Czy można zasypać firmę niechcianymi fakturami w KSeF-ie? „Takie działania mogą sparaliżować księgowość”

Krajowy System e-Faktur od 1 lutego br. zobliguje największe firmy do wysyłki faktur w formacie ustrukturyzowanym. Pliki XML z czasem zastąpią dokumenty na papierze i te przesyłane mailem w PDF-ie. Mniejsze firmy mogą wstrzymać się z wysyłką faktur w KSeF-ie do 1 kwietnia, choć już od lutego będą musiały odbierać dokumenty w systemie. Jego istotą jest prędkość przekazywania informacji. Wystawiona w KSeF faktura w czasie rzeczywistym udostępniana jest skarbówce i nabywcy, który odbierze dokument także przez KSeF. Nie trzeba już zatem kontaktować się z firmą, by przekazać jej fakturę. Wystarczy, że znamy NIP-u potencjalnego kupującego. Fakt ten zauważyli internauci, w tym politycy Konfederacji, którzy piszą o wystawianiu faktur na osobę trzecią.

„Skrajnie nieodpowiedzialna rada”

– Wyobraźmy sobie, że jedziemy na Orlen. Płacimy za paliwo i prosimy o fakturę w KSeF-ie na lokalny oddział ZUS-u lub kancelarię Romana Giertycha. Czy to próba oszustwa? Nie. Możemy w tym momencie wziąć fakturę na kogokolwiek. Dziś jednak trudniej będzie taką fakturę dostarczyć, a przy KSeF-ie faktura ta automatycznie trafi do wskazanego podmiotu. Skąd księgowa ma wiedzieć, czy to faktura od żartownisia czy pracownika? Możemy w ten sposób narobić firmie problemów. Przez KSeF każda firma wystawia przed swoim biurem kubeł, do którego każdy: pracownik, wróg, przechodzień, będzie mógł wrzucać faktury – mówił w nagraniu w serwisie X Sławomir Mentzen, który nie ukrywa niechęci do KSeF-u.

Nasi rozmówcy rozprawili się z teorią Sławomira Mentzena, nie szczędząc przy tym słów krytyki.

– Taki żart jest skrajnie nieodpowiedzialny. W erze viralowych treści może przekształcić się w masowe zjawisko. W razie bojkotu danej firmy ludzie przypomną sobie, że tak można uprzykrzyć komuś życie. Firma dostanie setki faktur, być może omyłkowo odliczy też VAT i narazi się na sankcje – wyjaśnia Maciej Kordalewski, partner, doradca podatkowy, KPI Tax.

Przeczytaj: KSeF wielką niewiadomą, a terminy gonią. „Tylko 13 proc. przedsiębiorców wdrożyło rozwiązania”

Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii dodaje, że „nierzetelność” może sporo kosztować na gruncie kodeksu karnego skarbowego.

– Podobno niektórzy przedsiębiorcy planują protest przeciwko KSeF-owi polegający na wystawianiu faktur na innych podatników. Zdecydowanie odradzam stosowanie takiej formy okazywania niezadowolenia. Faktura nie tworzy zdarzenia gospodarczego, tylko je dokumentuje, czyli faktura jest następstwem dokonanej transakcji. Dowód transakcji powinien zgodnie z rzeczywistością i wiernie oddawać jej treść – wyjaśnia Bogdan Zatorski.

Co mówi prawo?

Tu warto przywołać art. 62 § 2a wspomnianej ustawy: „Kto fakturę lub rachunek wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, a kwota podatku wynikająca z faktury albo suma kwot podatku wynikających z faktur jest małej wartości, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie”.

Kto fakturę lub rachunek wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, a kwota podatku wynikająca z faktury albo suma kwot podatku wynikających z faktur jest małej wartości, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie.

– „Nierzetelność” oznaczać może w tym konkretnym przypadku to, że faktura dokumentuje zdarzenie, które nie miało miejsca między wskazanymi wyżej stronami – wyjaśnia Bogdan Zatorski.

Kto ponosi odpowiedzialność? Zarówno wystawca, jak i nabywca faktury (w określonych przypadkach).

– Wystawienie faktury bez wiedzy adresata obciąża wystawcę, a po stronie odbiorcy zasada jest prosta: takiego dokumentu nie wolno automatycznie księgować. Sama obecność faktury w KSeF-ie nie oznacza obowiązku zapłaty ani rozliczenia – tłumaczy z kolei Marek Wesołek, CEO Sente S.A. 

„Nie księgujmy faktur z automatu”

Nasz rozmówca wyjaśnia, że KSeF sam w sobie w prawie nie namieszał, sama zmiana dotyczy jedynie procesu wystawiania faktur.

– Zmiana dotyczy procesów. Wcześniej faktura przychodziła np. mailem, zostawiając ślad relacji handlowej. W KSeF-ie dokument po prostu pojawia się w systemie, bez kontekstu. Jeśli księgowość bezrefleksyjnie przetwarza wszystko, co pobierze z KSeF-u, kluczowe pytanie brzmi już nie „czy przyszła”, ale „czy w ogóle powinna tu być” – wyjaśnia Marek Wesołek.

Przeczytaj: KSeF na ostatniej prostej. „Wielu przedsiębiorców zwleka, bo myśli, że to tylko zmiana technologiczna”

Jak dodaje ekspert, weryfikacja faktur może stać się nie lada obciążeniem księgowym przy dużej skali.

– Masowe, złośliwe działania mogą sparaliżować nawet dojrzałą organizację. Nawet bez skutków podatkowych obsługa np. faktur spamowych zużywa najdroższy zasób firmy: czas ludzi. Dlatego w KSeF-ie nie da się wszystkiego akceptować automatycznie. Każda faktura powinna mieć właściciela, a obieg – różne ścieżki: szybkie dla przewidywalnych wolumenów i zaufanych kontrahentów, ostrożne dla anomalii i dokumentów bez kontekstu – podsumowuje ekspert z Sente S.A.

Podawanie cudzych danych do faktury jest karalne

Eksperci są zgodni, by wrzucać w koszty tylko potwierdzone zakupy. Odbiorca faktury (przedsiębiorca) nie ponosi negatywnych skutków podatkowych przypadkowej faktury, o ile jej nie rozliczy.

– Faktury nie należy ujmować w ewidencjach VAT-u ani kosztach, jeśli nie dokumentuje rzeczywistej transakcji. Sama obecność faktury w KSeF-ie nie rodzi obowiązku podatkowego po stronie nabywcy. Ponadto przedsiębiorca powinien niezwłocznie skontaktować się z wystawcą i zażądać korekty (najczęściej do zera albo zmiany nabywcy). Druga opcja to zgłoszenie faktury jako scam i w tym przypadku skarbówka zajmie się wyjaśnieniem. W KSeF-ie ślad po takiej fakturze pozostanie, ale kluczowe jest to, co trafi do JPK i rozliczeń, a więc samo pojawianie się nie oznacza od razu negatywnych skutków dla odbiorcy – wyjaśnia Piotr Juszczyk, doradca podatkowy InFakt.pl.

Nasz rozmówca wyjaśnia, że odpowiedzialność cywilną ponieść może wówczas np. konsument, który podaje sprzedawcy cudze dane do faktury. Jeśli jego działanie jest celowe, czeka na niego także odpowiedzialność karna.

– Zasypywanie cudzej firmy fakturami to nowy, realny problem. KSeF niestety sprzyja nowemu nadużyciu, podawaniu cudzych danych do faktury, np. na stacji paliw czy w punkcie usługowym. Taka faktura automatycznie ląduje na profilu firmy, nawet jeśli przedsiębiorca nie miał z transakcją nic wspólnego. To może generować chaos, ryzyko pytań ze strony fiskusa i dodatkową pracę księgową, choć nie oznacza automatycznie odpowiedzialności podatkowej nabywcy. Warto jednak zwrócić uwagę, że takie branie faktur na „byle kogo” jest karalne – podsumowuje Piotr Juszczyk.

"Bez problemu wykażemy szkodę osobistą"

Do kwestii wysyłki faktur na cudzą firmę odniósł się w czasie konferencji prasowej wiceminister finansów i wiceszef KAS Zbigniew Stawicki.

- Żartowniś, który wystawia takie faktury, podlega odpowiedzialności karnej na podstawie przepisów o podszywaniu się. To jest przestępstwo ścigane na wniosek pokrzywdzonego, a warunkiem ścigania jest szkoda – majątkowa albo osobista. W przypadku podszywania się pod osobę publiczną nietrudne byłoby wykazanie szkody osobistej – powiedział Stawicki.

KSeF – jak dodał – jedynie ułatwi wykrycie sprawcy.

- Takiej faktury w KSeF nie można wystawić anonimowo, będziemy wiedzieli, z jakiego źródła wyszła faktura i będziemy mogli się dowiedzieć, jak doszło do wystawienia takiej faktury – dodał Stawicki.

MF: można odrzucać faktury w systemie

Resort finansów przygotował KSeF na ewentualność otrzymania spamowych faktur. W aplikacji wprowadzony zostanie mechanizm pozwalający na ukrycie takich dokumentów. Podatnik może, choć nie musi tego robić. Taka selekcja może okazać się przydatna przy odliczaniu VAT-u.

Jak wyjaśnia resort finansów, taka funkcjonalność może okazać się przydatna, gdy podatnik otrzyma w KSeF-ie fakturę, która nie dokumentuje rzeczywistej transakcji gospodarczej (faktycznego nabycia), a np. oczekuje na wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę „do zera”.

„Funkcjonalność będzie przydatna np. gdy podatnik otrzymał w KSeF-ie fakturę, w stosunku do której zgłosił podejrzenie oszustwa do administracji i w związku z tym nie ujmuje jej w podatku naliczonym w ewidencji zakupu prowadzonej na cele podatku VAT” – wymienia Ministerstwo Finansów.

Przeczytaj: KSeF, czyli koniec epoki bloczków z fakturami. „Kosztowna rewolucja, która ostatecznie ułatwi życie firm”

Każde ukrycie faktury wymaga osobnego działania i każdorazowego uzasadnienia. Sprzedawca (wystawca) faktury, nie będzie wiedział o fakcie ukrycia dokumentu. Jak zaznacza resort finansów, proces ten nie jest nieodwracalny. Możliwe będzie przywrócenie widoczności danej faktury.

Bogdan Zatorski radzi, by przedsiębiorcy w ramach własnych organizacji wypracowali zasady selekcji faktur.

– Chodzi o procedury rozpoznawania i odrzucania fałszywych faktur. Rekomenduję dokumentowanie takich przypadków. Procedura powinna przewidywać konkretne kroki postępowania np. poinformowanie wystawcy o błędnej fakturze. Jest to o tyle istotne, że pomijając celowe działanie, w KSeF-ie można łatwo pomylić nabywcę, zniekształcając jego numer NIP-u. To według numeru NIP-u, a nie nazwy czy adresu rozpoznawany jest w KSeF-ie nabywca, do którego przekazywana jest faktura – wyjaśnia ekspert.

Główne wnioski

1. Wystawianie faktur na cudzą firmę jest znane skarbówce. Przed erą KSeF-u trzeba było jednak je dostarczyć odbiorcy (np. mailem). Po 1 lutego wystarczy, że wystawca poda NIP. Wówczas nabywca po zalogowaniu się do systemu będzie mógł odebrać fakturę. To, jak twierdzą sceptycy, ułatwi sprawę tym, którzy chcieliby „zasypać” np. konkurencyjną firmę dokumentami.
2. Wystawianie nierzetelnych faktur jest karalne. Może grozić za to kara grzywny lub pozbawienia wolności na podstawie Kodeksu karnego skarbowego.
3. Ministerstwo Finansów przygotowało się na wypadek tzw. spam-u w KSeF-ie. Od 1 lutego uruchomiona zostanie funkcja ukrywania faktur. Eksperci radzą jednak, by na własną rękę w ramach organizacji wprowadzić procedury selekcji dokumentów w KSeF-ie, dokumentując działania i komunikując się z wystawcą w celu korekty.