KSeF wielką niewiadomą, a terminy gonią. „Tylko 13 proc. przedsiębiorców wdrożyło rozwiązania”

1 lutego startuje jedna z największych w ostatnich latach zmian w obszarze fakturowania. Najpierw obejmie ona największe podmioty, a w kolejnych miesiącach – mniejsze firmy. Do 2027 r. papierowe faktury oraz pliki PDF mają w dużej mierze ustąpić miejsca dokumentom ustrukturyzowanym. Eksperci z inFaktu sprawdzili, jak wygląda poziom wiedzy i realne przygotowanie przedsiębiorców do wdrożenia KSeF.

Świadomi zmian, świadomie odraczają działania

Polskim przedsiębiorcom pojęcie e-faktury nie jest obce, a świadomość istnienia dokumentów ustrukturyzowanych rośnie – przynajmniej deklaratywnie. W praktyce jednak poziom przygotowania firm do reformy pozostaje niski.

Co czwarty przedsiębiorca nie potrafi wskazać daty wejścia w życie nowych przepisów – wynika z badania inFaktu. Jednocześnie tylko 13 proc. przedsiębiorców wdrożyło rozwiązania umożliwiające integrację z KSeF, a 32 proc. znajduje się w trakcie tego procesu. 18 proc. ankietowanych w ogóle nie planuje w najbliższym czasie żadnych działań związanych z KSeF.

Przeczytaj: KSeF na ostatniej prostej. „Wielu przedsiębiorców zwleka, bo myśli, że to tylko zmiana technologiczna”

Relatywnie wysoki jest sam poziom świadomości istnienia systemu – 78 proc. badanych słyszało o KSeF. To niemal dwukrotnie więcej niż w badaniu z 2024 r. Warto jednak pamiętać, że system funkcjonuje jako rozwiązanie dobrowolne od 2022 r., a jego obowiązkowe wdrożenie było przez Ministerstwo Finansów kilkukrotnie przesuwane.

Z badania wynika, że wiedza o KSeF pochodzi głównie z dwóch kanałów: od księgowych (37 proc. wskazań) oraz z mediów (25 proc.). Kampanie administracji publicznej – szkolenia Krajowej Administracji Skarbowej, webinary czy spotkania informacyjne – pozostają znacznie mniej widoczne.

Dlaczego firmy zwlekają z KSeF?

Analiza inFaktu pokazuje, że kluczowymi barierami są koszty i obciążenia administracyjne. 68 proc. ankietowanych obawia się, że KSeF wygeneruje dodatkowe wydatki technologiczne, a 44 proc. uważa, że system zwiększy poziom biurokracji.

– Z perspektywy przedsiębiorców problemem nie jest sam KSeF, lecz sposób jego wdrażania. Firmy rozumieją, że cyfryzacja jest nieunikniona, ale dziś widzą przede wszystkim koszty, ryzyko awarii i brak stabilności. Bez jasnej komunikacji i realnego wsparcia wdrożeniowego KSeF będzie postrzegany nie jako ułatwienie, lecz kolejne obciążenie administracyjne – komentuje Piotr Juszczyk, doradca podatkowy w firmie inFakt.

Przeczytaj: Trudne pożegnanie z papierem. Ministerstwo Finansów: musimy oduczyć się drukowania faktur

Przedsiębiorcy – jak dodaje ekspert – obawiają się także ryzyka ataku hakerskiego oraz zwiększonej, w praktyce permanentnej, kontroli skarbówki. Ta będzie miała dostęp do faktur w czasie rzeczywistym. Firmy wskazują również na problemy organizacyjne. Wieloletnie fakturowanie „na papierze” wymaga – poza przeszkoleniem kadr – wypracowania nowych nawyków, które na dobre wpiszą się w relacje biznesowe.

Nie warto zwlekać z KSeF...

… powtarzają niczym mantrę resort finansów i eksperci podatkowi. Dlaczego? Choć w przypadku największych firm mówimy już raczej o wdrażaniu KSeF „na ostatnią chwilę”, to mniejsze podmioty także już teraz mogą zacząć żegnać się z dotychczasowym sposobem fakturowania. Warto w tym miejscu przywołać korzyści wynikające z wdrożenia systemu e-faktur.

Przeczytaj: KSeF, czyli koniec epoki bloczków z fakturami. „Kosztowna rewolucja, która ostatecznie ułatwi życie firm”

Po pierwsze: przewaga konkurencyjna.

1 lutego to data istotna nie tylko dla największych przedsiębiorstw, lecz także dla mniejszych firm. Jeśli będą one w stanie odbierać faktury w KSeF, zyskają przewagę nad kontrahentami, którzy tego nie zrobią. W KSeF nie jest co prawda wymagana akceptacja faktury przez odbiorcę – resort finansów wskazuje, że dokument uznaje się za otrzymany w momencie nadania mu numeru przez system. Nie trzeba więc dodatkowo czekać na potwierdzenie od kontrahenta. Jedynie w niektórych szczególnych przypadkach – na przykład przy fakturach dla konsumentów lub zagranicznych odbiorców – strony muszą ustalić inny sposób przekazania dokumentu, np. w formacie PDF.

– Firmy muszą być gotowe na odbiór faktur w KSeF. To wyłącznie od woli większych podmiotów zależeć będzie, czy zdecydują się one udostępniać kontrahentom wizualizację faktury, czy jedynie inne potwierdzenie transakcji – wyjaśnia Piotr Juszczyk.

Przeczytaj: Prawo, podatki, składki. 12 zmian dla przedsiębiorców na 12 najbliższych miesięcy

Po drugie: cyfrowy obieg dokumentów.

KSeF może pomóc w ograniczeniu papierologii w firmach. Odpada konieczność drukowania i fizycznego archiwizowania faktur, a wraz z tym zmniejsza się ryzyko zagubienia dokumentów.

Po trzecie: szybszy zwrot VAT.

Ustawodawca przewidział, że podmioty dobrowolnie korzystające z KSeF będą mogły liczyć na skrócony termin zwrotu nadwyżki podatku – do 40 dni.

Po czwarte: czasowa taryfa ulgowa.

Zgodnie z art. 2 pkt 5 nowelizacji ustawy o VAT, do końca 2026 r. nie będą stosowane kary za błędy związane z obsługą KSeF.

Po piąte: mniej pomyłek i więcej danych.

Ustrukturyzowana faktura ma zawsze ten sam schemat, co ogranicza ryzyko błędów typowych dla ręcznego wprowadzania danych. Dodatkowo agregowanie informacji w jednym systemie może stać się dla firm wartościowym źródłem wiedzy biznesowej.

Największe wyzwanie u najmniejszych

Dr Anna Czarczyńska z Katedry Ekonomii Akademii Leona Koźmińskiego zwraca uwagę, że największe trudności z KSeF mogą mieć najmniejsze podmioty. Ich „działy księgowe” często ograniczają się do jednej osoby.

– Mali i mikroprzedsiębiorcy są zwykle wielozadaniowi. Nierzadko firma działa w formule „one-man show”. Obowiązek wdrożenia nowego systemu spoczywa na barkach jednego przedsiębiorcy albo jednej księgowej – podkreśla ekspertka.

Dane inFaktu pokazują, że polscy przedsiębiorcy wciąż w dużej mierze funkcjonują w tradycyjnym modelu księgowania. 40 proc. firm korzysta z usług zewnętrznych biur rachunkowych, a 39 proc. zatrudnia własnych księgowych. 10 proc. przedsiębiorców prowadzi rozliczenia samodzielnie przy użyciu programu zainstalowanego na komputerze. 6 proc. korzysta z aplikacji online, a 5 proc. nadal wystawia faktury „na papierze”, wypełniając je ręcznie.

Co w razie problemów?

W teorii wystarczy brak dostępu do internetu, by faktura nie trafiła ani do kontrahenta, ani do skarbówki. Jednak w praktyce przewidziano rozwiązania awaryjne. W przypadku niedostępności systemu po stronie podatnika, awarii lub prac serwisowych w KSeF możliwe będzie wystawienie faktury w trybie offline i przesłanie jej w ustawowym terminie. Ministerstwo Finansów zapowiedziało również możliwość wygenerowania dokumentu z kodem QR, który potwierdzi jego wystawienie nawet wtedy, gdy w danym momencie nie ma dostępu do sieci.

Co stoi za tą rewolucją? Resort finansów mówi o większej transparentności, ale w ślad za nią mają iść również pieniądze. Według zapowiedzi w najbliższej dekadzie budżet państwa ma zyskać około 10 mld zł dzięki uszczelnieniu systemu.

Główne wnioski

1. Na dwa tygodnie przed wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur jedynie 13 proc. ankietowanych przedsiębiorców jest w pełni przygotowanych do zmian. Zarówno poziom wiedzy właścicieli firm na temat KSeF, jak i poziom przygotowania pozostawiają wiele do życzenia. Choć teoretycznie termin 1 lutego w zakresie wysyłki dokumentów dotyczy tylko największych firm, to pozostałe podmioty i tak będą zobligowane do odbioru e-faktur.
2. Z badania InFaktu wynika, że główną barierą stojącą na drodze do wdrożenia KSeF jest obawa o wzrost kosztów. Przedsiębiorcom i księgowym – w szczególności w małych firmach – trudno jest rozstać się z papierem i fakturami przesyłanymi mailem. Biznes obawia się także wzrostu biurokracji, kontroli ze strony fiskusa oraz niestabilności systemu.
3. Ministerstwo Finansów zachęca do dobrowolnego wystawiania faktur w KSeF. Korzyści? Szybszy zwrot VAT, przewaga konkurencyjna, uproszczenie obiegu dokumentów i mniejsze ryzyko błędów przy jednoczesnej „taryfie ulgowej” do końca 2026 r.