KSeF na ostatniej prostej. „Wielu przedsiębiorców zwleka, bo myśli, że to tylko zmiana technologiczna”

– Jak ocenić poziom przygotowania polskich firm do KSeF? Dla wielu z nich to temat „na później”. Przedsiębiorcy często żyją w przeświadczeniu, że mówimy jedynie o reformie na poziomie technologicznym i że można postawić na nogi jedynie dział IT. Tymczasem nie chodzi tylko o to, abyśmy byli w stanie wysłać dane do urzędu skarbowego. Biznes powinien wykorzystać ten ustawowy „przymus” na własną korzyść. Wydaję mi się, że taka refleksja pojawi się dopiero w lutym 2026 r. – mówi Agnieszka Ławnicka radca prawny i doradca podatkowy w kancelarii Tomczykowski Tomczykowska.

KSeF w pigułce

Od lutego przyszłego roku przedsiębiorcy zobligowani będą do wystawiania faktur w systemie KSeF. Mowa o jednolitej fakturze w formie ustrukturyzowanego pliku XML, która zastąpi stosowane dziś faktury w PDF-ie lub papierowe druki. Na początku będzie to obowiązek największych firm, których obrót wynosi co najmniej 200 mln zł. Takie przedsiębiorstwa będą wystawiać dokumenty w tym systemie od lutego 2026 r. Pozostałe firmy będą miały taki obowiązek od 1 kwietnia. Jedynie firmy o łącznej sprzedaży nieprzekraczającej 10 tys. zł miesięcznie będą mogły wstrzymać się do końca przyszłego roku. W praktyce jednak kluczowym miesiącem dla wszystkich przedsiębiorców będzie luty. Każdy bowiem będzie musiał – co do zasady – móc odebrać fakturę z KSeF.

Przeczytaj: KSeF, czyli koniec epoki bloczków z fakturami. „Kosztowna rewolucja, która ostatecznie ułatwi życie firm”

– Reforma wymusi rezygnację z faktur innego typu niż ustrukturyzowane pliki, zarówno przez małych, jak i dużych. Co prawda obrót międzynarodowy czy też relacja B2C dopuści jeszcze np. papierowe dokumenty, jednak od przyszłego roku będzie coraz mniej przestrzeni na faktury inne niż te wystawione w KSeF – mówi Agnieszka Ławnicka.

KSeF w 2026 r. dotyczył będzie ponad 2,8 mln przedsiębiorstw. Ilu z nich obecnie deklaruje gotowość do zmian?

Kto jest gotowy na KSeF?

Z najnowszego raportu Grupy Asseco „Gotowość polskich firm na KSeF” wynika, że 10 proc. firm nie podjęło żadnych działań mających na celu przygotowanie organizacji do wymogów nowej regulacji. 42 proc. respondentów deklaruje pełną gotowość do obsługi dokumentów księgowych zgodnie z wymogami regulatora.

Pod koniec października Symfonia opublikowała raport „Gotowość biur rachunkowych do wdrożenia KSeF”. Tu wnioski są alarmujące. 69 proc. respondentów nie rozpoczęło jeszcze żadnych przygotowań do obsługi klientów w nowym modelu.

Przeczytaj: Zniesienie ulgi podatkowej gwoździem do trumny dla branży IT? „Zamiast walczyć z wyłudzeniami, odcinamy cały segment rynku”

Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt przypomina, że KSeF to nie tylko zmiana faktury formatu, lecz nowa logika obiegu dokumentów. Ta wymaga wcześniejszego planowania, a nie jedynie zaangażowania działu IT.

– Od losowych plików i maili do jednego, wspólnego rejestru z jasnym momentem powstania i doręczenia faktury (nadanie numeru KSeF). To fundament dla automatyzacji księgowości, krótszych terminów zwrotu VAT i sprawniejszego cash‑flow w firmach. Przedsiębiorcy, którzy wykorzystają najbliższe dni na dopięcie procesów, wejdą w nowy system płynnie, ale też z przewagą – mówi Piotr Juszczyk.

Zdaniem ekspertów w biznesie wciąż pokutuje przekonanie, że mamy do czynienia ze zmianą wyłącznie technologiczną, o czym mówi Agnieszka Ławnicka. W opinii naszej rozmówczyni przedsiębiorcy powinni wykorzystać dane przekazywane skarbówce. Należy jednak spojrzeć na nie nieco inaczej niż fiskus.

„Najwięcej pieniędzy kryje się w informacji”

Nasza rozmówczyni zwraca uwagę, że urzędy skarbowe wiedzą o podatniku tyle, że „Pegasus okazałby się zbędny”. Ekspertka radzi, by oswoić się z tą myślą i próbować przekuć obowiązkowe raportowanie we własny sukces.

Musimy dostosować podatki do biznesu, bo nie jesteśmy w stanie ich uniknąć. Warto inaczej spojrzeć na kwestię transparentności podatkowej. Czy raportowanie w KSeF to nasz przykry obowiązek, czy może uda nam się wykorzystać dane dostarczane fiskusowi?

– Musimy dostosować nasze podejście do podatków i do biznesu, skoro nie jesteśmy w stanie ich uniknąć. Warto inaczej spojrzeć na kwestię transparentności podatkowej. Czy raportowanie w KSeF to nasz przykry obowiązek, czy może możemy efektywnie wykorzystać dane dostarczane fiskusowi? Najwięcej pieniędzy kryje się w informacji. Wygenerowanie z tych danych informacji o transakcjach, nieścisłościach i kontaktach nie będzie problemem w dobie AI. To dla przedsiębiorców jasna wskazówka, które koszty są zbędne, a które transakcje mniej opłacalne – wyjaśnia Agnieszka Ławnicka.

Zdaniem naszej rozmówczyni taka transparentność może być także narzędziem marketingowym. Unikanie podatków na przestrzeni lat stało się bowiem passé, transparentność w zakresie płaconych podatków może być atutem firm na rynku.

Co z małymi firmami?

Choć w XXI w. słowo cyfryzacja odmieniane jest niemalże przez wszystkie przypadki, to wciąż lokalne biznesy żyją offline. Ich także dotyczyć będzie KSeF. Eksperci nie ukrywają, że w rozmowie o tej reformie więcej mówi się o gigantach, gdyż to ich blokują wewnętrzne procedury i to ich zwykle dotyczą tony faktur, przy których korzystanie z bezpłatnego narzędzia Ministerstwa Finansów wymagałoby niejednokrotnie stworzenia odrębnego etatu.

Większe firmy zapewne postawią na oprogramowanie zapewniające większą automatyzację. Ministerstwo w tym przypadku niejako przerzuciło koszty reformy na biznes.

– Mogłoby się wydawać, że małe firmy mają kilka faktur, z którymi sobie poradzą. Jednak te często mają do czynienia z bardzo wieloma dokumentami, ale opiewającymi na niewielkie kwoty. Ci przedsiębiorcy muszą sobie poradzić z tym wyzwaniem. Większe firmy zapewne postawią na oprogramowanie zapewniające większą automatyzację. Ministerstwo w tym przypadku niejako przerzuciło koszty reformy na biznes – wyjaśnia Agnieszka Ławnicka.

Piotr Juszczyk dodaje, że przedsiębiorców skusić mogą zachęty systemowe, m.in. skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT do 40 dni.

– Według mnie dobrze poukładany proces w KSeF, mimo naturalnej rezerwy części przedsiębiorców, realnie może przyspieszyć obieg dokumentów firmowych – podsumowuje ekspert.

Główne wnioski

1. Krajowy System e-Faktur zacznie obowiązywać w lutym 2026 r. To termin kluczowy nie tylko dla dużych firm, lecz także dla mniejszych podmiotów, które będą odbierały faktury w tym systemie. Brak dostępu do KSeF i prośby o faktury mailowe lub papierowe będzie zdaniem ekspertów oznaczało wykluczenie z rynku.
2. Firmy, które przystosują swoje systemy nie tylko do odbioru faktury w KSeF, lecz także do wysyłki faktur, zyskają przewagę konkurencyjną. Automatyzacja księgowości ułatwi współpracę z większymi kontrahentami i zapewni stronom szybszy obieg dokumentów.
3. Eksperci przekonują, że reforma KSeF to nie tylko zmiana na poziomie wdrożenia technologii. To zmiana logistyki w księgowości, którą przedsiębiorcy mogą wykorzystać dla własnych celów – promocyjnych lub analitycznych. Dane, które i tak będą zmuszeni kompletować na potrzeby skarbówki, będą mogli bowiem – niejako przy okazji – wykorzystać w celach biznesowych.