Urlop prawem i obowiązkiem. Po 30 września mogą posypać się kary

Na czarnej liście Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) regularnie pojawiają się pracodawcy łamiący art. 168 Kodeksu pracy. Ten mówi o konieczności udzielenia pracownikowi urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W obliczu niedoborów kadrowych trzymanie się litery prawa wymaga od pracodawców sprawnej organizacji pracy. To często jest dla nich nie lada wyzwaniem. Liczba uzasadnionych kontroli, a także obserwacje ekspertów ds. prawa pracy nie pozostawiają złudzeń: w firmach konieczne są zmiany.

Zaległy urlop. Co mówią przepisy

W świetle prawa pracy każdy etatowy pracownik ma prawo do 20 lub 26 dni urlopowych w ciągu roku. Ich liczba zależna jest od stażu pracy. Kiedy urlop staje się „zaległy”? Adwokatka Daria Skrzypczak-Kozikowska z kancelarii Kozikowski&Partners wyjaśnia, że jeśli pracownik nie wykorzysta urlopu w roku, w którym nabył do niego prawo, urlop ten staje się urlopem zaległym i przechodzi na kolejny rok kalendarzowy. Zaległego urlopu pracodawca powinien udzielić zatrudnionemu do 30 września. Najpóźniej tego dnia powinien rozpocząć się jego pierwszy dzień wolny od pracy. Tak jednak nie zawsze się dzieje.

– Najczęstsze naruszenia dotyczą tego, że pracodawca nie dopilnowuje, aby urlop został wykorzystany w terminie – czyli w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, lub najpóźniej do 30 września roku następnego. Również zdarza się, że pracodawca odmawia udzielenia urlopu w terminie wskazanym przez pracownika (odkłada na później) tłumacząc to względami organizacyjnymi czy brakami kadrowymi – wyjaśnia prawniczka.

Wykres interaktywny

Pełny ekran

Zaległy urlop. Jak postępują pracodawcy

W konsekwencji taki pracodawca naraża się na kontrole PIP. W rocznym sprawozdaniu inspekcji przewinienia pracodawców rozpisano w podziale na różne gałęzie rynku. Tytułem przykładu, w prawie połowie (46,3 proc.) kontroli, która objęła samorządy, stwierdzono naruszenie obowiązku udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego 30 września następnego roku kalendarzowego. Obowiązek ten został naruszony wobec 796 pracowników urzędów.

Z raportu wynika, że powodem nieudzielenia pracownikom urlopu we wskazanym terminie były głównie braki kadrowe. Dyrektorzy urzędów musieli bowiem zapewnić bieżącą obsługę obywateli przy braku rąk do pracy. W raporcie czytamy także o niedostatecznej znajomości prawa i nieskutecznym systemie planowania urlopów.

Przeczytaj: 4 zmiany w prawie pracy: urlopy, staż, L4 i tzw. śmieciówki. Pracownicy zyskają, co z pracodawcami?

– W dużych firmach to pokłosie błędów organizacyjnych – trudności z pogodzeniem terminów i braku planowania. W mniejszych przedsiębiorstwach często decyduje niewiedza właściciela lub obawa, że pracownik odejdzie, jeśli otrzyma „za dużo wolnego”. Dane PIP pokazują, że szczególnie narażone są jednostki samorządowe, ale podobne problemy występują w mikroprzedsiębiorstwach – mówi Magda Pietkiewicz, ekspertka ds. HR i inicjatorka platformy Enpulse.

Nie tylko „prywaciarze". Tak wyglądają urlopy w urzędach

W przypadku samorządów górę wzięła niewiedza. Jak czytamy w sprawozdaniu PIP: „w ocenie inspektorów pracy stwierdzone naruszenia przepisów o czasie pracy nie nosiły znamion złośliwego działania pracodawcy, ale wynikały z niedostatecznej znajomości lub nieznajomości przepisów z zakresu czasu pracy”. Zdaniem inspektorów przełożeni nieprawidłowo interpretowali przepisy bądź też nie przykładali należytej staranności do ich przestrzegania. Co więcej, w tym sektorze niektórzy pracownicy budżetówki mieli „interes”, by kumulować urlop.

Wspólnym mianownikiem wszystkich miejsc pracy jest to, że skupiają się na bieżących potrzebach organizacyjnych, a kwestie urlopów traktują jak coś, co można przesunąć lub załatwić później. W praktyce jest to działanie pozornie korzystne

„Szczególnym problemem jest kumulowanie urlopów wypoczynkowych przez pracowników będących osobami pełniącymi funkcję z wyboru przez okres trwania kadencji. W przypadku tych pracowników przyczynami są presja związana z pełnieniem funkcji publicznej i licznymi obowiązkami zawodowymi oraz chęć pozyskania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wraz z wygaśnięciem mandatu” – czytamy w sprawozdaniu PIP.

– Wspólnym mianownikiem wszystkich miejsc pracy jest to, że skupiają się na bieżących potrzebach organizacyjnych. Kwestie urlopów traktują jak coś, co można przesunąć lub załatwić później. W praktyce jest to działanie pozornie korzystne, ale w dłuższej perspektywie odbija się na zdrowiu pracowników i stabilności całej organizacji. Zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym pojawia się też chęć pracowników do posiadania skumulowanej liczby dni urlopowych w celu wykorzystania na dłuższy wypoczynek – dodaje Daria Skrzypczak-Kozikowska.

Ekwiwalent za urlop? PIP: wolne tylko w naturze

Z ekwiwalentem za urlop wiążą się także inne przewinienia pracodawców. Tomasz Krokwa z kancelarii Pilawska Zorski Adwokaci wyjaśnia, że wśród zaniedbań pracodawców obok kwestii dopracowania harmonogramów urlopowych pojawiają się próby zastępowania urlopów ekwiwalentem, pomimo faktu, że stosunek pracy nadal trwa.

– Stosownie do art. 171 KP za niewykorzystany urlop może być przyznany ekwiwalent, ale w sytuacji, gdy stosunek pracy został rozwiązany albo wygasł i pracownik nie zdąży go wykorzystać. Co do możliwości zrzeczenia się urlopu art. 152 KP nie pozostawia tutaj żadnej wątpliwości, tj. zrzeczenie się urlopu przez pracownika jest niemożliwe. Sumarycznie nie zaleca się stosowania praktyk wypłacania ekwiwalentu, jeżeli umowa o pracę nadal trwa – wyjaśnia nasz rozmówca.

Przeczytaj: ZUS cofnął zasiłek tysiącom „chorych” na L4. Gdzie kończy się rekonwalescencja, a zaczyna nadużycie?

Na powyższy problem uwagę zwróciła także PIP, która wyjaśniła, iż „urlop powinien być odebrany wyłącznie w naturze”.

„Urlop ze względu na swój cel powinien być wykorzystany w naturze. Ekwiwalent pieniężny nie zastąpi urlopu (odpoczynku) i nie taka jest jego funkcja. Celem regulacji prawa o urlopach nie jest bowiem to, by pracownik zamiast urlopu otrzymywał ekwiwalent pieniężny. Konstytucja RP w art. 66 ust. 2 stanowi, że pracownik ma prawo do określonych w ustawie corocznych płatnych urlopów. Kodeks pracy realizuje to prawo i wystarczająco jasno reguluje zasady wykorzystywania urlopu wypoczynkowego” – czytamy w komunikacie PIP.

Skumulowany urlop to problemy przy rozstaniu

Daria Skrzypczak-Kozikowska wyjaśnia, że pokłosiem kumulacji urlopowych są problemy z wypłatą ekwiwalentu. Z danych PIP wynika, że pracodawcy mają problem nawet z tym legalnie wypłacanym ekwiwalentem, czyli wynagrodzeniem za niewykorzystany urlop po ustaniu stosunku pracy. Niemal połowa kontrolowanych pracodawców (49 proc.), na których ciążył ten obowiązek, nie wywiązała się prawidłowo ze swej powinności. PIP podaje, że co najmniej 15 proc. spośród ogółu uprawnionych nie otrzymało powyższego świadczenia. Ten sam odsetek uprawnionych pracowników otrzymał je po terminie płatności lub w niepełnej wysokości.

– Jeśli odchodzący pracownik nie wykorzystał dotychczas skumulowanego urlopu, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane dni. To bywa dużym obciążeniem finansowym dla pracodawcy, zwłaszcza gdy urlopy były kumulowane przez kilka lat. Warto też pamiętać, że roszczenia o urlop i ekwiwalent przedawniają się z upływem trzech lat od dnia, w którym urlop stał się wymagalny. To w praktyce oznacza, że pracownik może dochodzić zaległych roszczeń nawet kilka lat po ich powstaniu – wyjaśnia ekspertka.

Po czyjej stronie stoi prawo?

W kwestii urlopów pracodawca ma raczej przewagę nad pracownikiem. Prawo bowiem zezwala mu na wysłanie pracownika na urlop, którego ten nie może odmówić. Z drugiej strony jednak przełożony ma możliwość odmowy wniosku urlopowego pracownika. O tę dysproporcję pytamy Magdę Pietkiewicz.

– Prawo daje pracodawcy istotną przewagę w zakresie wyznaczania urlopów. To on zatwierdza terminy urlopów i może odmówić udzielenia ich np. z powodu braków kadrowych. Z drugiej strony to pracodawca odpowiada za to, żeby zaległy urlop został udzielony w ustawowym terminie. Nie wynika to ze złej woli, ale z dbania o dobro przedsiębiorstwa. Ostatecznie to właśnie pracodawca jest rozliczany – zarówno przez pracowników, jak i przez instytucje publiczne – z tego, czy wywiązuje się ze swoich obowiązków – wyjaśnia nasza rozmówczyni.

Przeczytaj: Pilotaż skróconego czasu pracy z barierami. „Nie spodziewajmy się masowych zgłoszeń”

– Choć orzecznictwo Sądu Najwyższego potwierdza, że w ostateczności pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop nawet wbrew jego woli, stanowiska w tym zakresie są rozbieżne. Część orzecznictwa Sądu Najwyższego oraz Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej wskazują, że pracodawca ma takie prawo, skoro spoczywa na nim obowiązek udzielenia urlopu zaległego do 30 września. Z kolei Państwowa Inspekcja Pracy stoi na stanowisku, że jednostronne wysłanie pracownika na urlop – poza okresem wypowiedzenia – wkracza w jego prawa i jest niedopuszczalne – dodaje z kolei Daria Skrzypczak-Kozikowska.

Eksperci są zgodni, że najlepszym wyjściem z sytuacji jest kompromis.

Jak sprawić, by biura nie świeciły pustkami?

Obowiązek udzielenia pracownikom urlopów w wymaganym przez prawo terminie bywa nie lada wyzwaniem, w szczególności w miesiącach wakacyjnych. Każdy pracodawca zobowiązany jest do sporządzania dokumentacji, w której ewidencjonuje m.in. urlopy wypoczynkowe. Tomasz Krokwa doradza, by urlopy rozkładać w tym planie na cały rok.

– Pracodawcy mierzący się z brakami kadrowymi czasami podejmują próby kumulowania niewykorzystanego przez pracowników urlopu. Ciężar zapewnienia ciągłości pracy i jej prawidłowej organizacji spoczywa na pracodawcy. Prawo nie wymusza obowiązku wysłania wszystkich pracowników na urlop w jednym terminie. Harmonogramy lub plany urlopów powinny być opracowane w taki sposób, aby takim przypadkom przeciwdziałać. W skrajnym wypadku pracodawca, aby zrealizować ciążące na nim obowiązki i nie narazić się na grzywnę, może rozważyć zatrudnienie nowych osób – stwierdza Tomasz Krokwa.

Przeczytaj: Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Koniec podatkowego eldorado?

– Dobrym rozwiązaniem dla pracodawcy jest wprowadzenie obowiązku wskazania przez pracownika terminu wykorzystania zaległego urlopu. Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy, taki urlop musi być udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku. Brak współpracy ze strony pracownika w tym zakresie może być traktowany jako naruszenie porządku pracy i skutkować zastosowaniem kar porządkowych (art. 108 k.p.). Dzięki temu pracodawca zachowuje kontrolę nad organizacją urlopów i minimalizuje ryzyko zatorów kadrowych – dodaje Daria Skrzypczak-Kozikowska.

– Nie trzeba wysyłać na urlop wszystkich pracowników jednocześnie. To pracodawca odpowiada za organizację pracy i powinien tak zaplanować grafiki, aby umożliwić wykorzystanie zaległych urlopów, bez paraliżu firmy. W praktyce często oznacza to rozłożenie terminów na poszczególne osoby lub wprowadzenie urlopów rotacyjnych. Dobra wola pracowników ma tutaj ogromne znaczenie. Dzięki współpracy łatwiej jest rozłożyć dni wolne i utrzymać płynność działania organizacji – podsumowuje z kolei Magda Pietkiewicz.

Donosy nie wszędzie są normą

Statystyki PIP jasno wskazują, że skargi są na porządku dziennym w stolicy, ale niekoniecznie np. w Białymstoku. W minionym roku PIP odnotowała ponad 43,9 tys. zgłoszeń. Pracownicy (także anonimowo) poinformowali w nich o ponad 78 tys. przypadkach łamania prawa przez pracodawcę. Najwięcej skarg skierowano do Okręgowego Inspektoratu Pracy w Warszawie – 8,6 tys., w Katowicach – 4,7 tys. i w Poznaniu – 4,6 tys. W jednostkach w Białymstoku czy w Opolu liczba skarg nie przekraczała tysiąca.

Ze sprawozdania jasno wynika także, że im mniejsza firma, tym więcej zgłoszeń. Podczas kontroli PIP za zasadne uznał 12 587 skarg na pracodawców zatrudniających mniej niż dziewięć osób. W średnich firmach, które zatrudniają do 49 osób, potwierdzono uchybienia w przypadku 6387 pracodawców. W dużych (do 249 pracowników) i w wielkich przedsiębiorstwach (powyżej 250 zatrudnionych), zasadnych skarg było mniej. Ich liczba wyniosła odpowiednio 2 974 i 1894.

Przeczytaj: Skarbówka zablokowała ponad 1,1 tys. podejrzanych kont. „Nawet uczciwa firma może znaleźć się w polu widzenia systemu”

– Jeśli pracownik, z jakiegoś powodu, nie ma możliwości przekonania przedsiębiorstwa do właściwej polityki urlopowej, to najważniejszym narzędziem jest Państwowa Inspekcja Pracy. Skargę można tam złożyć anonimowo – przekonuje Magda Pietkiewicz.

„Ciche przyzwolenie” jedynie pogorszy sprawę

Nasza rozmówczyni powołuje się także na wyniki badań platformy Enpulse.

– Brak możliwości odpoczynku i kumulowanie urlopów jest jedną z przyczyn wypalenia zawodowego. Aż 48 proc. pracowników, którzy deklarują brak równowagi praca-życie, wskazuje na problemy z urlopami i przeciążeniem obowiązkami. Dlatego walka o prawo do wypoczynku nie jest tylko kwestią formalną, ale realnie przekłada się na zdrowie psychiczne i zaangażowanie pracowników. Urlop jest jednocześnie obowiązkiem, przywilejem, a także narzędziem do wyższej efektywności pracy. To odpowiedzialność pracownika i pracodawcy – podsumowuje inicjatorka platformy Enpulse.

Walka o prawo do wypoczynku nie jest tylko kwestią formalną, ale realnie przekłada się na zdrowie psychiczne i zaangażowanie pracowników. Urlop jest jednocześnie obowiązkiem, przywilejem, a także narzędziem do wyższej efektywności pracy

– Nieprawidłowości można zgłaszać również organizacjom związkowym, np. zakładowym, branżowym albo ogólnopolskim. Pomocy można też szukać za pośrednictwem fundacji, organizacji pozarządowych, które w ramach swoich celów statutowych zajmują się ochroną praw pracowników albo świadczą darmową pomoc prawną, ostatnim wariantem jest Sąd pracy. Oczywiście w przypadku zaistnienia sporu zawsze rekomenduje się dokumentowanie sytuacji, np. zbieranie korespondencji dotyczącej wniosków urlopowych, które nie zostały udzielone. Nie stanowi żadnej tajemnicy, że ciche przyzwalanie przez pracowników na naruszanie ich praw będzie jedynie skutkować pogłębianiem się skali tych naruszeń – dodaje Tomasz Krokwa.

Główne wnioski

1. Pracodawcy w najbliższych dniach powinni wysłać pracowników za zaległe urlopy, co w wielu przedsiębiorstwach może powodować przestoje. Prawo pracy nakazuje, by pierwszy dzień takiego urlopu rozpoczął się najpóźniej 30 września.
2. Zarówno w sektorze prywatnym, jak i w budżetówce dochodzi do zjawiska kumulowania urlopów. PIP zauważyła, że z roku na rok przybywa pracodawców, którzy nie udzielają pracownikom urlopów lub zaniżają ich wymiar.
3. Eksperci są zgodni, że wśród przedsiębiorców pokutuje kwestia niewłaściwej organizacji pracy, także pod względem harmonogramu urlopowego. Wrześniowe problemy kadrowe są też pokłosiem nieznajomości prawa lub celowej kumulacji urlopów z uwagi na niedostateczny stan zatrudnienia.