Polacy wracają do biur. Króluje model hybrydowy

Najpopularniejszym modelem pracy w polskich biurach jest praca hybrydowa. Model zakładający trzy dni pracy zdalnej najlepiej równoważy potrzeby organizacyjne i oczekiwania pracowników, wynika z raportu Deloitte i Ace of Space powered by Globalworth „Nie ma to jak w biurze”.

Zmiana perspektywy

Warto jednak cofnąć się w czasie i przeanalizować, z czym sektor biurowy musiał mierzyć się wiosną 2020 r.

– Pandemia spowodowała, że pracownicy masowo i w jednym czasie odpłynęli z biur. Przystosowały się też do tego firmy. Była to przede wszystkim konieczność, trzeba było w krótkim czasie się zreorganizować, ale ta zmiana sprawdziła się w wielu firmach, zwłaszcza tych, które już przed pandemią mogły pracować hybrydowo – mówi Artur Apostoł, dyrektor zarządzający Globalworth.

Nie wszyscy byli jednak na taki rozwój wypadków przygotowani.

– Globalworth było jedną z takich młodych firm, w której ponad setka osób zabrała laptopy i kontynuowała projekty i zadania zdalnie, ponieważ technologia: hardware i software oraz procedury na to pozwoliły. Często pomagaliśmy naszym najemcom w organizacji pracy na przełomie marca i kwietnia 2020 r. oraz płynnej adaptacji do nowych warunków – dodaje Artur Apostoł.

Wiadomo było, że taki stan nie może trwać wiecznie. Wraz z ustępującym zagrożeniem, zmieniało się podejście . Jednak wiele firm nie miało pomysłu, jak zarządzać procesem powrotu do biur, aby nie przełożyło się to na efektywność i jakość pracy. O tym, jak trudny był to proces, przekonali się najwięksi światowi gracze.

– Na przełomie 2022 i 2023 r. wielkie firmy jak Meta, Google czy Microsoft zapowiedziały jednoznacznie – od września wracamy do biur – wyznaczając trend dla pozostałych pracodawców korporacyjnych. Spotkało się to z ogromnym oporem pracowników, proces pełnego “back to office” nie powiódł się. Znamy przykłady, gdzie wysłanie listu do pracowników z informacją o powrocie do pracy w modelu 4/1 (cztery dni pracy w biurze, jeden pracy zdalnej) z dotychczasowego modelu pozwalającego na 100 proc. pracy zdalnej, poskutkowało złożeniem wypowiedzenia przez 10 proc. kadry – relacjonuje Artur Apostoł.

Pandemia zrewolucjonizowała rynek pracy, wprowadzając model zdalny i hybrydowy

Powrót do biur był i jeszcze długo będzie wyzwaniem dla wielu firm. Wskazują one przede wszystkim na opór pracowników, trudności z egzekwowaniem obecności oraz konieczność inwestycji w dostosowaniu przestrzeni. W odpowiedzi na te problemy niektóre firmy stawiają na komunikację i edukację, inne organizują wydarzenia integracyjne lub wprowadzają benefity, takie jak dofinansowanie posiłków.

– Pandemia zrewolucjonizowała rynek pracy, wprowadzając model zdalny i hybrydowy. Choć praca z domu sprawdziła się w początkowym etapie, dla wielu firm stała się trudnym kompromisem. Pracodawcy coraz częściej starają się przywrócić pracowników do biur, zauważając, że kreatywność oraz praca zespołowa cierpią w modelu online. Dziś dominującym standardem staje się model hybrydowy (3/4 dni w biurze, 2/1 dni zdalnie), który z reguły zadowala zarówno firmy, jak i pracowników – twierdzi dyrektor zarządzający Globalworth Poland.

Relacje, współpraca zespołowa oraz przekazywanie wiedzy to kluczowe korzyści związane z obecnością w biurze. Stacjonarny onboarding pracowników sprzyja lepszej retencji i szybszej adaptacji. Spotkania twarzą w twarz w biurze są również bardziej efektywne, szczególnie w kontekście kreatywnej współpracy. W przeprowadzonym badaniu 71 proc. respondentów wskazuje poprawę relacji w firmie, jako główny cel zwiększania pracy stacjonarnej.

– W 2025 roku rynek biurowy w Polsce będzie nadal ewoluował w kierunku modelu hybrydowego, który zyskał na popularności jako kompromis między elastycznością pracy zdalnej a potrzebą współpracy w biurze. Taka sytuacja istotnie wpływa także na oczekiwania wobec przestrzeni biurowej – prognozuje Dominik Stojek, Partner w Deloitte.

Niezwykle istotnym aspektem w przyszłym roku będzie też dostosowanie miejsc pracy do zmieniającej się rzeczywistości oraz przede wszystkim oczekiwań pracowników.

– Jak pokazało badanie, którego wyniki prezentujemy w naszym raporcie, zarówno pracodawcy jak i pracownicy chcą, aby biuro było nie tylko komfortową przestrzenią do pracy, ale też miejscem wspierającym kreatywność i budowanie relacji w zespołach. W związku z tym, możemy spodziewać się, że biura będą przechodziły dalszą metamorfozę w kierunku wygodnych, nowoczesnych przestrzeni wspierających dobrostan ich użytkowników – twierdzi Dominik Stojek.

Demografia a rynek biurowy

Problemy demograficzne są jednym z największych wyzwań dla pracodawców z tego sektora

– Problemy demograficzne są jednym z największych wyzwań dla pracodawców z tego sektora. Niż demograficzny dotyczy obecnie grupy w przedziale 20-35 lat, także zmiany w podejściu do poszukiwania i podejmowania zatrudnienia osób w tym wieku sprawiają, że firmy mają trudności ze znalezieniem pracowników na stanowiska początkowe (entry level). Pracownicy z tego pokolenia oczekują elastyczności i nie utożsamiają się z miejscem pracy w takim stopniu jak ich starsi koledzy. Jednocześnie firmy, które nie są w stanie konkurować o największe talenty, rozważają przeniesienie operacji do krajów o niższych kosztach pracy, np. do Indii – diagnozuje Artur Apostoł.

W przeprowadzonym badaniu dominowali liderzy z pokolenia X (66 proc.), którzy preferują bardziej tradycyjne modele pracy. Z kolei pokolenia Millenialsów i Gen Z są mniej reprezentowane w najwyższych strukturach zarządczych. Z czasem jednak ich rola rośnie. Zauważalne jest, że zróżnicowanie pokoleniowe wpływa na preferencje dotyczące miejsca i trybu pracy, jednak różnice są mniejsze niż przed pandemią. Znaczenie mają bardziej poziom stanowiska i rola w firmie​.

Powyższe dane pokazują zachodzące zmiany w sposobach zarządzania w polskich przedsiębiorstwach i trudności związane z integrowaniem młodszych pokoleń w strukturach kierowniczych. W perspektywie długoterminowej menadżerowie będą musieli więc dopasowywać swoje podejście do zarządzania, aby sprostać oczekiwaniom zespołów złożonych z przedstawicieli różnych generacji.

Sektor biurowy u progu 2025 r.

Polska posiada około 13 mln m kw. nowoczesnych powierzchni biurowych, z czego połowa znajduje się w Warszawie, a druga połowa w największych miastach regionalnych (Katowice Kraków, Łódź, Poznań, Trójmiasto i Wrocław). 

– W miastach poza stolicą rynek biurowy w dużej mierze opiera się na sektorze nowoczesnych usług biznesowych (Business Service Sector, czyli BPO, SSC, R&D). Firmy te zatrudniają blisko 0,5 mln osób, jednak borykają się z wyzwaniami związanymi ze wspomnianą wcześniej demografią, specyfiką polskiego rynku pracy, ale też czynnikami zewnętrznymi oddziałującymi na sektor – podkreśla Artur Apostoł. 

Według danych JLL w głównych miastach regionalnych w okresie I-II kw. 2024 r. zawarto transakcje biurowe obejmujące ponad 509 tys. m kw. powierzchni, co jest wynikiem zbliżonym do poziomu z 2023 r.  

Do użytku oddano około 76,5 tys. m kw. biur, co stanowi spadek o 57 proc. w porównaniu z analogicznym okresem 2023 r. Aktywność deweloperów była znacząco ograniczona, a nowa podaż w 2024 r. szacowana jest na maksymalnie 110 tys. m kw. Niestety obecnie prognozy na przyszły rok nie napawają optymizmem – rynek spodziewa się  zaledwie 53 tys. m kw. 

Współczynnik pustostanów w trzecim kwartale 2024 r. wyniósł 17,3 proc., wykazując umiarkowaną stabilizację.

Drugie życie budynków

Bardzo istotną rolę na komercyjnym rynku biurowym zaczyna odgrywać sektor publiczny. Co ważne – zamiast budować nowe obiekty, korzysta z już istniejących

Wyzwaniami są opór i demografia. Powrót do biur napotyka opór pracowników, którzy preferują elastyczne modele pracy. Problemem są także trudności z rekrutacją młodych talentów z powodu niżu demograficznego oraz zmieniających się preferencji pokoleń Millenialsów i Gen Z.

– Bardzo istotną rolę na komercyjnym rynku biurowym zaczyna odgrywać sektor publiczny. Co ważne – zamiast budować nowe obiekty, korzysta z już istniejących. Przykłady umów najmu z urzędami, sądami czy innymi instytucjami publicznymi pokazują, że jest to bardzo efektywne ekonomicznie dla tych podmiotów i pozwala im elastycznie reagować na zmieniające się potrzeby biurowe, nie wspominając już nawet o oczywistej zmianie jakościowej w komforcie pracy ich pracowników – zaznacza dyrektor zarządzający Globalworth.  

W miastach regionalnych ograniczeniem dla dalszego wzrostu rynku biurowego wydaje się niska różnorodność najemców, pewna niestabilność w generowanym przez nie popycie oraz relatywnie niskie czynsze, które oczywiście są magnesem dla zagranicznych inwestorów planujących przeniesienie operacji do Polski. Do tego potrzebny jest odpowiedni zasób wykształconych ludzi, a w tym aspekcie od wielu lat nie pomaga nam już demografia.

– Od początku jego kształtowania się, od lat 90. XX w., cierpimy na brak lokalnego kapitału (np. poprzez REIT-y czy fundusze emerytalne), co spowodowało, że ponad 90 proc. zasobu nieruchomości komercyjnych w Polsce należy do zagranicznych podmiotów – podkreśla Artur Apostoł. 

Główne wnioski

1. Dominacja modelu hybrydowego. W Polsce najpopularniejszy system pracy biurowej to model hybrydowy, gdzie większość firm stosuje układ dwa dni pracy w biurze i trzy dni zdalnie. Pracodawcy zauważają, że taki model dobrze balansuje potrzeby firm i oczekiwania pracowników.
2. Wyzwaniami są opór i demografia. Powrót do biur napotyka opór pracowników, którzy preferują elastyczne modele pracy. Problemem są także trudności z rekrutacją młodych talentów z powodu niżu demograficznego oraz zmieniających się preferencji pokoleń Millenialsów i Gen Z.
3. Spadek nowej podaży biur. Aktywność deweloperów znacząco zmalała – w 2024 r. oddano do użytku o 57 proc. mniej powierzchni biurowych niż w analogicznym okresie 2023 r. Prognozy na 2025 rok przewidują dalszy spadek podaży.