Pracowałam z biura serwisowanego. Już wiem, dlaczego firmy chcą za to płacić

Od niecałego miesiąca działa tu bowiem nowe biuro serwisowane marki Ace of Space, należącej do spółki nieruchomościowej Globalworth.

Do biurowca Quattro Business Park docieram z dworca głównego w 20 min. autobusem. Całkiem nieźle. W środku wita mnie community coordinator, od której dostaję mailem dostęp do aplikacji, hasło do wifi oraz QR kod, który pozwala mi otwierać drzwi. W razie jakichkolwiek problemów mogę również przyjść do niej.

Cisza i spokój

Moim miejscem pracy jest dzisiaj zamykany pokój, który może pomieścić sześć osób – dostępny 24 godziny na dobę siedem dni w tygodniu. Mam wifi, klimatyzację, dostęp do drukarki, wody, kawy, herbaty, owoców. Cisza, spokój, możliwość koncentracji. Takich zamykanych pokojów jest tu 30.

Jest też open space, w którym można wynająć biurko ad hoc, nawet na jeden dzień, lub biurko na stałe, z zamykanym kontenerem, wtedy można zostawić tam swój monitor, dokumenty itp. Łącznie całe biuro może pomieścić 153 osoby.

– Nie chcieliśmy projektować tu takich atrakcji jak np. game roomy. Unikamy hałasu i wychodzimy z założenia, że jeśli ktoś wynajmuje biuro, to po to, żeby przede wszystkim móc się skupić i efektywnie wykorzystać czas – tłumaczy Michał Jędrzejczak, Sales Manager z Globalworth.

Ubrać się i wyjść z domu

Do dyspozycji jest za to wygłuszony, zapewniający prywatność focus room, „budki telefoniczne” do rozmów, kąciki z fotelami, sala konferencyjna. Czyli wszystko, co może być potrzebne w rozmaitych modelach pracy. I moja ulubiona część – duża kuchnia połączona przestrzenią wspólną do relaksu, pełna roślin, ziół, napojów, wyposażona w stoliki, sofy, ekran, rzutnik.

Moją uwagę zwraca też pewien drobiazg – kran w kuchni wyposażony jest w filtr, który daje wodę do picia również w opcji z bąbelkami. Teraz już nawet miłośnicy wody gazowanej mogą pić kranówkę. Im mniej plastikowych butelek tym lepiej.

Właśnie w tym miejscu spotykam Sabine Babiec-Jędrszczyk, jedną z najemczyń.
– Tutaj jem lunch i rozmawiam z ludźmi. Przychodzę tu od niedawna, a już zawarłam znajomości, które będą procentować. Poznałam już panią, która zajmuje się dotacjami oraz IT front developera, już ich czasami podpytuję o różne rzeczy, a oni mnie – mówi mi Sabine. Od 12 lat prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, firmę Golden Hunt, która zajmuje się head huntingiem. Działa przy projektach rekrutacyjnych różnych firm. W Ace of Space wynajmuje stałe biurko z możliwością zostawienia swoich rzeczy do pracy (tzw. dedicated desk) i miejsce parkingowe pod budynkiem. Przyjeżdża trzy-cztery razy w tygodniu.

– Przez 12 lat pracowałam głównie z domu i doszłam do wniosku, że jednak chcę z niego wyjść, chcę się ubrać, przyjechać. Wyszukuję kandydatów na różne stanowiska i przeprowadzam z nimi pierwszy etap rekrutacji. To się odbywa online, szczególnie że pracuję głównie dla rynku niemieckiego. Zaczęło mi brakować osobistego kontaktu z ludźmi. Praca z domu nie sprzyja produktywności. Jestem mamą, a w domu jest zawsze coś do zrobienia. Tutaj naprawdę się mogę skupić na tym, co robię. O nic nie muszę się martwić, czy jest kawa, czy jest mleko. To są takie drobne rzeczy, ale naprawdę zajmują czas, zajmują głowę. Mam tu dobry dojazd, mam ciszę i spokój, a w razie potrzeby – kontakty z innymi ludźmi – podkreśla.

Jeśli w przyszłości będzie zapraszać kandydatów na spotkania, tutaj również ma do tego warunki. Wystarczy zarezerwować przez aplikację focus room lub salę konferencyjną.
– Po prostu wysiadam z samochodu, mam wszystko, czego potrzebuję i niczym się nie muszę przejmować – dodaje.

Biuro all inclusive

To stwierdzenie jest kwintesencją koncepcji biur serwisowanych.

– Chodzi o połączenie korporacyjnego sznytu z zadbaniem o wszystko jak w hotelu. Najemca płaci stałą opłatę i nie musi już martwić się o nic więcej. Wszystko ma w pakiecie niczym „all inclusive” na wakacjach. A jeśli chce do niego dodać coś ekstra, to wszystko jest możliwe. Możemy obsługiwać korespondencję, dołożyć urządzenia do serwerowni, zorganizować imprezę integracyjną, warsztaty, catering, wynajem hotelu dla zagranicznych gości czy nawet postawić food truck przed wejściem – wylicza Michał Jędrzejczak.

Ile to kosztuje

Ceny zależą od miasta. Kwota zawsze dotyczy osoby, a nie metrów kwadratowych. W przypadku Krakowa to 1250 zł netto miesięcznie za biurko w prywatnym gabinecie, hot deski to 650 zł, a biurka dedykowane 950 zł. Można też wynająć biurko ad hoc za 50 zł za dzień.
Podobne biura działają już w Warszawie i Gdańsku, Katowicach i Wrocławiu.

Magdalena Śnieżek, Head of Flexible Office Solutions w Globalworth wyjaśnia, że największą popularnością wśród najemców cieszą się pokoje przeznaczone dla kilku osób.

– Często naszymi najemcami są klienci korporacyjni, oni poszukują zazwyczaj większych powierzchni, nawet dla kilkunastu osób z możliwością elastycznego rozwoju, czyli jeśli rośnie zespół, to w kolejnych miesiącach dobierają kolejne biura. Są też takie firmy, które na przykład mówią tak: potrzebujemy wynająć u was 20 stanowisk pracy, ale są to trzy różne zespoły i one muszą pracować oddzielnie. Wtedy dla takiej firmy tworzymy ofertę na kilka biur. Inne z kolei chcą mieć 20 pracowników razem. Wtedy łączymy pokoje, bo mamy demontowalne ściany – mówi.

Start-upy, freelancerzy, korporacje

Czy to się opłaca? –  Wynajem powierzchni elastycznych to wyjątkowo wygodne rozwiązanie dla przedsiębiorców, które umożliwia dopasowanie biura do dynamicznie zmieniających się potrzeb i możliwości firmy. Wyróżnia się krótkimi okresami najmu – już od jednego miesiąca – co pozwala na swobodę w planowaniu.

Tego typu biura są w pełni gotowe do pracy i oferują szeroki zakres udogodnień w standardzie. Najemcy zyskują dostęp do przestrzeni 24/7, wyposażonej kuchni, szybkiego internetu oraz wsparcia ekspertów na miejscu. Dzięki temu użytkownicy nie muszą martwić się o kwestie administracyjne, sprzątanie czy dodatkowe opłaty. Kolejnym atutem jest dostęp do usług concierge, które świadczy community coordinator. To osoba odpowiedzialna za zapewnienie komfortowych warunków pracy, wsparcie w organizacji spotkań biznesowych, odbiór poczty firmowej czy nawet pomoc w personalizacji przestrzeni – na przykład przez zakup dekoracyjnych roślin.

W modelu office as a service, oferowanym przez Ace of Space, przedsiębiorcy zyskują realne oszczędności czasu i zasoby wspierające rozwój ich biznesu. To rozwiązanie szczególnie atrakcyjne dla firm poszukujących elastyczności i pełnego wsparcia operacyjnego – tłumaczy Magdalena Śnieżek.

Najemcami są bardzo często start-upy, które mają już inwestorów, ale też freelancerzy czy korporacje otwierające np. nowy oddział w innym mieście.

– Bardzo nas lubi branża IT i techowa, ale mamy też prawników, notariuszy, radców prawnych czy doradców finansowych, a nawet firmę logistyczną – precyzuje.

Hybryda z przewagą biura

Popyt na takie biura rośnie, a przecież podczas pandemii nauczyliśmy się pracować w 100 proc. zdalnie i wydawało się, że już nie wrócimy do pracy stacjonarnej. Stało się inaczej.

Z przeprowadzonego w październiku tego roku badania Ace of Space we współpracy z Deloitte  wynika, że 12 proc. organizacji w Polsce planuje zwiększyć wymiar pracy stacjonarnej, a tylko 1 proc. – wymiar pracy zdalnej. Obecnie 80 proc. badanych firm pracuje hybrydowo.

– Jest to zgodne z naszymi obserwacjami dotyczącymi trendów na rynku – praca hybrydowa okrzepła i organizacje planują zachować ten model, potencjalnie rozważając ewolucję w kierunku nieco częstszej obecności w biurze – piszą autorzy raportu.

Firmy, które zwiększyły już udział pracy stacjonarnej, wskazują na korzyści takie jak – poprawa relacji i współpracy (59 proc. respondentów), wymiana wiedzy, rozwój i wdrożenie nowych pracowników (54 proc.) czy większa efektywność pracy (26 proc.). Najczęściej wskazywanym docelowym modelem jest praca hybrydowa z przewagą biura, czyli – trzy dni z biura i dwa dni z domu.

Główne wnioski

1. Po okresie popularności pracy zdalnej firmy wracają do pracy w biurach.
2. Optymalnym modelem pracy jest hybryda z przewagą obecności w biurze.
3. Biura serwisowane odpowiadają na rosnącą potrzebę rynkową wynajmu nowoczesnego biura połączonego z obsługą typu „all inclusive”.

Materiał powstał na zlecenie marki Ace of Space