Czy czeka nas zmierzch open space’ów?

Przemeblowanie w biurach. Popularne dawniej otwarte gabinety ustępują miejsca zamkniętym strefom, które umożliwiają spotkania zespołowe oraz pracę w skupieniu. Pojawią się m.in. budki telefoniczne, pokoje przeznaczone dla zespołów projektowych czy tzw. office for a day – jednoosobowe gabinety rezerwowane na cały dzień. Tradycyjne gabinety znikają, zyskują na znaczeniu miejsca do współpracy ad hoc, czyli tzw. co-working zones. Skąd tak istotne i szybko postępujące zmiany? 

Przestrzeń biurowa dostosowana do zróżnicowanych potrzeb

– Przede wszystkim zmienił się sposób, w jaki pracujemy. Nasza praca coraz mniej polega na indywidualnym przetwarzaniu danych na komputerze, a w większym stopniu opiera się na współpracy i grupowym rozwiązywaniu problemów. To z kolei wymaga przestrzeni sprzyjającej kooperacji, ale jednocześnie nie zakłócającej komfortu pracy innych osób. W konsekwencji obserwujemy, że tradycyjne open space’y często świecą pustkami lub służą głównie jako miejsce przechowywania osobistych rzeczy. Małe i duże sale konferencyjne są natomiast intensywnie wykorzystywane, bo tam właśnie odbywa się rzeczywista współpraca – mówi Jakub Zieliński, szef działu strategii miejsca pracy i zarządzania zmianą w JLL.

To jednak wcale nie oznacza powrotu do całkowicie zamkniętych gabinetów. 

– Współczesna praca wymaga elastyczności. Współpracujemy z różnymi osobami w różnorodny sposób – bezpośrednio, zdalnie czy hybrydowo – i angażujemy się w różnorodne projekty. Dodatkowo, rozwój technologii komunikacyjnych, rosnąca świadomość potrzeb pracowników oraz dążenie firm do optymalizacji kosztów i zwiększenia produktywności przyczyniają się do tworzenia bardziej zróżnicowanych i adaptacyjnych przestrzeni biurowych – dodaje Jakub Zieliński.

Współczesne biura muszą być wielofunkcyjne, aby skutecznie odpowiadać na zmieniające się potrzeby zarówno pracowników, jak i całych firm. Dziś nie wystarczy już podział na stanowiska pracy i sale konferencyjne.

– Dzisiejsze biura muszą oferować miks obszarów do pracy indywidualnej i zespołowej, odpowiadając na zmieniające się dynamicznie potrzeby pracowników i organizacji. Kluczowa jest obecnie nie tyle praca, co współpraca, a przestrzeń biurowa musi ewoluować, aby ten proces wspierać – podsumowuje Jakub Zieliński. 

Czego oczekują pracownicy

Zmiany dostrzega również Magdalena Śnieżek, szefowa linii biznesowej Ace of Space należącej do Globalworth Poland. Według niej pandemia przyspieszyła transformację modelu pracy. 

– Rozwój pracy zdalnej i hybrydowej skłonił wielu pracodawców do redukcji tradycyjnych powierzchni biurowych i poszukiwania bardziej elastycznych rozwiązań. W efekcie przestrzenie coworkingowe i biura serwisowane zyskały na popularności. Oferują firmom możliwość dostosowania wielkości wynajmowanej przestrzeni do bieżących potrzeb bez długoterminowych zobowiązań i kosztów związanych z fit-outem – podkreśla Magdalena Śnieżek. 

Postęp technologiczny i szeroka oferta wirtualnych narzędzi do współpracy wpłynęły na zmiany w modelach pracy, zmniejszając zapotrzebowanie na tradycyjne stanowiska pracy w biurach.

– Jednocześnie zmieniły się również oczekiwania społeczne dotyczące miejsca pracy. Pracownicy stawiają na większą elastyczność i autonomię. Dlatego biuro musi już teraz dawać możliwość skoncentrowania się na zadaniach. Nie mniej ważne są jednak możliwości spontanicznej wymiany doświadczeń i przestrzeń do współpracy – zauważa Monika Dębska-Pastakia, partner w dziale doradztwa transakcyjnego i szefowa zespołu real estate w KPMG w Polsce.

Przeczytaj: Kapitał na rynku nieruchomości komercyjnych rośnie. Polska wciąż czeka na fundusze REIT

Aspekty finansowe

Elastyczne modele biurowe zapewniają również stabilność finansową. Firmy mogą na bieżąco kontrolować wydatki i szybko reagować na zmiany wewnętrzne, np. dynamiczny rozwój zespołu czy zmiany w polityce pracy zdalnej.

– Dodatkowo firmy, które nie potrzebują stałego biura, mogą korzystać z przestrzeni na zasadzie „on-demand”. Rezerwują sale konferencyjne przez aplikacje mobilne, jak np. GW App, co pozwala na dalszą optymalizację kosztów – dodaje Magdalena Śnieżek z Ace of Space.

Zmiany w aranżacji biur są w dużej mierze podyktowane właśnie czynnikami ekonomicznymi. Po pandemii wiele firm zrewidowało potrzeby. Mniejsza liczba pracowników obecnych w biurze w modelu hybrydowym sprawiła, że utrzymywanie dużych, nieefektywnie wykorzystywanych powierzchni stało się nieopłacalne.

Z tego powodu coraz więcej firm decyduje się na tzw. right-sizing – czyli dostosowanie wielkości biura do realnych potrzeb zespołu. Firmy optymalizują koszty, rezygnując z nadmiaru powierzchni i inwestując zamiast tego w jej lepsze zaprojektowanie. Zamiast dziesiątek jednakowych biurek, pojawiają się modułowe przestrzenie. Można je łatwo przekształcać – w zależności od tego, czy potrzebna jest cisza, burza mózgów, czy spotkanie zespołu projektowego. Nie bez znaczenia jest też oczywiście czynnik inflacyjny. 

– Będąc pod presją ekonomiczną po znaczących wzrostach kosztów utrzymania biura, wielu najemców w ostatnich latach zmieniło strategię dotyczącą wynajmowanej powierzchni biurowej – Monika Dębska-Pastakia.

Już nie liczy się wyłącznie metraż – liczy się efektywność jego wykorzystania.

Zamiast wynajmować duże stałe przestrzenie biurowe firmy niejednokrotnie decydują się na mniejsze, bardziej elastyczne powierzchnie i elastyczne warunki najmu.

Aranżacja droższa od czynszu

Koszty adaptacji biur wzrosły szczególnie w ostatnich pięciu latach. Wynika to m.in. z wyższych cen materiałów i usług, ale też rosnących oczekiwań najemców co do standardu aranżacji. Praca hybrydowa zmieniła sposób, w jaki firmy kalkulują koszty.

– Już nie liczy się wyłącznie metraż – liczy się efektywność jego wykorzystania. W praktyce oznacza to, że wiele firm redukuje powierzchnię biurową. Inwestuje jednak więcej w jakość – bardziej zaawansowane technologie, wykończenia premium, lepszą akustykę czy strefy regeneracyjne, uwzględniające projektowanie biofiliczne [włączanie do przestrzeni elementów natury – red.] – mówi Arkadiusz Rudzki, członek zarządu PINK oraz wiceprezes Skanska CDE.

Oznacza to przesunięcie ciężaru kosztów z czynszu na capex i koszty aranżacji. W dłuższej perspektywie firmy dostrzegają w tym jednak inwestycję w efektywność zespołów i retencję talentów.

– Widzimy też wyraźny wzrost zainteresowania nowoczesnymi certyfikowanymi budynkami klasy A. Nie tylko spełniają one wymogi ESG, ale też oferują większą elastyczność adaptacyjną. Co ważne, wiele firm podchodzi dziś strategicznie do renegocjacji umów najmu. Szukają nie tyle niższych kosztów, co wyższej wartości dodanej – dodaje Arkadiusz Rudzki. 

Przeczytaj: Spadek zapotrzebowania na usługi konsultingowe. Czy Wielka Czwórka będzie musiała zwalniać?

Nieuchronny zmierz open space’ów? 

Sukcesywne odchodzenie od tego rodzaju powierzchni to nie chwilowa moda, lecz trwały zwrot w podejściu do organizacji pracy i projektowania środowisk biurowych. Za tym trendem stoi kilka równoległych procesów. Po pierwsze, upowszechnienie modelu pracy hybrydowej sprawiło, że biuro przestało być miejscem codziennej obecności wszystkich pracowników. Po drugie, pracownicy coraz częściej potrzebują zróżnicowanych przestrzeni. Pozwalają one zarówno na skupienie i pracę indywidualną, jak i na burze mózgów czy spotkania projektowe. 

– Tradycyjne stanowisko pracy przestało być punktem wyjścia w projektowaniu biura. Dziś punktem wyjścia są pracownicy – ich potrzeby, rytm dnia pracy, rola w zespole i preferencje dotyczące stylu pracy. Biuro ma wspierać różnorodność – zarówno osoby, które potrzebują skupienia, jak i zespoły funkcjonujące w trybie intensywnej współpracy. Dlatego zmniejszyła się rola typowego open space’u, rozumianego jako rzędy biurek. Nadal jest potrzebny. Dziś musi jednak współistnieć ze strefami cichej pracy, mikrobiurami, przestrzeniami kreatywnymi i miejscami do nieformalnych spotkań – mówi Arkadiusz Rudzki. 

Zamknięte strefy współpracy są projektowane z myślą o zwiększeniu efektywności pracy zespołowej. Aby jednak zachować spójność firmy, kluczowe jest uzupełnienie tych przestrzeni otwartymi strefami socjalnymi, które sprzyjają spontanicznym interakcjom między różnymi zespołami.

Efektywność pracy a spójność zespołu

Zdaniem Jakuba Zielińskiego z JLL wyzwaniem dla firm będzie znalezienie równowagi między potrzebą efektywnej współpracy zespołów a koniecznością utrzymania spójności całej firmy.

Kluczowe  staje się aktywne zarządzanie kulturą organizacyjną, które pozwoli na:

• tworzenie przestrzeni i okazji do interakcji między różnymi zespołami, np. przez organizację wspólnych wydarzeń czy projektów cross-funkcyjnych w otwartych strefach socjalnych
• rozwijanie silnej, nadrzędnej kultury organizacyjnej, która będzie wspólnym mianownikiem dla wszystkich subkultur w firmie
• promowanie wartości i praktyk, które sprzyjają otwartości, wymianie wiedzy i współpracy między zespołami, nawet w warunkach fizycznego rozproszenia.

Całkowity zanik przestrzeni typu open space raczej nie nastąpi. Dalej będą funkcjonować. Obok nich powstają już jednak kolejne prywatne, zamykane gabinety, focus roomy czy budki telefoniczne. Zapewniają komfort pracy osobom potrzebującym ograniczenia bodźców.

– Dostosowanie przestrzeni do specyfiki firmy i stylu pracy jej zespołów staje się priorytetem. W Ace of Space koncentrujemy się na efektywności i komforcie pracy. Rezygnujemy z typowych rozpraszaczy, takich jak pokoje gier, na rzecz funkcjonalnych rozwiązań. Szczególną uwagę poświęcamy potrzebom osób neuroróżnorodnych, które są często częścią zespołu. Projektujemy dla nich m.in. strefy relaksu, np. nap roomy [pokoje do drzemki – red.]. Dodatkowo, rosnące znaczenie nowych form komunikacji sprawia, że w naszych lokalizacjach pojawiają się specjalne sale do nagrywania podcastów – mówi Magdalena Śnieżek z Ace of Space. 

Główne wnioski

1. Zmierzch open space’ów i wzrost znaczenia elastycznych przestrzeni. Tradycyjne open space’y tracą na znaczeniu – ich udział w biurach do 2032 r. spadnie do 30 proc, prognozuje JLL. Przestrzeń biurowa coraz częściej dostosowywana jest do współczesnych modeli pracy: hybrydowych, zespołowych i projektowych. Pojawiają się focus roomy, zamknięte strefy współpracy i mikrobiura, które zapewniają większą funkcjonalność i komfort.
2. Nowe potrzeby pracowników kształtują przestrzeń. Współczesna praca opiera się na współdziałaniu, elastyczności i różnorodnych stylach pracy. Pracownicy oczekują przestrzeni umożliwiającej zarówno koncentrację, jak i spontaniczne interakcje. Biuro musi odpowiadać na te potrzeby, wspierać dobrostan i uwzględniać m.in. osoby neuroróżnorodne czy pracę projektową w różnych konfiguracjach.
3. Ekonomia i technologia przyspieszają transformację. Zmiany w projektowaniu biur wynikają także z czynników ekonomicznych – firmy ograniczają koszty, zmniejszają powierzchnię i inwestują w lepszą jakość. Rośnie rola biur serwisowanych i coworkingów, a technologia (wideokonferencje, aplikacje rezerwacyjne, sale do podcastów) wspiera nowe formy pracy.