Enea pionierem w rozwiązaniach chmurowych. „Dla nas to strategiczna inwestycja”

Audio generowane przez AI. Może zawierać błędy.

Enea to jedna z największych grup energetycznych w Polsce, zajmująca się wytwarzaniem, dystrybucją i sprzedażą energii elektrycznej. Obsługuje ok. 2,8 mln klientów i zarządza pełnym łańcuchem wartości na rynku energii, od pozyskania paliw po dostawy energii do odbiorców końcowych. Obecnie realizuje szeroki program transformacji energetycznej, inwestując w odnawialne źródła energii, magazyny energii oraz modernizację sieci dystrybucyjnej.

Grupa Enea jest też w branży energetycznej pionierem pod innym względem – realizuje transformację systemów SAP do rozwiązań chmurowych. Jako pierwsza organizacja w tym sektorze zdecydowała się również na wykorzystanie rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji. Projekt wdrożenia SAP 4/HANA  Cloud to jedno z największych przedsięwzięć tego typu w sektorze. Obejmuje wszystkie spółki Grupy Enea i wykracza daleko poza zwykłą zmianę oprogramowania.

To nie tylko zmiana systemu – to strategiczna inwestycja w nowoczesność, efektywność operacyjną i gotowość na wyzwania przyszłości

– To nie tylko zmiana systemu – to strategiczna inwestycja w nowoczesność, efektywność operacyjną i gotowość na wyzwania przyszłości – mówi Marek Lelątko, wiceprezes Enei ds. finansowych.

Podkreśla, że w erze rosnącej liczby prosumentów i coraz bardziej złożonego zarządzania siecią energetyczną nowoczesne technologie stają się warunkiem sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wdrożenie SAP ma więc pomóc w standaryzacji i uproszczeniu procesów, a także wesprzeć realizację strategii cyfrowego lidera branży energetycznej.

Projekt obejmujący całą Grupę Enea

Sebastian Gajecki, członek zarządu Enei Centrum ds. IT, tłumaczy, że jeszcze dwa i pół roku temu spółki z Grupy korzystały z wielu różnych systemów ERP, często o zróżnicowanym poziomie zaawansowania. Część z nich nie była już rozwijana przez producentów. W tej sytuacji, w obliczu szybko zmieniającego się rynku energetycznego, Enea postawiła na konsolidację rozwiązań wokół platformy SAP i wybór modelu chmurowego, uznając go za najbardziej perspektywiczny kierunek rozwoju.

– Rozwiązania chmurowe zapewniają dostęp do nowych funkcjonalności, ułatwiają standaryzację procesów i pozwalają sprawniej rozwijać systemy w organizacji liczącej przecież kilkadziesiąt spółek – mówi.

Michał Przybylak, członek zarządu Enei Centrum ds. finansowych, podkreśla:

– W tej grupie mamy zarówno producentów energii, dystrybutora, spółki działające w obszarze OZE, jak również centrum usług wspólnych i spółkę holdingową. To wiele różnych biznesów, które dotychczas często prowadziły swoje procesy w odmienny sposób – zauważa.

Dodaje, że – wykorzystując projekt SAP S/4HANA – wdrażany jest nie tylko nowy system, ale też przeprowadzany jest przegląd procesów biznesowych w całej Enei.

Dzięki SAP uzyskujemy korzyści skali i możemy funkcjonować w bardziej zunifikowany sposób

– Tam, gdzie to możliwe, standaryzujemy je, ponieważ nie widzimy powodów, by na tym poziomie działały istotnie inaczej. Dzięki temu uzyskujemy korzyści skali i możemy funkcjonować w bardziej zunifikowany sposób. Pracownicy, którzy dziś obsługują jedną spółkę, znając system, będą mogli w razie potrzeby wspierać także inne jednostki. Jestem przekonany, że przełoży się to na znaczący wzrost efektywności – dodaje.

Element transformacji cyfrowej całej grupy

Wdrożenie ma przynieść Grupie Enea szereg korzyści biznesowych. Pozwoli nie tylko usprawnić raportowanie i zarządzanie na poziomie poszczególnych podmiotów oraz całej Grupy, ale także zwiększyć transparentność i kontrolę nad procesami biznesowymi. Projekt wpisuje się w szeroko rozumianą transformację cyfrową firmy. Jego wartość biznesowa ma się wyrażać m.in. poprawą efektywności operacyjnej, skróceniem procesu zamknięcia finansowego, redukcją kosztów utrzymania infrastruktury IT oraz skutecznym wdrożeniem automatyzacji i narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję. Dla Grupy szczególnie istotny jest też innowacyjny charakter projektu. Nowoczesna platforma SAP 4/HANA Cloud ma się bowiem stać technologicznym fundamentem dalszego rozwoju Grupy Enea, wspierając jej ambitne cele biznesowe i transformację energetyczną.

Z tych powodów, jak tłumaczy Marek Lelątko, projekt jest postrzegany przede wszystkim w kategoriach strategicznych, a jego wartość wykracza dalece poza aspekt finansowy.

Projekt jest postrzegany w kategoriach strategicznych, a jego wartość wykracza dalece poza aspekt finansowy

– Dzięki niemu Grupa zyska solidny fundament pod dalszą automatyzację procesów, rozwój narzędzi sztucznej inteligencji oraz podejmowanie decyzji opartych na wiarygodnych informacjach w czasie rzeczywistym. Projekt pomoże uprościć architekturę IT i obniżyć koszty przyszłego rozwoju systemów – dodaje.

Zaprojektować na nowo model funkcjonowania organizacji

Skala przedsięwzięcia jest imponująca.

– Nad przygotowaniem koncepcji biznesowej pracujemy od ośmiu miesięcy. Zaangażowaliśmy około 400 osób z całej organizacji, od użytkowników biznesowych i ekspertów IT po przedstawicieli zarządów spółek oraz centrali Grupy. Efektem setek warsztatów i spotkań było zaprojektowanie na nowo modelu funkcjonowania procesów – podkreśla Michał Przybylak.

Jak dodaje, od początku pokazywano pracownikom, jak nowe rozwiązania będą wyglądać w praktyce.

– Później te same osoby będą mogły aktywnie zaangażować się w przygotowanie rozwiązania tak, aby odpowiadało ich potrzebom i sposobowi pracy – mówi Michał Przybylak.

Od początku pokazywano pracownikom, jak nowe rozwiązania będą wyglądać w praktyce. Później te same osoby będą mogły aktywnie zaangażować się w przygotowanie rozwiązania tak, aby odpowiadało ich potrzebom i sposobowi pracy

Już dziś rozwiązania SAP wspierają działalność kilkunastu tysięcy użytkowników w Grupie Enea. Równolegle prowadzone są kolejne wdrożenia oraz przygotowania do głównej fazy transformacji.

– Koncepcja biznesowa jest na finiszu. Po szczegółowych analizach przyjęliśmy dwuetapowy harmonogram uruchomienia systemu. Pierwsza grupa spółek ma rozpocząć pracę w nowym środowisku w 2028 roku, a druga rok później. Przed nami jeszcze co najmniej dwa i pół roku intensywnej pracy, ale jesteśmy przekonani, że będzie to ważny krok w kierunku dalszej integracji i cyfrowego rozwoju całej Grupy Enea – mówi Sebastian Gajecki.

Zbudować wspólną wizję zmian

Podstawą projektu była szczegółowa analiza procesów biznesowych prowadzona zgodnie z metodyką Fit-to-Standard. Pozwala ona połączyć najlepsze praktyki oferowane przez SAP z wieloletnim doświadczeniem i unikalnymi potrzebami Grupy Enea. Jednym z kluczowych czynników sukcesu projektu było zbudowanie wspólnej wizji zmian w całej Grupie Enea. Proces ten rozpoczął się ponad dwa i pół roku temu od ujednolicenia systemów ERP. Wdrożony został system SAP GK Enea w spółkach: Enea Ciepło w Białymstoku i Elektrownia Kozienice oraz Enei Logistyka, które do tej pory korzystały z innych narzędzi.

– Duży nacisk położyliśmy na edukację użytkowników biznesowych, prezentowanie możliwości nowych rozwiązań oraz wymianę doświadczeń z  przedsiębiorstwami, które podobną transformację mają już za sobą. Organizowaliśmy warsztaty i wizyty referencyjne, pokazując, że wiele procesów można realizować w nowoczesny i bardziej efektywny sposób – mówi Marek Lelątko.

Dzięki pierwszym zakończonym projektom udało się zbudować zaufanie do zmian

Dzięki pierwszym zakończonym projektom udało się zbudować zaufanie do zmian. Pracownicy widzą, że transformacja przynosi realne efekty i nie jest jedynie wizją przedstawianą w „prezentacjach w PowerPoincie”.

Nie oznacza to, że początki nie były trudne. Marek Lelątko przyznaje, że ludzie są przyzwyczajeni do rozwiązań, z których korzystali przez wiele lat. Czasem więc boją się tego, co nowe.

–  Pod koniec projektów widzimy u pracowników uśmiech i satysfakcję. To najlepszy dowód, że było warto. Ważne jednak, żeby pracownicy widzieli efekty wdrożenia, w końcu to oni później pracują w systemach, które tworzymy. Dlatego od początku angażujemy ich w projektowanie rozwiązań – mówi Marek Lelątko.

Współtworzyć koncepcję wdrożenia

Michał Przybylak dodaje, że kluczowi użytkownicy i eksperci z poszczególnych zespołów współtworzyli koncepcję wdrożenia.

– Dzięki temu stała się ona dla nich wspólnym projektem, a nie rozwiązaniem narzuconym z góry. To rodziło zaangażowanie – podkreśla.

Sebastian Gajecki dodaje, że ważną motywacją jest również możliwość pracy z nowoczesnymi technologiami i rozwijania kompetencji, które mają coraz większą wartość na rynku.

Ważną motywacją jest również możliwość pracy z nowoczesnymi technologiami i rozwijania kompetencji, które mają coraz większą wartość na rynku

– Pokazujemy pracownikom, że nowe technologie są szansą, zarówno dla organizacji, jak i dla nich samych. Widzimy duże zainteresowanie nowymi narzędziami. Gdy organizowaliśmy szkolenia dotyczące Microsoft 365, uczestniczyło w nich nawet 800 osób. Dużą popularnością cieszą się również nasze krótkie spotkania poświęcone Copilotowi. Pracownicy zaczęli nawet pod nie układać swoje kalendarze – mówi Sebastian Gajecki.

W efekcie, jak mówi, wokół projektu powstało duże zaangażowanie, wynikające zarówno z wiary w jego cele biznesowe, jak i z chęci uczestniczenia w jednej z największych zmian technologicznych w historii Grupy Enea.

Jak zauważa nasz rozmówca, w trakcie wdrożenia dużą wagę przywiązywano do komunikacji.

– Nie ograniczaliśmy się do publikacji informacji na stronie intranetowej czy komunikatów wysyłanych do pracowników. Spotykaliśmy się z ludźmi w różnych lokalizacjach, rozmawialiśmy o strategii Grupy, o zmianach, które nadchodzą, i o tym, dlaczego są one potrzebne. Chcieliśmy, żeby pracownicy rozumieli nie tylko, co robimy, ale przede wszystkim, dlaczego to robimy – przekonuje Sebastian Gajecki.

Transformacja tak dużej organizacji jak Grupa Enea wymagała, rzecz jasna, nie tylko odpowiedniej technologii, ale także skutecznego modelu zarządzania.

Wyzwaniem było wypracowanie wspólnych standardów dla organizacji obejmującej kilkadziesiąt spółek i różne obszary biznesowe. Dlatego od początku kluczową rolę odgrywali właściciele biznesowi, dialog z organizacją oraz budowanie akceptacji dla wspólnego modelu działania.

Już na początku projektu szczegółowo zdefiniowano role i zakres odpowiedzialności wszystkich kluczowych interesariuszy, od sponsorów i właścicieli biznesowych po liderów obszarów oraz ekspertów merytorycznych reprezentujących poszczególne spółki. Nad strategicznym kierunkiem przedsięwzięcia czuwał Komitet Sterujący, natomiast za utrzymanie spójności procesów i zgodność wdrożenia z przyjętymi standardami odpowiadał specjalnie powołany Komitet Standaryzacji. Jego zadaniem była m.in. ocena wszystkich propozycji zmian i odstępstw od standardowych rozwiązań SAP, tak aby nowe środowisko pozostało możliwie jednolite i łatwe do dalszego rozwoju.

Jednym z najważniejszych efektów programu będzie stworzenie wspólnego i wiarygodnego źródła danych dla całej Grupy. To fundament dalszej automatyzacji procesów oraz wykorzystania sztucznej inteligencji, m.in. w obszarze raportowania, analiz, identyfikacji odchyleń czy wsparcia procesów decyzyjnych. Warunkiem skutecznego wykorzystania AI są uporządkowane dane i wspólne standardy, które budujemy właśnie w ramach programu SAP S/4HANA.

Standaryzacja nie jest pustym hasłem

Konsekwencję w dążeniu do standaryzacji docenia Renata Rokita, dyrektor konsultingu SAP, wiceprezes akquinet consulting. Reprezentowana przez nią firma, wraz z konsorcjantem BPX, była partnerem wdrożeniowym projektu. Jej zdaniem w Enei nie jest to puste hasło, ale realny cel systematycznie realizowany na wielu poziomach organizacji. Widać to zarówno w sposobie pracy zespołów, jak i w funkcjonowaniu Komitetu Standaryzacji, który ocenia wszystkie propozycje odstępstw od standardu przez pryzmat ich rzeczywistej wartości biznesowej. Dzięki temu akceptowane są tylko te zmiany, które faktycznie przynoszą korzyści całej grupie.

W Enei standaryzacja to nie puste hasło, lecz realny cel systematycznie realizowany na wielu poziomach organizacji

Renata Rokita podkreśla, że akquinet consulting współpracuje z Grupą Enea już od wielu lat.

– Niezmiennie duże wrażenie robi na nas wiedza i doświadczenie zespołu Grupy Enea. Łączy on kompetencje technologiczne z biznesowymi, co jest jednym z kluczowych czynników sukcesu przedsięwzięcia – podkreśla nasza rozmówczyni.

Według niej, do projektu oddelegowano najbardziej kompetentne osoby, które przez wiele miesięcy pracowały z dużą intensywnością i zaangażowaniem. Zespół był dobrze przygotowany, znał cele i efekty, jakie Grupa Enea chce osiągnąć w wyniku tego projektu. Dzięki temu nawet trudne decyzje zapadały sprawnie. Komitet Standaryzacji szybko dostarczał informacji zwrotnej, co pozwalało utrzymać tempo prac i konsekwentnie posuwać projekt do przodu.

– Nie sposób też nie wspomnieć o zaangażowaniu zarządu Grupy Enea. Obecność jego przedstawicieli w pracach Komitetu Sterującego, wyznaczanie kierunków działania i szybkie podejmowanie decyzji o strategicznym znaczeniu stworzyły warunki, bez których realizacja transformacji tej skali byłaby znacznie trudniejsza – mówi Renata Rokita.

Ogień w oczach i pozytywna energia

Projekt jest realizowany etapowo i ma stać się fundamentem dalszej cyfrowej transformacji Enei. Jakich efektów biznesowych należy się spodziewać po zakończeniu wdrożenia?

– Jednym z najważniejszych mierników sukcesu projektu będzie dla mnie czas, który dzięki automatyzacji procesów uda się przeznaczyć na  bardziej kreatywną pracę. W połączeniu z rozwiązaniami Business Warehouse i danymi z innych systemów stworzy to ogromną wartość dla całej organizacji – mówi Marek Lelątko.

Jego zdaniem przyszłość energetyki będzie oparta na danych.

– Z tego powodu organizacje, które potrafią szybko je analizować i wykorzystywać do podejmowania decyzji, będą w stanie lepiej odpowiadać na potrzeby klientów i skuteczniej zarządzać swoimi procesami. Dlatego tak ważne jest uporządkowanie danych i zbudowanie solidnego fundamentu – mówi.

Organizacje, które potrafią szybko analizować dane i wykorzystywać je do podejmowania decyzji będą w stanie lepiej odpowiadać na potrzeby klientów i skuteczniej zarządzać swoimi procesami

Drugim ważnym efektem będzie dalsza unifikacja Grupy.

– Od lat konsekwentnie dążymy do tego, aby działać jak jedna organizacja, a nie zbiór odrębnych spółek. Ten projekt jest pod tym względem przełomowy. Nie wszystko da się ujednolicić w stu procentach, ale zbliżamy się do sytuacji, w której większość procesów będzie oparta na wspólnych standardach – dodaje Michał Przybylak.

Marek Lelątko wymienia jeszcze jedną wartość, której nie da się łatwo zmierzyć. Takie projekty zawsze pozwalają wyłonić nowe talenty.

– Widzimy ludzi, którzy angażują się ponad standard, biorą odpowiedzialność i rozwijają kompetencje przywódcze. To ogromny kapitał na przyszłość. Nowoczesne wdrożenie tej skali jest często dla takich osób akceleratorem rozwoju i szansą, by zrobić coś naprawdę ciekawego i wartościowego – podsumowuje.

I dodaje:

-  Kiedy odwiedzam spółki i spotykam się z zespołami, widzę ich zaangażowanie i pozytywną energię. Realizacja zmiany wymaga dużego wysiłku, ale pracownicy dostrzegają jej sens i pierwsze efekty. To właśnie dlatego projekt spotyka się z tak dobrym przyjęciem w całej organizacji – zapewnia.

Główne wnioski

1. Transformacja SAP w Enei to nie projekt informatyczny, lecz strategiczna zmiana modelu funkcjonowania całej Grupy, wspierająca jej cele biznesowe i energetyczne.
2. Kluczem do sukcesu jest standaryzacja procesów, uporządkowanie danych oraz stworzenie wspólnego środowiska pracy dla wszystkich spółek Grupy.
3. Największą wartością projektu mogą okazać się nie tylko oszczędności i automatyzacja, ale także lepsze wykorzystanie danych, rozwój kompetencji pracowników oraz gotowość do wdrażania rozwiązań AI.

Artykuł powstał na zlecenie SAP.