50 mln złotych na program krótszej pracy. Sprawdzamy, na co urzędy i firmy wydały publiczną kasę

Do pilotażu zakwalifikowało się 90 podmiotów, z czego zdecydowana większość to podmioty publiczne, o czym pisaliśmy już w październiku minionego roku. Ponad jedna trzecia beneficjentów pracujących krócej dzięki publicznemu dofinansowaniu to urzędy – nie licząc innych placówek publicznych, takich jak wodociągi, muzea czy centra kultury. Resort pracy podpisał umowy z 80 podmiotami i większości z nich wypłacił już pieniądze. Jedni otrzymali po kilkadziesiąt tysięcy złotych, inni nawet milion. Kto i na co wydał te pieniądze?

O co chodziło w pilotażu skróconego czasu pracy?

Zacznijmy od przypomnienia, o co chodzi – lub raczej: o co miało chodzić – w pilotażu skróconego czasu pracy. Projekt Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej „Skrócony czas pracy – to się dzieje!” został rozstrzygnięty 15 października 2025 r. Do końca roku resort podpisał umowy z 80 podmiotami, choć zakwalifikowało się 90. Sam test krótszej pracy ruszył 1 stycznia 2026 r. Urzędy, placówki kultury i – choć w mniejszości – prywatne firmy sprawdzają, jak wygląda praca w skróconym wymiarze do 31 grudnia br. Do końca roku mają bowiem zapewnione finansowanie.

Mowa o publicznych pieniądzach, które mają kompensować ewentualne straty związane z mniejszym wymiarem pracy. Maksymalna wartość wsparcia dla jednego projektu pilotażowego to 1 mln zł. Koszt projektu w przeliczeniu na jednego pracownika objętego pilotażem nie może przekroczyć 20 tys. zł. Łączna pula wynosi 50 mln zł.

Przeczytaj: Publiczne pieniądze na test krótszej pracy trafią do… budżetówki. „Obywatele nie odczują zmian”

Jak uzasadniała przed rozpoczęciem pilotażu ministra pracy Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, chodzi m.in. o work-life balance. Celem rządowego programu jest przetestowanie rozwiązań wspierających zachowanie równowagi między życiem rodzinnym a zawodowym.

– Coraz więcej pracowników to osoby starsze. Coraz więcej kobiet chce łączyć życie zawodowe z życiem rodzinnym. Krótszy czas pracy będzie dla nich dużym wsparciem. Nie ma jednego słusznego modelu skracania czasu pracy. Rozwiązania muszą być szyte na miarę i dostosowane do konkretnych branż. Wszelkie zmiany będą miały charakter rozłożony w czasie i stopniowy. Projekt pilotażowy będzie miał charakter oddolny – to sami przedsiębiorcy i pracownicy wypracują i przetestują rozwiązania dopasowane do swoich firm. To przedsiębiorcy i pracownicy wydeptują ścieżki, my je później utwardzamy – mówiła szefowa resortu pracy.

Sprawdźmy zatem, jak przebiegają testy.

Pilotaż skróconego czasu pracy w prywatnych firmach

Firmy prywatne, które – bez państwowej kroplówki – jako jedyne brałyby na siebie ekonomiczne ryzyko skrócenia czasu pracy, są generalnie zadowolone z przebiegu pilotażu. Andrzej Janowski, przedstawiciel producenta opakowań KAJ Packaging już wcześniej miał do czynienia z podobnym eksperymentem. Firma już w 2025 r. na własnych zasadach testowała krótszy czas pracy. W bieżącym roku bierze udział w pilotażu ministerialnym.

– Obecnie realizujemy drugi rok testów, w którym koncentrujemy się na dopracowaniu wypracowanych rozwiązań oraz ich lepszym dostosowaniu do specyfiki organizacji i wymagań projektu. W szczególności wymagania projektu wpłynęły na konieczność wprowadzenia zmian do procedur wypracowanych wcześniej. Uważamy jednak, że część naszych pierwotnych rozwiązań była bardziej trafna i zamierzamy je rekomendować w raporcie końcowym dla ministerstwa. Przykład? Zasada, zgodnie z którą w tygodniu, w którym przypada ustawowy dzień wolny, nie dodajemy kolejnego dnia wolnego. W przeciwnym razie z pięciodniowego tygodnia pracy robiłby się tydzień trzydniowy, co nie jest celem programu – wyjaśnia nasz rozmówca.

Przeczytaj: Powrót do biura? „Prędzej rozstałbym się z pracodawcą”. Działy HR mają pełne ręce roboty

Artyści Uliczni Krakowa, którzy działają w branży eventowej, wcześniej nie testowali podobnych rozwiązań. Jak wyjaśnia reprezentująca ich Juranda Król, wszyscy byliby zadowoleni, gdyby nie jedno – papierologia.

– Pilotaż idzie świetnie. Organizacyjnie dajemy radę, ale dokumentacja tego wszystkiego kuleje. Papierologia zabija. W naszym przypadku pilotaż polega na skróconym czasie pracy oraz elastycznym rozliczaniu godzin pracy. Jest to spójne ze specyfiką naszych usług – wyjaśnia Juranda Król.

Dla małych firm sprawozdawczość stała się wyzwaniem

W małych podmiotach, gdzie grafiki były raczej kwestią umowną niż sformalizowaną i udokumentowaną procedurą, sprawozdawczość bywa problemem.

– Wyzwaniem było mierzenie efektywności w nowych warunkach. Jesteśmy bardzo małym podmiotem i tego typu analizy nigdy wcześniej nie były u nas profesjonalnie prowadzone. Intuicyjnie możemy jednak stwierdzić, że pilotaż nie spowodował większych problemów. W praktyce wykonywany jest ten sam zakres pracy z taką samą skutecznością, ale przy lepszym nastroju wewnątrz przedsiębiorstwa. Pracownicy deklarują duże zadowolenie. Zarządowi również podoba się nowa forma pracy – ocenia Juranda Król.

Wyzwaniem było mierzenie efektywności w nowych warunkach. Jesteśmy bardzo małym podmiotem i tego typu analizy nigdy wcześniej nie były u nas profesjonalnie prowadzone.

Jak ocenia, przy skróconym czasie pracy widoczna jest większa mobilizacja pracowników.

– Bardziej skupiliśmy się na modelu zadaniowym i pracownicy starają się skończyć wyznaczone zadania, a nie rozwlekać je na cały dzień pracy – dodaje Juranda Król.

Nieco większa firma KAJ Packaging monitoruje zarówno efektywność pracy, jak i poziom zadowolenia pracowników.

– Obecnie przygotowujemy się do kolejnej ankiety, którą planujemy przeprowadzić w czerwcu. W ubiegłym roku poziom zadowolenia pracowników był wysoki, a jednocześnie obserwowaliśmy wzrost efektywności pracy. Efektywność mierzymy m.in. poziomem sprzedaży przypadającej na jednego pracownika. Jednak w bieżącym roku – ze względu na sytuację geopolityczną, w tym konflikt na Bliskim Wschodzie – trudno o pełną porównywalność wyników – wyjaśnia Andrzej Jankowski.

Nie strata, lecz inwestycja?

Publiczna kasa nie rekompensuje kosztów? Tak wynika z doświadczenia KAJ Packaging, która otrzymała w sumie 982 tys. zł.

– Środki nie rekompensują w pełni kosztów związanych z wprowadzeniem skróconego czasu pracy – w szczególności dodatkowych płatnych dni wolnych. Nie traktujemy tego jednak jako straty, lecz jako inwestycję w przyszłość. Program wspiera budowanie atrakcyjnego miejsca pracy. Ma to znaczenie zwłaszcza dla młodszych pokoleń, w tym pokolenia Z. Zwiększa też kreatywność pracowników dzięki możliwości regeneracji i rozwijania zainteresowań oraz sprzyja dbaniu o zdrowie – ocenia Andrzej Jankowski.

Środki nie rekompensują w pełni kosztów związanych z wprowadzeniem skróconego czasu pracy – w szczególności dodatkowych dni płatnych. Nie traktujemy tego jednak jako straty, lecz jako inwestycję w przyszłość.

Czy po odcięciu państwowej kasy firma nadal utrzyma model skróconego czasu pracy? Zdaniem naszego rozmówcy jest jeszcze za wcześnie na jednoznaczną ocenę. Jak dodaje, podejmowania takich decyzji nie ułatwia sytuacja geopolityczna. Z nieco większym optymizmem w przyszłość patrzą Artyści Uliczni Krakowa, którzy pozyskali 60 tys. zł. Zdaniem Jurandy Król, trudno byłoby utrzymać pracowników, którym nagle zwiększono by wymiar czasu pracy.

– Nie odnotowaliśmy strat, ale w branży eventowej górę bierze sezonowość. Mnóstwo czasu zajmuje nam wdrożenie monitorowania efektywności, godzin i całego procesu. W tym kontekście być może jest to pewna „strata”. Przy tak małej firmie nie robilibyśmy tego, gdyby projekt tego nie wymagał. Prawda jest taka, że zdecydowaliśmy się na udział w projekcie z dwóch powodów. Jestem wyznawcą filozofii: krócej, ale efektywniej – liczy się zadanie, a nie czas pracy. Na pewno zamierzamy kontynuować taki model pracy. Bardzo cenimy sobie lepsze podejście pracowników do obowiązków. Co więcej, musielibyśmy wszystkich zwolnić i zatrudnić nowych, bo obecni pracownicy nie zgodziliby się już na wydłużenie dniówki – podsumowuje Juranda Król.

Bardzo cenimy sobie lepsze podejście pracowników do pracy. Co więcej, musielibyśmy wszystkich zwolnić i zatrudnić nowych, bo ci już by się nie zgodzili na wydłużenie dniówki.

Jak to działa w budżetówce?

Sprawdziliśmy, jak przebiega pilotaż w trzech urzędach: Urzędzie Miejskim w Woźnikach, Urzędzie Miejskim w Miastku oraz Urzędzie Miasta Malborka. W Woźnikach pilotaż przebiega bez zakłóceń. Jak wyjaśnia Wojciech Zawadzki, kierownik Referatu Komunikacji Społecznej i Promocji, mieszkańcy zostali wcześniej poinformowani o zmianach organizacyjnych, a urząd działa niezmiennie od poniedziałku do piątku.

– Obecnie realizowany jest pierwszy etap pilotażu, oparty na modelu hybrydowym. Pracownicy wykonują obowiązki w systemie zapewniającym zachowanie ciągłości funkcjonowania urzędu i nieprzerwaną obsługę mieszkańców. Od lipca rozpoczniemy testowanie drugiego rozwiązania, czyli czterodniowego tygodnia pracy – dodaje Wojciech Zawadzki.

Przeczytaj: AI nową barierą wejścia na rynek dla juniorów. „To tak powszechna kompetencja jak znajomość angielskiego”

W Malborku z kolei w pierwszym półroczu urząd skrócił czas pracy o 12,5 proc., a w drugim skróci go o jedną czwartą. Urzędnicy dzięki pilotażowi cieszą się dodatkowymi dniami wolnymi.

– Zapewniamy ciągłość obsługi mieszkańców. Ważna jest dla nas opinia mieszkańców na temat naszej pracy. W związku z udziałem urzędu w pilotażu badamy poziom obsługi interesantów w formie anonimowych ankiet – wyjaśnia Ewa Dąbrowska, sekretarz Miasta Malborka.

Przemysław Namysłowski, sekretarz urzędu miejskiego w Miastku wyjaśnia z kolei, że samorząd opracował szczegółowy plan działania i zespół koordynujący wdrożenie nowego modelu pracy.

– Testowanie modelu przebiega bez zakłóceń, zgodnie z miesięcznym harmonogramem pracy dla każdego pracownika. Większość pracowników wykonuje swoje obowiązki w równoważnym systemie czasu pracy. To 35 godz. tygodniowo w czterodniowym tygodniu pracy. Pracownicy urzędu z orzeczonym umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności wykonują swoją pracę w pięciodniowym tygodniu pracy – 30 godz. tygodniowo – wyjaśnia Przemysław Namysłowski.

Do Miastka popłynęło ponad 860 tys. zł. Czy krótszy tydzień pracy utrzyma się tam dłużej? Jak przekonuje Przemysław Namysłowski, decyzja zostanie podjęta pod koniec roku.

Wpłatomat i czatbot, czyli na co idzie kasa

Urząd Miasta w Malborku otrzymał ponad 837 tys. zł w związku z pilotażem. Pieniądze zostaną przeznaczone m.in. na zakup wpłatomatu w urzędzie i uruchomienie czatbota do obsługi mieszkańców przez stronę internetową.

– Wpłatomat umożliwi mieszkańcom dokonywanie płatności podatków, opłat lokalnych i innych należności bezpośrednio w budynku urzędu. Pozwoli to skrócić kolejki do kasy i czas obsługi. Czatbot z kolei będzie odpowiadał na najczęściej zadawane pytania mieszkańców i kierował ich do właściwych formularzy lub informacji na stronie internetowej. Pozwoli to zwiększyć dostępność usług i skrócić czas odpowiedzi dla mieszkańców. Wdrażamy także system „Przyjazne e-deklaracje”, umożliwiający składanie przez internet deklaracji dotyczących podatku od nieruchomości, środków transportowych, rolnego i leśnego za pomocą prostego i intuicyjnego formularza – wyjaśnia Ewa Dąbrowska.

Ponad pół miliona złotych otrzymała Gmina Woźniki. Jak jednak wyjaśnia Wojciech Zawadzki, równie istotnym wsparciem jest przedsięwzięcie „Cyfrowa Przyszłość Gminy Woźniki: Nowoczesne Usługi Publiczne i Administracyjne”. W ramach tego programu gmina ma otrzymać z unijnej kasy 2,5 mln zł.

– Pieniądze te zostaną przeznaczone m.in. na cyfryzację procesów administracyjnych. Wydamy je na rozwój e-usług publicznych, wdrażanie nowoczesnych systemów informatycznych, szkolenia pracowników oraz rozwiązania zwiększające efektywność organizacji pracy – wyjaśnia przedstawiciel Urzędu Miejskiego w Woźnikach.

Skrócony czas pracy a infrastruktura krytyczna

Na tapet wzięliśmy także inne podmioty publiczne: Wodociągi Chrzanowskie i Europejskie Centrum Bajki im. Koziołka Matołka w Pacanowie.

– Pilotaż obejmuje wszystkich pracowników Wodociągów Chrzanowskich – bez wyjątków. To zwiększa skalę wyzwania, ponieważ dotyczy całej spółki, a nie tylko wybranego obszaru. Skrócenie czasu pracy realizujemy poprzez zwiększenie liczby dni wolnych w miesiącu przy zachowaniu wynagrodzeń. W pierwszym półroczu 2026 r. oznacza to 13 dni roboczych mniej, a w drugim – 26 dni. W infrastrukturze krytycznej, gdzie dostawy wody muszą być zapewnione nieprzerwanie, a awarie mogą wystąpić w każdej chwili, jest to nie tylko benefit. To niemal operacja na otwartym sercu przedsiębiorstwa – ocenia Barbara Boba, koordynatorka realizacji projektu pilotażowego skróconego czasu pracy w Wodociągach Chrzanowskich.

W infrastrukturze krytycznej, gdzie dostawy wody muszą być zapewnione nieprzerwanie, a awarie mogą wystąpić w każdej chwili, jest to nie tylko benefit. To niemal operacja na otwartym sercu przedsiębiorstwa.

Jak dodaje, nie da się zarządzać taką zmianą „na wyczucie”. Dlatego potrzebny jest stały monitoring organizacji pracy. Nasza rozmówczyni podkreśla, że uzyskane 443 tys. zł to nie kasa „na przetrwanie”, lecz pieniądze na realną zmianę.

– Monitorujemy terminowość usług, skuteczność usuwania awarii, absencję, koszty oraz poziom satysfakcji i stresu pracowników. Po pierwszym kwartale 2026 r. wniosek jest ostrożny, ale wyraźny – i dla wielu może być zaskakujący. Mniej czasu pracy nie oznacza mniej wykonanej pracy. Potrafimy utrzymać tempo, nie tracąc jakości. Woda płynie, system działa, awarie są usuwane na czas. To fundament, który pozostał nienaruszony – dodaje Barbara Boba.

Spółka inwestuje w systemy, które przejmują część zadań wcześniej wykonywanych przez pracowników: monitoring i automatykę.

– Nie traktujemy tych pieniędzy jako rekompensaty strat czy sposobu na łatanie wyników finansowych – dodaje Barbara Boba.

W kulturze bez większych zmian

Czy skrócony czas pracy w urzędach i innych instytucjach publicznych przetrwa? Tu wszyscy nasi rozmówcy odpowiadają niemal jednogłośnie: jest jeszcze za wcześnie na takie decyzje. Nieco większą swobodę w kształtowaniu modelu skróconego czasu pracy mają instytucje kultury. Europejskie Centrum Bajki im. Koziołka Matołka, które na pilotaż pozyskało niemal 1 mln zł, w ramach programu ma wolne poniedziałki.

– W wielu instytucjach kultury poniedziałki są wyłączone z ruchu turystycznego. Jak na razie chyba nie ma to większego wpływu na naszą działalność. Choć nie mierzymy efektywności tego systemu, pracownicy sami deklarują, że są zadowoleni. Mamy do zrealizowania konkretne działania i wydarzenia kulturalne. Dopiero rozpoczął się sezon. Jest zbyt wcześnie na konkretne wnioski – mówi Katarzyna Pluta, specjalistka ds. pozyskiwania funduszy w Europejskim Centrum Bajki w Pacanowie.

Co dalej? Na podsumowania poczekamy jeszcze rok

Zgodnie z ministerialnym harmonogramem podsumowanie realizacji projektu pilotażowego zakończy się 15 maja 2027 r. Do tego czasu MRPiPS powinno otrzymać sprawozdanie końcowe oraz kwartalne ankiety pracodawców i pracowników.

„Ministerstwo Pracy przeprowadzi analizę wypracowanych rozwiązań w 2027 r., po zakończeniu realizacji projektów pilotażowych. Wtedy też MRPiPS upubliczni wyniki pilotażu” – odpowiada na nasze pytania resort pracy.

Warto dodać, że już w kwietniu br. w resorcie powstał Zespół ds. Skróconego Czasu Pracy. Jego zadaniem będzie monitorowanie realizacji pilotażu skrócenia czasu pracy z zachowaniem wynagrodzenia przez pracodawców z sektora prywatnego i publicznego.

Zdaniem eksperta

Czy odsiadywanie godzin buduje wartość organizacji?

Od kilkunastu lat w wielu krajach świata prowadzone są pilotaże skracania czasu pracy. Warto jednak spojrzeć na nie szerzej niż tylko przez pryzmat prostego pytania: „czy będziemy pracować 32 czy 38 godzin tygodniowo?”. Istota tej debaty jest znacznie głębsza.

Po stu latach od wprowadzenia 40-godzinnego tygodnia pracy całkowicie zmieniły się technologia, medycyna i nauka. Zmieniły się także zawody. Dlaczego więc tak trudno wyobrazić sobie, że również organizacja pracy może wyglądać inaczej?

Pilotaż prowadzony przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie dotyczy przecież prostego „ucięcia etatu” z 40 do 32–38 godz. tygodniowo. Chodzi o coś bardziej fundamentalnego: sprawdzenie, czy sama liczba przepracowanych godzin rzeczywiście przekłada się na produktywność. O refleksję nad tym, czy odsiadywanie godzin buduje wartość organizacji bardziej niż autonomia, elastyczność i zadaniowy model pracy.

Dlatego nie „fiksujmy” się na samym wymiarze godzin i traktujmy pilotaż jako eksperyment testujący różne modele pracy, który pokaże nam, czy w Polsce w 2026 r. można inaczej zarządzać pracą.

Na pierwszym spotkaniu zespołu ds. pilotażu skróconego czasu pracy ministra Agnieszka Dziemianowicz-Bąk wyraźnie podkreślała, że wyniki nie są przesądzone, a kluczowe znaczenie mają badania naukowe prowadzone w trakcie programu – zarówno wśród pracodawców, jak i pracowników. To właśnie dane powinny być podstawą tworzenia polityk publicznych opartych na evidence-based policy. I to właśnie się dzieje.

Za każdym razem, gdy słyszymy o pilotażach skróconego czasu pracy – w Polsce i na świecie – warto zadać sobie kilka pytań: czy możemy inaczej zarządzać czasem i kapitałem w firmie? Czy możemy inaczej organizować pracę niż według normy stworzonej sto lat temu dla gospodarki przemysłowej? I wreszcie: czy rewolucja AI, która daje nam narzędzia do szybszej i bardziej efektywnej pracy, nie powinna zostać wykorzystana także po to, by ludzie mieli więcej czasu na życie rodzinne, wychowywanie dzieci i regenerację? Kryzys demograficzny sam przecież nie zniknie.

Alicja Kotłowska,

autorka książki „Twoja Praca”, ekspertka ds. pracy przy MRPiPS, Pełnomocniczka Prorektorki Uniwersytetu SWPS

Główne wnioski

1. Skrócony czas pracy sprawdza się zarówno w urzędach, instytucjach kultury, jak i prywatnych firmach. Przedstawiciele podmiotów z różnych branż i sektorów gospodarki deklarują niemal jednogłośnie: można zachować jakość świadczonych usług przy krótszym czasie pracy.
2. Bez względu na poziom sprawozdawczości nie jest zaskoczeniem, że pracownicy deklarują zadowolenie. Nasi rozmówcy są zdania, że skrócony czas pracy pomaga zachować równowagę między życiem prywatnym a zawodowym, a także przyciągać „zetki”, czyli najmłodszych pracowników.
3. Pod znakiem zapytania stoi jednak przyszłość skróconego czasu pracy. Pilotaż kończy się wraz z końcem roku, a wraz z nim finansowanie z publicznych funduszy. Podmioty testujące obecnie nowy model pracy w większości nie są w stanie jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, czy w 2027 r. również będą pracować krócej.