Transformacja w Duna Polska. „Szybciej reagować na potrzeby biznesowe”

Audio generowane przez AI. Może zawierać błędy.

Duna Polska to jedna z czołowych firm budowlanych działających na polskim rynku. Funkcjonuje nieprzerwanie od prawie trzech dekad. Buduje drogi i mosty, rozwija infrastrukturę energetyczną, a także realizuje projekty związane z budową obiektów komercyjnych i przemysłowych. W 2024 r. zmieniła właściciela, opuszczając struktury portugalskiej grupy Mota-Engil.  Oznaczało to konieczność zbudowania własnej, niezależnej architektury IT. Przez lata organizacja korzystała z rozwiązań funkcjonujących w ramach grupy kapitałowej. Choć skutecznie wspierały one działalność organizacji w poprzednim modelu operacyjnym, nie zawsze odpowiadały specyfice lokalnego rynku i nowym celom rozwojowym spółki.

Zmiana właścicielska otworzyła firmie przestrzeń do ponownego przyjrzenia się systemom i procesom biznesowym oraz ich optymalizacji. Ważnym elementem tego procesu było wdrożenie SAP Cloud ERP, które zapewniło organizacji samodzielność operacyjną i wsparło jej dalszy rozwój.

Dziś możemy skuteczniej zarządzać kosztami, efektywniej identyfikować obszary do optymalizacji

– Podstawowym zadaniem systemu jest zwiększenie efektywności operacyjnej i zapewnienie szybkiego dostępu do wiarygodnych danych. Dzięki temu możemy skuteczniej zarządzać kosztami, efektywniej identyfikować obszary do optymalizacji i podejmować decyzje biznesowe oparte na zagregowanych i aktualnych informacjach – podkreśla Olaf Fatalski, członek zarządu Duna Polska S.A. odpowiedzialny za obszar wsparcia biznesowego.

Transformacja szersza niż mogło się wydawać

Jakub Żwirek, IT Manager w Duna Polska, przyznaje, że sytuacja związana z transformacją w spółce była specyficzna. Jej katalizatorem był przecież nie tylko rozwój firmy, ale również wspomniana zmiana właścicielska.

– Z SAP-em pracujemy od kilkunastu lat, przeszliśmy przez kilka jego wersji, więc dobrze znamy ten system i filozofię jego działania. Dotychczas korzystaliśmy jednak z rozwiązania dostarczanego w ramach grupy kapitałowej przez naszego poprzedniego właściciela. W momencie zmiany pojawiła się potrzeba zbudowania nowego środowiska, którym moglibyśmy w całości zarządzać wewnątrz spółki – wyjaśnia.

Przyznaje, że w firmie analizowano różne dostępne na rynku rozwiązania.  Jednak ostatecznie naturalnym wyborem okazało się to, by pozostać przy SAP.

Mimo to zasięg transformacji była szerszy niż mogłoby się wydawać.

– Poprzedni właściciel był dużym międzynarodowym koncernem działającym na wielu rynkach i w różnych obszarach biznesowych. W efekcie nie wszystkie wykorzystywane przez nas systemy były dobrze zintegrowane z SAP-em. Część danych trzeba było przenosić ręcznie, a część procesów w ogóle nie była odzwierciedlona w systemie – opowiada nasz rozmówca.

Podkreśla, że przy wdrożeniu zdecydowano się na pełną integrację wszystkich kluczowych systemów wspierających biznes.

Zyskaliśmy spójny obraz organizacji i znacznie lepszy przepływ informacji

– Połączyliśmy z SAP-em m.in. systemy do zarządzania sprzętem, obiegu dokumentów, HR i payroll, a także rozwiązania raportowe agregujące dane z różnych źródeł. Dzięki temu zyskaliśmy spójny obraz organizacji i znacznie lepszy przepływ informacji.

Między standaryzacją a elastycznością

Jednym z założeń projektu było oparcie procesów o standard SAP Best Practices i model Fit-to-Standard. Jak tłumaczy Jakub Żwirek, przebiegło to zaskakująco sprawnie.

– Wyszliśmy z założenia, że standardowe procesy powinny być obsługiwane przez sprawdzone rozwiązania rynkowe. Dotyczy to m.in. zakupów, finansów czy controllingu. Z kolei obszary związane z naszym know-how są wspierane przez wyspecjalizowane systemy, które zintegrowaliśmy z SAP. Dzięki temu mogliśmy wykorzystać najlepsze praktyki SAP, zachowując jednocześnie elastyczność tam, gdzie jest ona dla nas najważniejsza – wyjaśnia.

Mogliśmy wykorzystać najlepsze praktyki SAP, zachowując jednocześnie elastyczność tam, gdzie jest ona dla nas najważniejsza

Podejście to jest spójne z filozofią wdrożeń SAP.

– Wdrażanie modelu chmury publicznej opiera się na podziale na nieduże kroki, które w sposób przejrzysty prowadzą zespół do klarownego podziału zadań. Model ten daje pracownikom jasno określone role i obowiązki. Jednocześnie zachęca ich do korzystania z ustandaryzowanej dokumentacji, co ułatwia śledzenie postępów i zarządzanie zmianami. Takie podejście wspiera proces zarządzania zmianą w organizacji, od struktury organizacyjnej po codzienną pracę użytkowników końcowych, a przy tym ogranicza potrzebę kosztownych niestandardowych modyfikacji i skraca czas wdrożenia – podkreśla Alena Sysoi, SAP GROW Fast Sales Expert w SAP CEE.

Warto podkreślić, że model chmury publicznej SAP traktuje standaryzację nie jako słabość, lecz przewagę. Tym samym firma świadomie zrezygnowała z odwzorowywania każdego lokalnego wyjątku czy niestandardowego procesu. Takie podejście pozwoliło uprościć sposób działania organizacji, zwiększyć poziom automatyzacji i ograniczyć koszty związane z utrzymaniem systemów. W praktyce oznaczało to także większą przejrzystość procesów oraz lepszą kontrolę nad przepływem informacji w całej firmie.

Wyjątkowość nie wyklucza standaryzacji

Oczywiście, trzeba było do tego przekonać pracowników. Początkowo część zespołów obawiała się, że narzucona przez rozwiązanie chmurowe standaryzacja nie uwzględni specyfiki branży i codziennych potrzeb użytkowników. Kluczową rolę odegrały jednak warsztaty prowadzone w modelu „Fit-to-Standard”. W ich trakcie wspólnie analizowano procesy i porównywano je z rozwiązaniami oferowanymi przez system.

Z czasem pracownicy przekonali się do wartości poszczególnych elementów, takich jak możliwość dostosowania procesów do realnych potrzeb, uproszczenie codziennej pracy i uwolnienie firmy od konieczności samodzielnego serwisowania systemów. Dzięki temu ostatecznie standaryzacja została odebrana nie jako ograniczenie, lecz narzędzie wspierające efektywność organizacji.

Olaf Fatalski tłumaczy, że taki proces mentalny jest rzeczą zupełnie normalną. Każda firma i jej pracownicy postrzegają bowiem swoją organizację, a często także całą branżę, jako „wyjątkową”. W związku z tym często zakładają, że ta wyjątkowość powinna być odwzorowana w konkretnym systemie.

Każda firma i jej pracownicy postrzegają swoją organizację, a często także całą branżę, jako „wyjątkową”

– W rzeczywistości tak nie jest. Podstawowy model działania i procesy w wielu organizacjach nie różnią się między sobą aż tak bardzo. Co więcej, nie każde działanie operacyjne w firmie musi być odwzorowane w systemie SAP. Takie podejście niepotrzebnie komplikuje zadania i sprawia, że procesy się wydłużają. Dlatego lepszym rozwiązaniem jest oparcie danego procesu na standaryzowanym rozwiązaniu, a następnie dostosowanie go w ramach narzędzia do rzeczywistych potrzeb zespołu – mówi członek zarządu Duna Polska.

Przyznaje, że bywa to trudne, zwłaszcza na początku transformacji.

– Wiąże się to z tym, że niektóre procesy trzeba na nowo zdefiniować i poukładać. Jednak w skali całej firmy ten wysiłek okazuje się wartością. Pomógł nam po latach sprawdzić w praktyce, jakich zmian faktycznie chcemy, a które dotychczasowe postulaty okazały się zupełnie niepotrzebne – mówi Olaf Fatalski.

Wyzwanie biznesowe i technologiczne

Ogromne znaczenie w całym procesie odegrał partner wdrożeniowy, którym była firma All For One.

Jan Chmielewski, konsultant SAP FI, członek zespołu Produktów Finansowych All for One, podkreśla, że dużym wyzwaniem była skala projektu.

– Duna to duża i poważna organizacja, posiadająca bardzo rozbudowane procesy oraz wymagania w obszarze finansów. Skala i złożoność tych procesów stanowiły wyzwanie, ale jednocześnie dawały możliwość zdobycia unikalnego doświadczenia – mówi.

Szczególnie interesującym aspektem projektu był dla niego wybór przez Duna rozwiązania, które w momencie realizacji projektu było stosunkowo nową propozycją na rynku. Nasz rozmówca przyznaje, że wdrożenie systemu na tak dużą skalę pozwoliło w praktyce zweryfikować możliwości i jego ograniczenia w przypadku bardzo rozbudowanego środowiska finansowego.

– Z naszej perspektywy projekt był połączeniem dużego wyzwania biznesowego i technologicznego. Mogliśmy sprawdzić, jak standardowe możliwości SAP Cloud ERP sprawdzają się w organizacji o wysokim poziomie złożoności procesów, a jednocześnie zdobyć doświadczenie, które będzie bardzo wartościowe przy kolejnych wdrożeniach tego rozwiązania – podkreśla.

Projekt był połączeniem dużego wyzwania biznesowego i technologicznego

Przyznaje, że środowisko SAP Cloud ERP jest znacznie bardziej elastyczne, niż się tego spodziewał.

– Dzięki dużemu zaangażowaniu zespołu wdrożeniowego udało nam się opracować i dostarczyć szereg dedykowanych rozwiązań, które wspierają kontrolę i zabezpieczają kluczowe procesy finansowe Duna. Projekt pokazał, że połączenie standardowych funkcjonalności SAP z możliwościami rozszerzania systemu pozwala osiągnąć znacznie większy poziom dopasowania do konkretnych potrzeb biznesowych klienta, niż początkowo zakładaliśmy – podkreśla.

Agata Szczot, project manager i kierownik projektu ze strony All For One, podkreśla, że zespół Duny składał się z doświadczonych i bardzo świadomych użytkowników systemu.

– Klient wiedział, czego potrzebuje od systemu w celu efektywnego usprawnienia codziennej pracy – mówi.

Dodaje, że największym wyzwaniem był krótki czas wdrożenia. Projekt zainaugurowano w lutym 2025 r., a uruchomienie systemu w środowisku produkcyjnym zaplanowano na styczeń 2026 r.

Kogo stać na zaniechanie

Czy wdrożenie pozytywnie przełożyło się na koszty operacyjne? Jakub Żwirek odpowiada na to nieco przewrotnie.

– Na pytanie, czy było nas stać na wprowadzenie nowego systemu, należy odpowiedzieć innym pytaniem: czy stać nas na to, by go nie wprowadzać – wyjaśnia nasz rozmówca.

Na pytanie, czy było nas stać na wprowadzenie nowego systemu, należy odpowiedzieć innym pytaniem: czy stać nas na to, by go nie wprowadzać

IT Manager w Duna Polska podkreśla, że korzyści wynikających z wdrożenia nowego systemu nie da się sprowadzić wyłącznie do prostych wyliczeń. Oczywiście firma analizowała opłacalność projektu, jednak jego wartość znacznie przekracza same oszczędności.

– Najważniejszym efektem było uporządkowanie procesów i danych. Nowy system pozwolił lepiej kontrolować obieg informacji, zwiększyć spójność działań i ograniczyć ryzyko błędów. To korzyści, które trudno precyzyjnie wycenić. Można je porównać do sprzątania w domu. Nie zawsze jest łatwo powiedzieć, ile to kosztuje, ale wiadomo, że taka czynność ma realny wpływ na codzienne funkcjonowanie – mówi.

Co ważne, wdrożenie przygotowuje firmę na dalszy rozwój. Nowy system jest regularnie rozwijany i łatwo dostosowuje się do kolejnych aktualizacji. Dzięki temu organizacja może w przyszłości korzystać z nowych funkcjonalności bez kosztownych zmian.

Pracownicy lubią zmiany

Wdrożenie w Duna Polska objęło 17 spółek o różnej skali działalności. Bezpośrednio korzysta z niego około 200 użytkowników. Tak duże przedsięwzięcie wymagało przygotowania pracowników do nowego sposobu pracy. SAP dostarcza również metodologię wdrożenia. Zgodnie z nią istotną rolę odegrali tzw. użytkownicy kluczowi, którzy uczestniczyli w definiowaniu procesów, testach i późniejszym szkoleniu zespołów. Dzięki temu zdobywanie kompetencji odbywało się stopniowo, na kolejnych etapach projektu.

– Ułatwieniem było to, że SAP nie był dla nas nowością.  Pracownicy nie uczyli się wszystkiego od zera, mogli się natomiast skupić na nowych funkcjonalnościach i różnicach względem wcześniejszych rozwiązań – mówi Jakub Żwirek.

Większość użytkowników potraktowała nowe rozwiązanie jako naturalny krok w rozwoju firmy, a nie niepotrzebną rewolucję

Czy to znaczy, że nie było oporów przed zmianą?

– Oczywiście, że takie sytuacje się zdarzały. Większość użytkowników potraktowała jednak nowe rozwiązanie jako naturalny krok w rozwoju firmy, a nie niepotrzebną rewolucję – podkreśla nasz rozmówca.

Główne wnioski

1. Wdrożenie SAP S/4HANA Cloud Public Edition było nie tylko projektem technologicznym, ale także elementem budowania niezależności Duna Polska po zmianie właścicielskiej. Firma zyskała większą kontrolę nad systemami, danymi i procesami biznesowymi.
2. Oparcie się na standardowych procesach SAP pozwoliło uprościć sposób działania organizacji i ograniczyć zbędne modyfikacje systemu.
3. Najważniejsze efekty projektu to lepsza jakość danych, większa przejrzystość procesów oraz szybszy dostęp do informacji wspierających decyzje biznesowe. Nowe środowisko tworzy także solidne podstawy do dalszego rozwoju firmy i wdrażania kolejnych innowacji.

Artykuł powstał na zlecenie SAP.