Decydujący etap KSeF. Rzecznik MŚP: przedsiębiorcy potrzebują czasu, potraktujmy ich poważnie (WYWIAD)

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, wchodzi niejako w decydujący etap. Ponad 4 tys. największych firm od lutego obligatoryjnie wystawia faktury w nowym systemie. Od 1 kwietnia obowiązkowo zaczną z niego korzystać pozostali przedsiębiorcy (z wyjątkiem tych, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł). Będzie to test nie tylko dla systemu, lecz także dla biznesu, w tym sektora MŚP. Rzecznik MŚP Agnieszka Majewska w rozmowie z XYZ mówi nie tylko o przygotowaniu firm do KSeF, lecz także o innych wyzwaniach dla przedsiębiorstw, które często nie dysponują rozbudowanym zapleczem prawnym i księgowym.

„Przedsiębiorcy potrzebują czasu"

Katarzyna Witwicka-Jurek, XYZ: Sektor MŚP czeka ważne zadanie: wdrożenie KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. W piśmie do resortu finansów apelowała pani o odroczenie terminu obowiązkowego wdrożenia nowego systemu fakturowania dla przedsiębiorców. Nie jest to odosobniony głos. Konfederacja złożyła w Sejmie wniosek dotyczący wprowadzenia dobrowolności KSeF. Czy to faktycznie pomogłoby przedsiębiorcom, którzy i tak prędzej czy później będą musieli przestawić swoją księgowość na cyfrowe tory?

Agnieszka Majewska: Z perspektywy sektora MŚP najważniejsze są trzy rzeczy: przewidywalność, bezpieczeństwo wdrożenia i realna gotowość organizacyjna firm. Sam kierunek cyfryzacji obrotu gospodarczego jest słuszny i co do tego nie ma wątpliwości. KSeF może w dłuższej perspektywie uporządkować procesy i zwiększyć efektywność rozliczeń. Natomiast termin wdrożenia powinien uwzględniać faktyczne możliwości najmniejszych podmiotów.

Dlatego konsekwentnie podkreślam, że wdrożenie tak dużej zmiany musi odbywać się w sposób etapowy i proporcjonalny. Jeżeli przedsiębiorcy sygnalizują, że potrzebują czasu na dostosowanie systemów, procedur i codziennej organizacji pracy, ten głos powinien zostać potraktowany poważnie. Dobrze przygotowane wdrożenie jest po prostu w interesie wszystkich uczestników rynku, także administracji.

W piśmie do resortu finansów zaznaczyła pani, że wdrożenie KSeF może w przypadku najmniejszych firm zdezorganizować procesy księgowe. Można jednak postawić tezę, że pozostanie przy „papierze” i fakturach mailowych również prowadzi do wielości obiegów dokumentów, a w konsekwencji może generować większy chaos.

Ryzyko przejściowej złożoności rzeczywiście istnieje i warto o nim mówić otwarcie. Każda zmiana systemowa tej skali powoduje pewien okres równoległego funkcjonowania różnych rozwiązań. Z perspektywy przedsiębiorców większym zagrożeniem byłoby jednak zbyt szybkie wdrożenie, bez odpowiedniego przygotowania po stronie firm, biur rachunkowych oraz kontrahentów.

Z perspektywy przedsiębiorców większym zagrożeniem byłoby jednak zbyt szybkie wdrożenie, bez odpowiedniego przygotowania po stronie firm, biur rachunkowych oraz kontrahentów.

Istotne jest więc nie samo przesunięcie terminu. Chodzi o takie zaprojektowanie okresu przejściowego, aby był on maksymalnie czytelny. Przedsiębiorca musi wiedzieć, jaki dokument, kiedy i komu ma przekazać, a obowiązki powinny być opisane prostym językiem. Im mniej wątpliwości interpretacyjnych i wyjątków, tym mniejsze ryzyko chaosu. W tym sensie dobrze zaplanowany okres dostosowawczy może ograniczyć dezorganizację, a nie ją pogłębić.

„Firmy powinny otrzymywać papierowe kopie”

Padł także postulat wprowadzenia obowiązku przekazywania mikro- i małym firmom kopii faktur przez duże podmioty. Czy przeciąganie „okresu przejściowego” faktycznie pomoże?

To postulat bardzo praktyczny. Trzeba pamiętać, że dla wielu mikro- i małych przedsiębiorców faktura to nie tylko dokument w systemie. To także narzędzie codziennego działania: potwierdzenie transakcji, podstawa kontaktu z klientem, element obiegu wewnętrznego oraz dokument wykorzystywany w bieżących rozliczeniach operacyjnych.

Dlatego jeżeli system centralny ma stać się podstawowym kanałem obiegu faktur, należy zadbać o to, by mniejszy przedsiębiorca nie został pozbawiony wygodnego i jednoznacznego dostępu do treści dokumentu. Nie chodzi o mnożenie formalności, tylko o zapewnienie praktycznej użyteczności systemu dla tych podmiotów, które nie dysponują rozbudowanym zapleczem technologicznym.

Przeczytaj: Przedsiębiorcy sceptyczni wobec KSeF? „Ponad połowa chce odroczenia reformy” (BADANIE)

Z naszej rozmowy wyłania się obraz przedsiębiorców, którzy mają sceptyczne nastawienie do reformy fakturowej. Prawie 300 tys. podmiotów korzysta dziś z KSeF dobrowolnie. Z szacunków wynika, że w kwietniu do KSeF – już obowiązkowo – dołączy około dwóch milionów przedsiębiorców. Jak ocenia pani poziom przygotowania firm do tej reformy?

Obraz jest zróżnicowany. Są firmy dobrze zinformatyzowane, korzystające z nowoczesnych systemów księgowych i gotowe na integrację z KSeF. Są też takie, które na co dzień funkcjonują znacznie prościej, często opierając się na podstawowych narzędziach, wsparciu zewnętrznego biura rachunkowego oraz niewielkich zespołach.

Na KSeF nie można patrzeć wyłącznie przez pryzmat najlepiej przygotowanych podmiotów

Właśnie dlatego na KSeF nie można patrzeć wyłącznie przez pryzmat najlepiej przygotowanych podmiotów. W sektorze MŚP ogromne znaczenie ma codzienna praktyka: ograniczone zasoby kadrowe, koszt wdrożenia, czas potrzebny na szkolenia, ryzyko błędów i zależność od dostawców oprogramowania. Poziom cyfryzacji rośnie, co jest bardzo dobrą wiadomością, jednak tempo tej zmiany jest różne w zależności od branży, skali działalności i modelu biznesowego. Rolą państwa powinno być takie prowadzenie reformy, aby nikt nie został pozostawiony sam z kosztami i ryzykiem.

„Firmy powinny skupiać się na biznesie, nie prawie”

O jakich kosztach i ryzykach mówią dziś przedsiębiorcy?

Najczęściej powracają kwestie bardzo konkretne: koszty dostosowania systemów, integracja z używanym oprogramowaniem, odpowiedzialność za błędy techniczne, obieg faktur w relacjach z kontrahentami, dostęp do dokumentów, procedury awaryjne oraz obawa o to, czy firma poradzi sobie operacyjnie z nowym obowiązkiem.

Dla dużych organizacji tego rodzaju zmiana jest zazwyczaj projektem wdrożeniowym. Dla małej firmy bywa po prostu dodatkowym obciążeniem dla właściciela, który jednocześnie zarządza sprzedażą, personelem, płynnością i relacjami z klientami. Dlatego zwracam uwagę, że powodzenie KSeF zależy zarówno od założeń systemu, jak i od jakości komunikacji, prostoty procedur oraz zapewnienia przedsiębiorcom realnego wsparcia.

Jak z perspektywy Rzecznika MŚP wygląda wsparcie firm, które od lat mierzą się ze zmianami legislacyjnymi? O ile największe podmioty mają działy kadrowe, finansowe i księgowe, o tyle w mniejszych firmach przedsiębiorca często sam jest sobie „sterem, żeglarzem i okrętem”.

To jedno z największych wyzwań współczesnego prowadzenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy coraz częściej mierzą się z nawarstwieniem obowiązków: podatkowych, pracowniczych, cyfrowych, środowiskowych, sprawozdawczych czy konsumenckich. Dla dużych podmiotów oznacza to konieczność uruchamiania kolejnych procesów compliance. Dla najmniejszych firm często oznacza to dodatkowy stres, koszt oraz konieczność podejmowania decyzji przy ograniczonych zasobach.

Warto, aby mikroprzedsiębiorca miał możliwość skupienia się na prowadzeniu działalności, a nie na ciągłym odczytywaniu coraz bardziej skomplikowanego otoczenia prawnego.

Dlatego od dawna akcentuję potrzebę stanowienia prawa w sposób bardziej przejrzysty, stabilny i proporcjonalny. Dobra regulacja powinna być zrozumiała, odpowiednio skonsultowana i wdrażana z wyprzedzeniem. Warto, aby mikroprzedsiębiorca miał możliwość skupienia się na prowadzeniu działalności, a nie na ciągłym analizowaniu coraz bardziej skomplikowanego otoczenia prawnego.

Nie tylko KSeF. Biznes w obliczu prawnej rewolucji

Nadążanie za zmieniającym się prawem to jedno. Z jakimi wyzwaniami mierzy się dziś sektor MŚP?

Wyzwania mają dziś charakter wielowarstwowy. Z jednej strony przedsiębiorcy nadal koncentrują się na sprawach fundamentalnych: kosztach prowadzenia działalności, płynności finansowej, rynku pracy i przewidywalności otoczenia gospodarczego. Z drugiej strony dochodzi szereg nowych wyzwań, związanych z cyfryzacją, nowymi obowiązkami regulacyjnymi, bezpieczeństwem danych, zmianami konsumenckimi oraz rosnącą presją konkurencyjną.

Przedsiębiorca musi jednocześnie utrzymać rentowność, inwestować w rozwój, śledzić zmiany prawne i szybko dostosowywać organizację pracy

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca musi jednocześnie utrzymać rentowność, inwestować w rozwój, śledzić zmiany prawne i szybko dostosowywać organizację pracy. To właśnie dlatego tak ważne jest, aby nowe rozwiązania legislacyjne były projektowane z uwzględnieniem realiów sektora MŚP. Stabilność i przewidywalność otoczenia prawnego stanowią dziś jedną z podstaw odporności biznesu. W przypadku każdej reformy dotyczącej relacji między przedsiębiorcą a państwem trzeba zachować równowagę.

Przeczytaj: Cyfrowa rekonstrukcja prawa na miarę XXI w. „Uporządkujemy ponad 156 tys. aktów prawnych” (WYWIAD)

Skoro mowa o dużych reformach, na horyzoncie mamy także nadanie nowych uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy. To może nie spodobać się firmom z sektora MŚP, które nie stronią od „śmieciówek”.

Ochrona praw pracowniczych jest wartością oczywistą i niepodważalną. Jednocześnie równie istotne jest to, aby nowe rozwiązania były czytelne, proporcjonalne i nie prowadziły do trwałej niepewności po stronie firm.

Wychodzę z założenia, że skuteczne państwo to państwo, które potrafi łączyć standard ochrony z rozsądkiem regulacyjnym. Przedsiębiorca powinien znać reguły gry, rozumieć swoje obowiązki i mieć możliwość ich wykonania bez nadmiernego ryzyka interpretacyjnego. W dyskusji o reformie PIP najważniejsze jest więc to, aby wzmacniać jakość rynku pracy. Należy to robić bez tworzenia dodatkowych napięć i niejasności w działalności gospodarczej.

„Nie można zakładać, że firma ma zaplecze ekspertów"

Małe biznesy stoją w obliczu reform unijnych, takich jak dyrektywa równościowa czy konsumencka. Implementacja tych nierzadko skomplikowanych zasad wymaga wiedzy prawniczej, a także strategii. Każdy, kto prowadzi swój biznes, musi mieć z tyłu głowy wizję kar administracyjnych. Czy to, zwyczajnie, po ludzku, nie przerasta przedsiębiorców?

To pytanie bardzo trafnie pokazuje problem skali. Rozwiązania, które z perspektywy dużej organizacji wydają się naturalnym elementem polityki HR, dla mikroprzedsiębiorcy mogą oznaczać konieczność całkowitej zmiany dotychczasowego sposobu prowadzenia dokumentacji czy komunikacji rekrutacyjnej. Sam cel zwiększania przejrzystości i wzmacniania standardów równego traktowania jest istotny. Natomiast sposób wdrażania tych obowiązków powinien uwzględniać możliwości najmniejszych firm. Potrzebne są prosty język przepisów, odpowiednie vacatio legis, szeroka akcja informacyjna oraz praktyczne wyjaśnienia. Wielu przedsiębiorców naprawdę koncentruje się przede wszystkim na utrzymaniu działalności operacyjnej i obsłudze klientów. Państwo powinno im pomóc odnaleźć się w nowych regulacjach, a nie zakładać, że wszyscy dysponują zapleczem eksperckim.

Wielu przedsiębiorców naprawdę koncentruje się przede wszystkim na utrzymaniu działalności operacyjnej i obsłudze klientów. Państwo powinno im pomóc odnaleźć się w nowych regulacjach, a nie zakładać, że wszyscy dysponują zapleczem eksperckim.

Podobnie jest w przypadku nowelizacji prawa konsumenckiego. W obszarze komunikacji środowiskowej standardy rynkowe będą rosły, a przejrzystość przekazu staje się coraz ważniejsza. Problem pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca otrzymuje zestaw obowiązków i pojęć, które są dla niego mało czytelne, a ryzyko popełnienia błędu jest wysokie nawet przy dobrej wierze.

Tu potrzebna jest szczególna ostrożność ustawodawcy. Trzeba wyraźnie oddzielić sytuacje świadomego wprowadzania konsumenta w błąd od przypadków, w których mniejsza firma po prostu nie ma dostępu do wystarczająco jasnych wytycznych. Ochrona konsumenta i uczciwa konkurencja są bardzo ważne. Natomiast przedsiębiorca musi otrzymać zrozumiałe reguły, praktyczne interpretacje i czas na dostosowanie komunikacji. W przeciwnym razie zamiast zwiększać jakość rynku będziemy zwiększać poziom niepewności.

„Konsultacje na papierze?”

Jak według pani ustawodawca traktuje sektor MŚP w konsultacjach? Czy ten głos jest w wystarczającym stopniu uwzględniany?

Dialog z sektorem MŚP jest dziś absolutnie konieczny. W ostatnich latach widać, że głos przedsiębiorców jest obecny w debacie publicznej i konsultacyjnej. Natomiast z perspektywy praktyki gospodarczej wciąż pozostaje przestrzeń do wzmocnienia jakości tego dialogu. Chodzi nie tylko o sam fakt prowadzenia konsultacji, lecz także o ich moment, przejrzystość, czas trwania oraz realny wpływ zgłaszanych uwag na ostateczny kształt przepisów.

Konsekwentnie podkreślam, że konsultacje powinny odbywać się odpowiednio wcześnie i w taki sposób, aby głos najmniejszych firm rzeczywiście wybrzmiał. Mikroprzedsiębiorca czy mała firma nie zawsze ma zdolność uczestniczenia w procesie legislacyjnym tak sprawnie jak duże organizacje branżowe. Tym większa odpowiedzialność spoczywa na instytucjach publicznych, aby tę perspektywę aktywnie uwzględniać.

Przeczytaj: Fikcyjne konsultacje w sprawie specustawy ukraińskiej. „Rząd nie liczy się z naszym głosem”

Jak zatem pogodzić interesy stron? Jak kreować prawo tak, by z jednej strony było skuteczne, a z drugiej nie stanowiło nieproporcjonalnego obciążenia dla firm? W szczególności mam na myśli przedsiębiorców, którzy – jak wspomniałyśmy – zamiast angażować się w nadużycia czy agresywne optymalizacje, skupiają się na rentowności biznesu.

Wielu przedsiębiorców ma obecnie poczucie przeciążenia nie dlatego, że kwestionuje sens każdej zmiany. Mają dość dlatego, że zmian jest zbyt wiele, następują szybko i często wymagają równoczesnego dostosowania kilku obszarów działalności. Problemem staje się więc nie tylko sam nowy obowiązek, lecz także tempo, skala i złożoność całego otoczenia prawnego.

Dlatego puenta tej rozmowy powinna być jedna: gospodarka potrzebuje mądrego państwa i mądrego prawa. Deregulacja nie oznacza rezygnacji ze standardów. To tworzenie takich przepisów, które są potrzebne, zrozumiałe, proporcjonalne i możliwe do wykonania w realiach małej firmy. Im mniej nadmiarowej złożoności, tym więcej przestrzeni na inwestycje, rozwój i budowanie konkurencyjności. Z mojej perspektywy celem jest prawo, które porządkuje rzeczywistość gospodarczą, a nie dodatkowo ją komplikuje.

Główne wnioski

1. Rzecznik MŚP Agnieszka Majewska pytana o KSeF stwierdza, że przedsiębiorcy nie kwestionują kierunku cyfryzacji. Wręcz przeciwnie – dostrzegają jego długofalowe korzyści. Problemem jest jednak tempo zmian, które nie zawsze uwzględnia zróżnicowany poziom przygotowania firm. Duże przedsiębiorstwa mają zasoby, by wdrażać nowe systemy projektowo, natomiast dla małych firm oznacza to często konieczność reorganizacji całej działalności. W efekcie ryzyko chaosu wynika bardziej z pośpiechu niż z samej reformy.
2. Jak dodaje nasza rozmówczyni, KSeF to tylko jeden z wielu elementów rosnącego obciążenia przedsiębiorców. Firmy muszą jednocześnie dostosowywać się do zmian podatkowych, pracowniczych, cyfrowych i unijnych. Dla mikroprzedsiębiorców, którzy często działają bez zaplecza prawnego czy księgowego, oznacza to realne ryzyko błędów, stres i wzrost kosztów. – W praktyce przedsiębiorca musi jednocześnie utrzymać rentowność, inwestować w rozwój, śledzić zmiany prawne i szybko dostosowywać organizację pracy – podkreśla Agnieszka Majewska.
3. Nasza rozmówczyni dodaje, że przedsiębiorcy potrzebują jasnych zasad, prostego języka przepisów, odpowiednio długiego okresu przejściowego i praktycznych wyjaśnień. Bez tego nawet dobrze zaprojektowane reformy mogą prowadzić do dezorganizacji rynku. Kluczowe jest także wzmocnienie dialogu z sektorem MŚP, który obecnie – mimo formalnych konsultacji – nie zawsze przekłada się na konkretne zmiany w przepisach.