Cyfrowe zawieranie umów. Rząd pracuje nad rozszerzeniem systemu

Maciej Berek, przewodniczący Komitetu Stałego Rady Ministrów, podsumował w miniony piątek dotychczasowe działania rządu w sferze deregulacji. Jak poinformował, zrealizowano 127 propozycji deregulacyjnych, zgłoszonych przez zespół SprawdzaMY. Łącznie wpłynęło już ponad 1 tys. projektów zgłoszonych przez ministerstwa i spółki Skarbu Państwa. Obecnie rząd pracuje nad kolejnymi 150 rozwiązaniami.

Minister zapowiedział, że w drugiej fazie deregulacji rząd skupi się na rozwiązaniach systemowych. Jednym z nich ma być ogólnopolski system elektroniczny, który będzie gromadził wszystkie umowy o pracę.

System ruszy w 2026 r.

Z początkiem 2026 r. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej planuje uruchomić system wspierający obsługę umów o pracę, umów zlecenia i umów uaktywniających. To realizacja ustawy o systemie teleinformatycznym z 16 listopada 2022 r.

Na początek system będzie wspierał obsługę prostych umów zawieranych przez osoby fizyczne, mikroprzedsiębiorców oraz firmy zatrudniające do dziewięciorga pracowników. Obecnie trwają intensywne testy funkcjonalności.

W majowym pakiecie pomysłów deregulacyjnych członkowie grupy SprawdzaMY postulowali, by umożliwić zawieranie umów o pracę nie tylko w formie papierowej. Ich celem było wprowadzenie jednolitego pojęcia „formy dokumentowej”, która objęłaby zarówno dokumenty papierowe, jak i elektroniczne. Elektronizacja procesów kadrowych ma zwiększyć efektywność, skrócić obieg dokumentów i obniżyć koszty ich archiwizacji.

Jak poinformował minister Berek, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pracuje nad rozszerzeniem systemu. Projekt nowelizacji wkrótce trafi pod obrady Rady Ministrów.

Przeczytaj: Z biznesu do deregulacji – i z powrotem. Rafał Brzoska o lekcjach ze SprawdzaMY. „To nie był polityczny teatr" (WYWIAD)

Rozwój systemu teleinformatycznego

Biuro minister Agnieszki Dziemianowicz-Bąk poinformowało, że w ramach działań deregulacyjnych przygotowywana jest nowelizacja ustawy o systemie teleinformatycznym. Celem zmian jest zwiększenie liczby podmiotów uprawnionych do korzystania z systemu oraz poszerzenie zakresu jego funkcjonalności. Projekt nowelizacji przewiduje kolejne trzy lata na rozbudowę systemu o nowe wzory umów i dodatkowe funkcje.

„Po zmianie ustawy umowy będzie można zawierać w systemie niezależnie od statusu czy wielkości podmiotu – wystarczy wyrażenie takiej woli” – poinformowało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Obecnie obowiązujące przepisy pozwalają na cyfrowe zawieranie jedynie trzech typów umów: umów o pracę, umów zlecenia oraz umów uaktywniających. Nowelizacja zakłada rozszerzenie tego katalogu o:

• umowy o wolontariacie,
• umowy o zakazie konkurencji,
• umowy szkoleniowe,
• umowy o współodpowiedzialności materialnej.

Przeczytaj: Mieszkaniowe poprawki podzieliły rządzącą koalicję

Usprawnienie systemu umów. Projekt w toku

Trzy ostatnie rodzaje umów bezpośrednio towarzyszą zatrudnieniu. Co istotne, umowy zawierane za pośrednictwem systemu będą mogły być podpisywane nie tylko podpisem kwalifikowanym, lecz także podpisem osobistym oraz zaufanym.

„Cały proces zawierania umowy odbywać się będzie w formie elektronicznej, co uprości i przyspieszy procedury. Dla zapewnienia automatyzacji obsługi umów planowane jest zwiększenie zakresu danych pozyskiwanych i wysyłanych za pośrednictwem systemu” – przekazał resort pracy.

Nowelizacja zwiększy zakres danych pozyskiwanych i wysyłanych do organów:

• Krajowej Administracji Skarbowej (KAS)
• Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS),
• Krajowego Rejestru Sądowego
• Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG).

Jak informuje ministerstwo, obecnie analizowane są uwagi zgłoszone do projektu nowelizacji ustawy. Projekt ma wkrótce trafić do dalszych prac legislacyjnych.

Przeczytaj: Artur Dziambor chce być społecznym łącznikiem ministra rozwoju ze światem (WYWIAD)

Główne wnioski

1. Szef Komitetu Stałego Rady Ministrów Maciej Berek poinformował, że rząd pracuje nad rozszerzeniem systemu teleinformatycznego gromadzącego m.in. umowy o pracę.
2. O poszerzenie funkcjonalności systemu zabiegała grupa SprawdzaMY. W jednym z pakietów propozycji deregulacyjnych jej członkowie postulowali większą elektronizację procesów kadrowych.
3. Nad rozwojem systemu, który ma ruszyć z początkiem 2026 r., pracuje Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Dzięki przygotowywanej nowelizacji możliwe będzie cyfrowe zawieranie umów o wolontariacie, zakazie konkurencji, szkoleniach oraz współodpowiedzialności materialnej. Rozszerzony zostanie również zakres danych przekazywanych do organów skarbowych i ubezpieczeniowych.