Ułatwienia dla pracowników i firm: koniec z koniecznością zbierania paragonów

To efekt wieloetapowych konsultacji między organizacjami pracodawców, związkami zawodowymi i ZUS. Nowe rozwiązanie oznacza istotne uproszczenie procedur: mniej biurokracji dla firm, możliwość zwolnienia z obowiązku odprowadzania składek ZUS oraz większą przejrzystość w systemie świadczeń pracowniczych.

– Cieszymy się, że ZUS wykazał otwartość na postulaty pracodawców. Nowoczesne podejście do kontroli benefitów żywieniowych nie tylko jest możliwe – jest konieczne. To słuszna decyzja, która realnie wspiera rozwój rynku pracy – podkreśla prof. Grażyna Spytek-Bandurska, prawnik i politolog, pracownik naukowy Uniwersytetu Warszawskiego, ekspertka ds. stosunków pracy, dialogu społecznego i rynku pracy w FPP, członkini Rady Dialogu Społecznego.

Dotychczasowe interpretacje w których nakładano obowiązek zbierania i przechowywania paragonów, stanowiły istotne obciążenie dla firm i pracowników.  Nowe podejście ZUS umożliwia rezygnację z tej praktyki, pod warunkiem wprowadzenia odpowiednich zabezpieczeń systemowych.

Chodzi m.in. o odpowiednio przygotowane regulaminy – zarówno wewnętrzne, jak i zawarte
z wydawcą kart – które jasno określą zasady korzystania z benefitów żywieniowych. Karty mają być wykorzystywane wyłącznie na zakup posiłków – w lokalach gastronomicznych i punktach handlowych oferujących gotowe dania. Zabronione będzie użycie kart do zakupu alkoholu, wyrobów tytoniowych oraz wypłat gotówki.

– Zasada zaufania do obywatela funkcjonuje już w polskim systemie świadczeń. Przykładowo: beneficjenci programów 800+ czy Dobry Start nie muszą przedstawiać dowodów zakupu. Brak takiego podejścia w przypadku benefitów żywieniowych był niespójny i wymagał zmiany – zauważa prof. Grażyna Spytek-Bandurska.

W wyniku rozmów z różnymi stronami rynku pracy wypracowano kompromis. Umożliwia on zaakceptowanie funkcjonującej praktyki rynkowej i rezygnację z obowiązku zbierania paragonów, o ile wprowadzone zostaną odpowiednie zabezpieczenia formalne i techniczne.

Pracodawcy powinni wdrożyć dwa regulaminy – wewnętrzny oraz przygotowany przez wydawcę karty – jasno określające zasady wydatkowania środków wyłącznie na posiłki. Wśród kluczowych zapisów znajdują się:

• zakaz używania karty do zakupu innych produktów, w tym alkoholu i tytoniu,
• techniczne ograniczenia uniemożliwiające obrót gotówkowy (np. brak możliwości wypłaty z bankomatów, brak cashbacku),
• obowiązek złożenia przez pracownika pisemnego oświadczenia i zobowiązania do przestrzegania regulaminu.

Karty powinny być technicznie przystosowane do realizacji płatności wyłącznie  w punktach gastronomicznych i spożywczych oferujących gotowe posiłki, a taka informacja powinna być również widoczna na samej karcie.

Dodatkowo, w ramach umowy z akceptantem kart, wydawcy zyskają prawo do kontroli poprawności ich użytkowania – pod rygorem wykluczenia z sieci akceptacji. Na żądanie pracodawcy, wydawca będzie zobowiązany do udostępnienia raportu umożliwiającego weryfikację prawidłowego wykorzystania środków.

– To rozwiązanie to kompromis: zapewnia kontrolę i bezpieczeństwo, ale bez zbędnej biurokracji. Dzięki temu więcej firm będzie mogło wprowadzać benefity żywieniowe w formie przedpłaconych kart na posiłki, a pracownicy zyskają realne wsparcie w codziennym funkcjonowaniu – dodaje ekspertka FPP.

Nowe podejście to również krok w stronę wzmacniania idei work-life balance. Ułatwienie dostępu do posiłków w miejscu pracy pozytywnie wpływa na zdrowie, samopoczucie i efektywność pracowników. Coraz więcej firm – szczególnie w sektorach z dużą rotacją kadr – traktuje ten rodzaj świadczenia jako element strategii zatrudnienia i budowania lojalności zespołu.

 – To ważny sygnał, że administracja publiczna potrafi słuchać i reagować na potrzeby rynku. Wspólna praca z ZUS przyniosła konkretne efekty. Tak właśnie powinien wyglądać dialog społeczny: skuteczny i nastawiony na rozwiązania – podsumowuje prof. Grażyna Spytek-Bandurska.

Federacja Przedsiębiorców Polskich liczy na kolejne kroki w kierunku upraszczania procedur związanych ze świadczeniami pracowniczymi. Rezygnacja z obowiązku zbierania paragonów przy korzystaniu z kart przedpłaconych na posiłki to dobry przykład, jak można wspierać pracodawców i jednocześnie realnie pomagać pracownikom. Dzięki uproszczeniom firmy mogą z większym spokojem sięgać po benefity pozapłacowe – wspierające nie tylko efektywność, ale też codzienne potrzeby zatrudnionych.

Materiał partnerski FFP

Główne wnioski

1. Zniesienie obowiązku zbierania paragonów przy korzystaniu z kart przedpłaconych na posiłki oznacza mniej biurokracji dla firm i pracowników, co zachęca więcej pracodawców do oferowania tego rodzaju benefitów żywieniowych.
2. Aby korzystać z uproszczonych zasad, firmy muszą wdrożyć i stosować odpowiednie regulaminy, które pracownik pisemnie jest zobowiązany potwierdzić i przestrzegać. Karty przedpłacone na posiłki powinny umożliwiać technicznie płatności tylko w gastronomii i punktach spożywczych oferujących posiłki. Taka informacja powinna być zawarta na samej karcie. Dodatkowo wydawcy kart w ramach umowy z akceptantem kart będą mieli uprawnienie do kontroli prawidłowej akceptacji kart pod sankcją wykluczenia ich z sieci akceptacji. Na żądanie pracodawcy wydawca udostępni pracodawcy raport celem weryfikacji prawidłowego wykorzystania środków.
3. Nowe podejście ZUS to efekt konsultacji z organizacjami pracodawców i związkami zawodowymi, pokazujące skuteczność dialogu społecznego i kierunek zmian wspierających rozwój rynku pracy oraz poprawę dobrostanu pracowników.