KSeF zmieni branżę TSL. Małe i średnie firmy transportowe w potrzasku

KSeF, czyli krajowy system e-faktur, zacznie obowiązywać w Polsce od 1 lutego 2026 r. System będzie wprowadzany zmianowo. Na początku zaczną z niego korzystać najwięksi podatnicy, ze sprzedażą na poziomie powyżej 200 mln zł. Mniejsi przedsiębiorcy dołączą do systemu e-faktur dwa miesiące później – 1 kwietnia 2026 r.

Z danych Głównego Urzędu Statystycznego wynika, że zmianami w obrębie fakturowania zostanie objętych 2,8 mln aktywnych firm w Polsce. 2,7 mln z tej liczby to osoby fizyczne, prowadzące działalność gospodarczą. Spośród nich, 125 tys. zarejestrowanych jest jako firmy transportowe.

Wejście w życie KSeF-u wiążę się przede wszystkim z eliminacją faktur papierowych. Dotychczasowe, wysyłane w e-mailach pliki PDF zostaną zastąpione fakturami w formacie XML, które następnie trafią do nowego systemu. Po 1 kwietnia 2026 r. wystawianie tradycyjnych faktur będzie możliwe tylko w wyjątkowych sytuacjach, wyłącznie do końca 2026 r. – i to jedynie wtedy, gdy łączny obrót firmy nie przekroczy 10 tys. zł.

Mniej papierologii bywa utrudnieniem

Główną ideą KSeF-u jest pozbycie się papierowych faktur. Tymczasem w branży istotnymi dokumentami są także załączniki: potwierdzenia przewozu, listy przewozowe, dokumenty magazynowe czy raporty GPS. Do tej pory najczęściej były dołączane do faktury. KSeF ich jednak nie obsługuje, co stwarza konieczność dostarczania ich w inny sposób.

– Dotychczas faktury były przesyłane pocztą lub mailowo wraz z dokumentami transportowymi wymaganymi przez płatnika, np. listem przewozowym CMR, który umożliwia realizację krajowych i międzynarodowych transportów. KSeF nie daje możliwości na załączenie do faktury takich dokumentów w formacie wymaganym przez branżę, czyli PDF – komentuje Marcin Dudzik z grupy Eurowag.

Przedsiębiorcy będą więc musieli wysyłać faktury przez system, a pozostałe dokumenty pocztą lub mailowo – czyli tak, jak do tej pory. Z tego wynika kolejna trudność – będą one, już z fakturą, musiały być dodatkowo weryfikowane. A to może wydłużyć cały proces.

W najgorszej sytuacji są małe przedsiębiorstwa

Wprowadzenie nowego systemu fakturowania może być szczególnie uciążliwe dla mniejszych firm. Mimo że zostaną one potraktowane ulgowo, przez wprowadzenie okresu przejściowego dołączenia do systemu – będą musiały zmierzyć się z koniecznością odejścia od prostych narzędzi, takich jak Word czy Excel.

Bartosz Baca, szef produktu w firmie Done Deliveries, podkreśla, że wejście w życie KSeF może być dla wielu podmiotów ogromnym wyzwaniem. Najbardziej problematyczna może być kwestia nakładów finansowych, jakie będą musiały ponieść. Najbardziej ucierpią na tym małe i średnie firmy, które nie mają swoich wewnętrznych jednostek, zajmujących się wyłącznie automatyzacją procesów.

– Dla tych małych i średnich firm dostosowanie się do wymogów KSeF-u będzie na pewno bardzo trudne, bo będzie wiązało się z kosztami. A mówimy przecież o polskiej branży transportowej, która przeżywa w tym momencie bezdyskusyjnie swój największy kryzys w historii. Dla Done Deliveries to jest duży projekt, wiele tematów, które musimy przepracować, muszą się do tego dostosować nasi dostawcy różnych systemów. Mamy jednak swój wewnętrzny dział R&D [Research and Development, ang. badania i rozwój B+R – red.], który to robi. Myślę jednak o firmach, które tego nie mają i to jest zgroza. Nie mają na pokładzie swoich ekspertów, ludzi, którzy się na tym znają, którzy umieliby połączyć systemy, by spełnić wymogi KSeF-u – mówi w rozmowie Bartosz Baca.

Dla tych małych i średnich firm dostosowanie się do wymogów KSeF będzie na pewno bardzo trudne, bo będzie wiązało się z kosztami. A mówimy przecież o polskiej branży transportowej, która przeżywa w tym momencie bezdyskusyjnie swój największy kryzys w historii.

Zapytany o pozytywy tego rozwiązania wskazuje, że idea KSeF-u istotnie jest dobra, ale jej wdrożenie przysłania rzeczywistość.

– Ze strony administracyjnej ta idea jest dobra, robimy to po to, aby mieć pełną przejrzystość. Ale kiedy próbuję znaleźć pozytyw po stronie firm, które muszą wdrożyć, przygotować się na KSeF, to jest to bardziej doszukiwanie się pozytywów, niż stwierdzenie, że teraz będzie wspaniale i kolorowo – punktuje Bartosz Baca.

Problem z zagranicą

Branża TSL współpracuje z wieloma, także zagranicznymi kontrahentami, razem tworząc skomplikowaną strukturę. To, według ekspertów, może sprawić, że uproszczenie procedur może być dla firm z tego sektora także wyzwaniem. KSeF-owi nie podlegają bowiem firmy bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Przedsiębiorstwa te będą więc musiały być dodatkowo weryfikowane. Jednocześnie faktury dla zagranicznych kontrahentów będą musiały być wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur.

– Przedsiębiorcy będą musieli każdorazowo sprawdzać, czy dany kontrahent korzysta z KSeF-u. Od tego zależy sposób wystawienia, przekazania i otrzymania faktury, a błędna kwalifikacja może sparaliżować obieg dokumentów – ostrzega Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.pl i e-pity.pl.

Jednocześnie ekspertka przekonuje, że sam mechanizm wystawiania e-faktur nie jest skomplikowany. Wyzwaniem może być jednak samo wdrażanie systemu, przy skali działalności firm logistycznych.

Główne wnioski

1. KSeF wymusi na firmach transportowych całkowitą zmianę sposobu obiegu dokumentów, zwłaszcza ze względu na brak możliwości dołączania załączników. To oznacza konieczność równoległego wysyłania faktur przez system i dokumentów transportowych innymi kanałami. W efekcie proces weryfikacji może się wydłużyć, a ryzyko błędów – wzrosnąć.
2. Branża TSL będzie musiała prowadzić stałą weryfikację, czy dany kontrahent podlega KSeF-owi, co w transporcie międzynarodowym może być wyjątkowo czasochłonne. Błędna kwalifikacja zagranicznego partnera może sparaliżować obieg dokumentów i opóźnić płatności. To tworzy dodatkowe obciążenie dla działów księgowych i operacyjnych.
3. Najmniejsze firmy transportowe są w najtrudniejszej sytuacji, bo nie mają zaplecza IT ani budżetów na szybkie wdrożenie zintegrowanych systemów księgowych. Dla wielu z nich konieczność odejścia od narzędzi typu Word i Excel oznacza realne koszty i ryzyko operacyjne. W efekcie KSeF, mimo że ma porządkować procesy, może pogłębić różnice między dużymi a małymi graczami w branży.