Firmy wciąż mają braki, jeśli chodzi o praktyczne przygotowanie na KSeF

Polskie firmy mają jeszcze braki, jeśli chodzi o praktyczne przygotowanie na wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – wynika z badania przeprowadzonego przez Comarch.

KSeF będzie obowiązkowych od przyszłego roku. Comarch postanowił sprawdzić stan wiedzy i przygotowania polskich przedsiębiorstw, przygotowując specjalny test wiedzy o KSeF.

"Są obszary, w których świadomość firm jest wysoka – szczególnie w zakresie podstawowych zasad działania systemu. Mimo stosunkowo dużej wiedzy teoretycznej szwankuje jednak przygotowanie praktyczne do integracji z nowym systemem" – podsumowują wyniki badania jego autorzy.

KSeF. Firmy znają kluczowe zasady systemu

Wyniki testu pokazały, że przedsiębiorcy dobrze znają kluczowe obowiązki i zasady działania KSeF. 89 proc. poprawnie odpowiedziało na pytanie, co zrobić, jeśli system KSeF będzie miał awarię (fakturę można wystawić w trybie offline i przesłać ją do klienta w inny sposób, a po ustaniu awarii wysłać ją przez KSeF). 88 proc. wiedziało też, że po wysłaniu faktury do odbiorcy poprzez nowy system nie trzeba podejmować dodatkowych kroków.

Nieco gorzej przedsiębiorcy poradzili sobie z pytaniem o to, które firmy będą objęte obowiązkiem KSeF. 71 proc. respondentów wiedziało, że dotyczy on wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w Polsce, w tym tych zwolnionych z VAT. Niemal identyczny odsetek osób wskazał poprawnie, że terminem wystawienia faktury jest data jej przesłania do KSeF.

"W Polsce nie powstał wcześniej projekt obligujący firmy do stałej komunikacji z platformą rządową o podobnym zasięgu, więc nie jest zaskoczeniem, że nie wszystkie niuanse są jasne" – komentuje Paweł Krupa, Product Manager rozwiązań z obszaru finansów i księgowości w Comarch Enterprise Solutions.

Jak wskazują autorzy badania, ankietowani największy problem mieli z pytaniami, które wymagały szczegółowego zagłębienia się w specyfikę działania KSeF. Przykładowo, tylko nieco ponad połowa (56 proc.) z nich wiedziało, że faktura sprzedaży wystawiona na firmę zagraniczną z reguły będzie wysyłana do KSeF, a wydruk jednocześnie zostanie przekazany inną ścieżką do odbiorcy. Na pytanie, czy sprzedawca może sprawdzić, że odbiorca pobrał fakturę z KSeF, poprawnej odpowiedzi – że nie jest to możliwe – udzieliło zaledwie 45 proc. przedstawicieli firm.

Techniczna część testu sprawiła najwięcej trudności

Comarch ocenia, że duże trudności przysporzyła również odpowiadającym część techniczna testu. Na przykład na pytanie, czy Ministerstwo Finansów przewidziało możliwość próbnej komunikacji z platformą KSeF, dobrze odpowiedziało 57 proc. ankietowanych (poprawna odpowiedź to: tak, ale użytkownik musi korzystać z rzeczywistej autoryzacji).

Firmy pytano też o stopień integracji ich systemów IT (np. ERP) z KSeF. Tylko 44 proc. wskazało, że ich oprogramowanie automatyzuje proces rejestracji faktury zakupu z KSeF, gdy dane na niej pochodzą od nowego kontrahenta. Jeszcze gorzej wypadły wyniki, gdy pytano o to, czy posiadany system potrafi automatycznie parować faktury zakupu pobrane z KSeF z dokumentami magazynowymi, zamówieniami lub zaliczkami. Twierdząco odpowiedziała jedna trzecia respondentów.

"Odpowiedzi na pytania dotyczące automatyzacji procesów w zakresie faktur zakupowych nie były łatwe dla podatników, ponieważ z uwagi na dotychczasowe ręczne przepisywanie danych z faktur do systemu, takiego poziomu automatyzacji nie można było uzyskać. Wyniki te wskazują również, że jeszcze sporo pracy czeka dostawców IT w zakresie uświadamiania klientom potencjalnych korzyści odpowiedniego wdrożenia KSeF" – uważa Paweł Krupa.

"Jeden z niepokojących wniosków z testu nie dotyczy wiedzy, lecz świadomości o technologii używanej przez firmy. Skoro zaledwie co trzecia firma jest gotowa na automatyczne przetwarzanie faktur z KSeF, oznacza to, że większość przedsiębiorców nie dostrzega, że klucz do sukcesu leży w integracji z systemem ERP" – dodaje Paweł Krupa.

Przedsiębiorcy mogli rozwiązywać test „Gotowi na KSeF” od kwietnia. Składał się z dwóch części: sprawdzającej wiedzę oraz poziom przygotowania na integrację z systemem. Uczestnicy najpierw odpowiadali na pytania sprawdzające ogólną wiedzę i znajomość podstawowych informacji na temat KSeF, a następnie na te dotyczące kwestii technicznych i indywidualnych doświadczeń firm z nowym systemem fakturowania. Ankietowanych pytano m.in. o automatyzację procesów w systemach ERP i obsługę wyjątkowych sytuacji, takich jak faktury dla kontrahentów zagranicznych.

W pierwszej części testu wzięło udział ponad 1110 respondentów, w drugiej – ok. 300.