Algorytmy wchodzą do gry. Firmy szukają ochrony przed fiskusem

W dobie jednolitych plików kontrolnych czy Krajowego Systemu e-Faktur skarbówka ma dane firm na wyciągnięcie ręki. Często zyskuje również przewagę technologiczną. System teleinformatyczny potrafi w czasie rzeczywistym wychwycić nietypową transakcję i wzbudzić zainteresowanie urzędników. Niewidzialna ręka skarbówki sprawia, że przedsiębiorcy nawet nie wiedzą, że są ciągle monitorowani. I paradoksalnie, transparentność wcale nie sprawia, że czują się bezpieczniej – wynika z raportu „Nowe ryzyka podatkowe. Jak nimi zarządzać”, opracowanego w ramach projektu „Bezpieczna Kontrola” firm EY i UNIQA.

Paradoks nowoczesnej skarbówki

Autorzy raportu wskazują, że choć formalnie kontroli jest mniej, to czynności sprawdzających przybywa. Oznacza to, że paraliżujące firmy wizyty urzędników coraz częściej ustępują miejsca nadzorowi „na miękko”. Taki nadzór sprawowany jest za pośrednictwem systemów teleinformatycznych – zwykle bez wiedzy samych podatników. Jak wynika z danych, w 2024 r. Krajowa Administracja Skarbowa przeprowadziła ponad 2,3 mln czynności sprawdzających, a kontroli podatkowych było nieco ponad 9 tys.

Dziś nikt nie czeka na pukanie do drzwi – system działa nieprzerwanie, a decyzje zapadają często poza zasięgiem świadomości przedsiębiorcy. Paradoks polega na tym, że choć spada liczba tradycyjnych kontroli, firmy odczuwają większy stres i niepewność.

– Zmiana, którą obserwujemy, nie polega jedynie na cyfryzacji samej kontroli, lecz na całkowitym przedefiniowaniu jej logiki. Dziś nikt nie czeka na pukanie do drzwi – system działa nieprzerwanie, a decyzje zapadają często poza zasięgiem świadomości przedsiębiorcy. Paradoks polega na tym, że choć spada liczba tradycyjnych kontroli, firmy odczuwają większy stres i niepewność. To efekt działania algorytmów, które selekcjonują, oceniają i inicjują działania bez fizycznej obecności urzędnika – mówi Piotr Wójcik, dyrektor zarządzający Pionu Rozwiązań dla Klienta Korporacyjnego w UNIQA w Polsce.

Przeczytaj: Skarbówka zablokowała ponad 1,1 tys. podejrzanych kont. „Nawet uczciwa firma może znaleźć się w polu widzenia systemu”

Autorzy raportu wskazują na bolączki przedsiębiorców. Należy do nich m.in. poczucie niepewności prawa podatkowego. Firmy doświadczają także asymetrii cyfryzacji – po jednej stronie coraz bardziej zaawansowany technicznie fiskus, po drugiej często przeciążony właściciel, który sam, przy biurku, załatwia sprawy księgowe.

Fiskus okiem przedsiębiorców. Partnerstwa brak?

Skarbówka deklaruje, że chce być blisko podatnika. Pytanie tylko – czy jako partner, czy jako kontroler. Największe podmioty na rynku (z przychodem powyżej 50 mln euro) mogą zawrzeć z fiskusem umowę o współdziałaniu. Cel? Współpraca na rzecz prawidłowej interpretacji przepisów. Urząd skarbowy prowadzi wówczas „indywidualną obsługę” takiego podatnika. Mniejsze firmy na taki układ liczyć nie mogą, co odbija się na wizerunku skarbówki.

Większość ankietowanych nie mówi o zaufaniu na linii biznes–organy skarbowe. Te częściej niż słowem „partner” czy „mentor” opisywane są jako „kontrolerzy” i „podejrzani obserwatorzy”.

Wykres interaktywny

Pełny ekran

Podatki ceną spokoju

Firmy, wobec niskiego zaufania do organów skarbowych i niepewności prawa, wolą działać zachowawczo. Jak mówi cytowany w raporcie dyrektor jednej z firm transportowych: „lepiej nadpłacić niż się tłumaczyć – podatki to cena spokoju”.

Taka filozofia podatkowa towarzyszy połowie ankietowanych firm, które deklarują rozważne podejście do przepisów i brak chęci do kombinowania. 19 proc. przedsiębiorstw przyznaje, że ma skrajnie zachowawczą postawę – wolą stracić, niż wejść w potencjalny konflikt ze skarbówką. Łącznie niemal 70 proc. firm stosuje ostrożne, pasywne strategie podatkowe, nawet tam, gdzie prawo pozwalałoby zaoszczędzić. 22 proc. deklaruje optymalizacje podatkowe, a 9 proc. przyznaje się do podejmowania ryzyka.

Przeczytaj: Cienka granica między biznesem a wyprowadzaniem pieniędzy. Rząd bierze się za estoński CIT

Z raportu wynika również, że pasywna kultura podatkowa przekłada się na kwestie odpowiedzialności. W większości firm, w razie kontroli, ciężar odpowiedzialności spada na księgowość. Jedynie 22 proc. ankietowanych deklaruje realne wsparcie w tym zakresie. Jak czytamy, „nawet w dużych organizacjach temat kontroli podatkowej potrafi zostać zdegradowany do roli indywidualnego zadania”. Brakuje zaangażowania zarządu, narzędzi systemowych i – po prostu – wsparcia.

– Dziś kontrola to nie incydent, lecz proces, który dzieje się w każdej chwili. Dla przedsiębiorcy to sytuacja jednostkowa i emocjonalna, wybijająca z rytmu. Dla fiskusa – rutyna oparta na schemacie i algorytmie. Przygotowanie musi być codzienną praktyką, nie plikiem w szufladzie. Bez świadomości tej asymetrii firmy zawsze będą o krok za urzędem. Gotowość to nie tylko dokumenty, ale też umiejętność działania pod presją – z procedurą w głowie, nie tylko na papierze – wyjaśnia Bartosz Czerwiński, partner EY i adwokat.

Polisa w razie sporu z fiskusem

Przewaga skarbówki, niejasność przepisów i często niewystarczające zaplecze technologiczne firm tworzą przestrzeń dla ekspertów podatkowych, a także… ubezpieczycieli.

– Projekt Bezpieczna kontrola to przede wszystkim dostęp do profesjonalnego wsparcia – takiego, z jakiego od lat korzystają największe firmy. Dzięki „ubraniu” go w model ubezpieczeniowy staje się dostępny również dla mniejszych podmiotów. Różnica jest ogromna: gdy kontrola się zaczyna, nie jesteś sam. Masz zespół ekspertów, który wie, co robić – wyjaśnia Michał Pastuszka, prezes Strefy Bezpieczeństwa.

Przeczytaj: KSeF na ostatniej prostej. „Wielu przedsiębiorców zwleka, bo myśli, że to tylko zmiana technologiczna”

Taka polisa nie wyeliminuje ryzyka podatkowego, ale pozwala je istotnie zmniejszyć. Gdy urząd wszczyna kontrolę, firma w ramach ubezpieczenia natychmiast otrzymuje merytoryczną i prawną pomoc specjalistów podatkowych. Jak podkreślono, Bezpieczna Kontrola nie jest „tarczą”, która uniemożliwia wszczęcie postępowania – nie gwarantuje też wygranej w sporze.

„To raczej aktualizacja systemu bezpieczeństwa podatkowego, która pozwala firmom reagować na zmiany, nadążyć za fiskusem, wyrównać szanse i przejąć kontrolę nad ryzykiem podatkowym” – podsumowano w raporcie.

Główne wnioski

1. Nowoczesna analityka KAS stawia przed rynkiem nowe wyzwania. Kontrola nie kojarzy się już z wizytacją urzędników, lecz często odbywa się bez wiedzy przedsiębiorcy. Nie ma również charakteru incydentalnego – coraz bardziej przypomina stały, cichy nadzór.
2. Zdecydowana większość firm, zamiast stawiać na ryzyko podatkowe i optymalizację kosztów, wybiera rozsądne, zachowawcze strategie. Przekłada się to jednak na brak systemowych rozwiązań dotyczących odpowiedzialności w przypadku kontroli.
3. Na rynku pojawiają się polisy podatkowe, których celem jest wsparcie przedsiębiorców w razie sporu ze skarbówką. Takie rozwiązanie wypełnia lukę w ofercie ubezpieczeniowej i może odpowiadać na nowe bolączki firm wynikające z rosnącej profesjonalizacji skarbówki.