnych warunkach biznesowych oraz regulacyjnych. W tak złożonym środowisku nawet niewielkie opóźnienia potrafią generować znaczące koszty. Jednym z największych wyzwań stał się dostęp do informacji w czasie rzeczywistym: wiedzy o tym, gdzie znajduje się transport, jakie są potencjalne ryzyka i jak szybko trzeba reagować. Podstawą była pełna przejrzystość procesów. Ponieważ firma musi łączyć ogromną skalę działalności z elastycznością poszczególnych obszarów biznesowych, potrzebowała technologii, która sprawnie połączy rozproszone systemy w spójne środowisko.

Konieczna integracja systemów i danych

Zarządzanie Grupą Qemetica ma charakter hybrydowy. Część procesów, takich jak księgowość, podatki czy IT, jest scentralizowana i realizowana na poziomie całej grupy. Inne obszary, m.in. produkcja i sprzedaż, pozostają w gestii poszczególnych jednostek biznesowych. Taki model zwiększa elastyczność organizacji, ale jednocześnie sprawia, że środowisko technologiczne jest złożone i rozproszone. Konieczna jest więc integracja systemów i danych.

Po akwizycji dodatkowym wyzwaniem było to, że rozwiązania wykorzystywane w USA i Holandii w zakresie controllingu i finansów nie były dostosowane do standardów Qemetiki. Utrudniało to spójne zarządzanie wynikami na poziomie całej grupy.

Integracja była warunkiem koniecznym, aby aktywa w USA i Holandii mogły faktycznie działać jako część jednej grupy, a nie zbiór niezależnych organizmów.

– Integracja była warunkiem koniecznym, aby aktywa w USA i Holandii mogły faktycznie działać jako część jednej grupy, a nie jako zbiór niezależnych organizmów – tłumaczy Marcin Puziak, członek zarządu Grupy Qemetica.

Jak dodaje, jednym z najważniejszych kierunków stało się budowanie jednolitego modelu danych i zarządzanie spółkami w oparciu o dane dostępne w czasie rzeczywistym.

– Tylko dostęp do spójnych, aktualnych informacji pozwala bowiem podejmować szybkie i trafne decyzje operacyjne oraz optymalizować portfel produkcyjny – ocenia Marcin Puziak.

Więcej niż tylko połączenie struktur

W Qemetice rozwiązania SAP działały już od kilku lat i skutecznie wspierały najważniejsze procesy biznesowe w całej grupie. Po przejęciu segmentu krzemionki w USA okazało się, że nie wszystkie moduły SAP wykorzystywane przez firmę są dostępne na rynku amerykańskim. Konieczne stało się więc znalezienie odpowiednich alternatyw. Ostatecznie zdecydowano się na wdrożenie chmurowego rozwiązania SAP Transportation Management.

– Rozwiązań na rynku jest sporo, jednak dla nas najważniejsze były stabilność i szerokie pokrycie potrzeb biznesowych. Szczególnie na tak złożonych rynkach jak USA, gdzie każdy stan ma własne regulacje i system podatkowy, stanowiło to prawdziwe wyzwanie – tłumaczy Marcin Puziak.

Dodaje, że integracja przejmowanych firm wymagała nie tylko połączenia struktur, ale także wypracowania wspólnego sposobu pracy. Wdrożenie SAP w USA i Holandii uporządkowało procesy, dane i zasady zarządzania w przejętych organizacjach. Dzięki temu biznes krzemionki mógł zostać sprawnie włączony w struktury grupy i funkcjonować według tych samych standardów.

W przypadku transformacji o tak wielkiej skali nie da się zarządzać wdrożeniem jak jednym dużym projektem.

– Nie była to więc rewolucja zmieniająca sposób działania firmy, lecz naturalny krok, który pomógł uporządkować i ujednolicić jej funkcjonowanie – wyjaśnia członek zarządu Qemetiki.

Nasz rozmówca tłumaczy, że w przypadku transformacji o tak wielkiej skali nie da się zarządzać wdrożeniem jak jednym dużym projektem. Prace podzielono więc na kilka równolegle realizowanych obszarów, za które odpowiadały konkretne zespoły i liderzy po stronie biznesu oraz IT. Istotny był także sposób podejmowania decyzji – bez długich, wielostopniowych uzgodnień, które mogłyby spowalniać realizację projektu. Centrala odpowiadała za koordynację standardów, natomiast bieżące decyzje operacyjne podejmowały mniejsze, wyspecjalizowane zespoły.

– To wszystko sprawiło, że skala projektu nie spowalniała decyzji, lecz wymuszała ich lepszą strukturyzację. Pozwoliło to utrzymać tempo wdrożenia, co przy kilkuset użytkownikach biznesowych nie było łatwe – wyjaśnia Marcin Puziak.

Partnerzy, którzy rozumieją rynek

Ponieważ Qemetica przechodziła transformację obejmującą wiele lokalizacji, rynków i zespołów, potrzebne było rozwiązanie, które zapewni spójność procesów i pełny wgląd w transport w całej organizacji. Dzięki SAP Transportation Management udało się połączyć dane, procesy i użytkowników w jednym środowisku wspierającym podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym. Istotny był również wybór partnera technologicznego. W tym przypadku zdecydowano się na firmę NTT DATA Business Solutions, z którą Qemetica współpracuje od lat.

– Firma towarzyszyła nam przy wszystkich najważniejszych wdrożeniach SAP w grupie. Dzięki temu dobrze zna nasze potrzeby i rozumie sposób działania naszego biznesu, co pozwala jej skutecznie przekładać język biznesowy na rozwiązania technologiczne. Zależało nam również na partnerze z doświadczeniem w obszarze produkcji. Takim, który nie tylko wdroży system, lecz także doradzi, jak najlepiej uporządkować i zaprojektować poszczególne elementy procesu – wyjaśnia Marcin Puziak.

Kamil Wołkowiński, dyrektor sprzedaży w NTT DATA Business Solutions, podkreśla, że wdrożenie było czymś więcej niż jednorazowym projektem.

– Nasza współpraca z Qemetiką trwa już od kilku lat. Projekt realizowany w Stanach Zjednoczonych i Holandii nie był odrębnym przedsięwzięciem. To był raczej kolejny etap budowy wspólnego środowiska SAP dla całej grupy. Tym razem dodatkowym elementem było wdrożenie SAP Transportation Management w modelu chmurowym. Uzupełniło to wcześniej zbudowaną architekturę – mówi przedstawiciel NTT DATA Business Solutions.

System pozwolił połączyć informacje o przewozach realizowanych różnymi środkami transportu, a jednocześnie został zintegrowany z innymi rozwiązaniami wykorzystywanymi przez spółkę.

Kamil Wołkowiński przyznaje, że jednym z największych wyzwań była realizacja projektu równolegle na dwóch kontynentach i w kilku strefach czasowych.

Wyzwaniem była realizacja projektu równolegle na dwóch kontynentach i w kilku strefach czasowych.

– Pracowaliśmy z zespołami w Europie i Stanach Zjednoczonych, łącząc różne kultury organizacyjne i sposoby pracy. Najważniejszy był jednak wspólny cel: uruchomienie systemu w terminie i sprawne przejęcie procesów przez Qemetikę. Dzięki dużemu zaangażowaniu zespołów po obu stronach udało się osiągnąć ten cel – podkreśla Kamil Wołkowiński.

Równolegle z akwizycją uruchomiono projekt transformacji technologicznej w obszarze HR, oparty na rozwiązaniu SAP Human Capital Management. System wspiera podstawowe procesy zarządzania zasobami ludzkimi, obejmując m.in. administrację kadrową, ewidencję czasu pracy, naliczanie wynagrodzeń oraz rozwój pracowników. Partnerem biznesowym projektu jest Hicron, który wspiera Qemetikę na kolejnych etapach wdrożenia.

Adam Warszewski, opiekun klienta i partner zarządzający Hicron, przyznaje, że projekt wyróżniają duża skala, międzynarodowy zasięg oraz wykorzystanie narzędzi AI.

– Współpraca z Qemetiką układa nam się bardzo dobrze. Duże wrażenie robi na nas otwartość przedstawicieli tej firmy i ich zaangażowanie w projekt – podkreśla Adam Warszewski.

Rosnąca rola agentów AI

Za sukcesem każdej zmiany stoi jednak nie tylko technologia, ale przede wszystkim ludzie i kultura organizacji. Jak tłumaczy Marcin Puziak, przy transformacji tej skali podstawą było odpowiednie przygotowanie liderów do pracy z zespołami. Chodziło o to, by rozumieli oni kontekst biznesowy zmiany, potrafili go przełożyć na język swoich pracowników i wskazać im rzeczywiste korzyści z wprowadzenia nowych rozwiązań. Dzięki temu pracownicy zaczęli postrzegać SAP nie jako narzucony odgórnie pomysł, lecz jako narzędzie usprawniające codzienną pracę.

Istotną rolę we wdrożeniu odgrywają użytkownicy, którzy na co dzień pracują w systemie. To oni najlepiej wiedzą, co należy usprawnić, pomagają też innym użytkownikom i wpływają na kierunek rozwoju poszczególnych modułów.

Istotną rolę we wdrożeniu odgrywają użytkownicy, którzy na co dzień pracują w systemie. To oni najlepiej wiedzą, co należy usprawnić, pomagają też innym użytkownikom i wpływają na kierunek rozwoju poszczególnych modułów.

Coraz większym wsparciem są też agenci AI. Dzięki nim zamiast szukać odpowiednich funkcji czy przechodzić przez skomplikowane transakcje, użytkownicy mogą zadawać pytania w naturalnym języku i szybciej uzyskiwać potrzebne informacje. W efekcie praca z systemem staje się prostsza i bardziej efektywna.

Efekty widoczne od pierwszego dnia

Dr Marcin Puziak tłumaczy, że pierwsze efekty wdrożenia były widoczne praktycznie od pierwszego dnia.

– Już sam proces migracji danych do systemu zadziałał jak swoiste „sprawdzam”. Pokazał, w którym miejscu jesteśmy jako organizacja i co wymaga uporządkowania – wyjaśnia członek zarządu Qemetiki.

Na kolejnych etapach system pomagał porządkować procesy, dzięki czemu łatwiej było śledzić każdy ruch – od faktur po przepływ towarów. Jednocześnie rozwiązanie zapewnia zgodność z wymogami regulacyjnymi zarówno w Stanach Zjednoczonych, jak i w Europie. To ułatwia spełnianie wymagań w zakresie compliance.

Ponieważ Qemetica ciągle rośnie, zarówno poprzez przejmowanie nowych firm, jak i rozwój organiczny, kolejne wdrożenia są dla niej stałym elementem działalności. Każda nowa spółka czy nowy biznes muszą bowiem zostać włączone do wspólnych systemów. Spółka nie ukrywa, że po sukcesie implementacji SAP w Stanach Zjednoczonych i Holandii planuje konsekwentnie kontynuować transformację ERP.

Ponieważ Qemetica ciągle rośnie, zarówno poprzez przejmowanie nowych firm, jak i rozwój organiczny, kolejne wdrożenia są dla niej stałym elementem działalności.

– Równolegle pracujemy nad zastępowaniem części systemów legacy nowymi rozwiązaniami. W czerwcu rozpoczynamy pierwsze wdrożenia GROW with SAP, a kolejne projekty planujemy na następne miesiące – mówi Marcin Puziak.

W najbliższym czasie ważną rolę będą odgrywać rozwiązania SAP działające w chmurze, w szczególności GROW with SAP. Istotnym obszarem są też rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji. Nie są już ciekawostką ani dodatkiem, lecz narzędziem wykorzystywanym w codziennej pracy i dalszym rozwoju firmy.

– Będziemy też rozwijać wykorzystanie Joule, agenta AI wspierającego użytkowników w codziennej pracy w systemie. Celem jest przyspieszenie realizacji zadań i poprawa jakości danych dzięki bardziej intuicyjnemu sposobowi ich pozyskiwania i przetwarzania – wyjaśnia nasz rozmówca.

Główne wnioski

1. Integracja po przejęciu wymaga czegoś więcej niż połączenia struktur. Niezbędne jest również ujednolicenie danych, procesów i sposobu zarządzania.
2. Rozwiązania SAP pozwoliły Qemetice sprawnie połączyć organizacje w Europie i USA. Dzięki temu firma zyskała większą kontrolę nad operacjami i transportem.
3. Transformacja cyfrowa nie kończy się na wdrożeniu systemu. Coraz większą rolę odgrywają rozwiązania chmurowe i agenci AI.

Artykuł powstał na zlecenie SAP.