Działy płacowe w 2026 r. będą miały ręce pełne roboty. „To już nie jest tylko kwestia pasków wynagrodzeń”

„Pokazujemy, jak obszar obsługi płac ewoluuje z funkcji czysto administracyjnej do strategicznej roli w firmach, stając się fundamentem relacji pracodawca–pracownik oraz wpływając bezpośrednio na zaufanie, poczucie bezpieczeństwa i satysfakcję” – mówi Aneta Jurkiewicz z Forvis Mazars o raporcie „Zgodność z przepisami, precyzja i strategiczne wykorzystanie danych. Trzy niepodważalne filary nowoczesnej obsługi płac w Europie”. Sprawdzamy, na czym polega historyczna i kulturowa „transformacja” działu płac w obliczu zmieniającego się prawa i wszechobecnej automatyzacji.

„Najpotężniejszy głos w firmie”

„Płace wyszły poza swoją pierwotną funkcję wsparcia. Kiedyś postrzegane wyłącznie jako funkcja operacyjna, obecnie stanowią sedno ciągłości biznesowej, zadowolenia pracowników i strategicznego podejmowania decyzji” – czytamy w raporcie.

Dlaczego rola działów wynagrodzeń tak urosła?

Autorzy opracowania wskazują, że to właśnie wynagrodzenia są pierwszym filarem zadowolenia pracowników. Z danych wynika, że prawie jeden na pięciu liderów (20 proc.) miał trudności z utrzymaniem zaufania pracowników z powodu problemów związanych z płacami. Z kolei co trzecia badana firma wskazuje na trudności z zapewnieniem terminowej i bezbłędnej wypłaty wynagrodzeń i świadczeń, a co dziesiątej zdarzają się opóźnienia w wypłatach.

Przeczytaj: 4 zmiany w prawie pracy: urlopy, staż, L4 i tzw. śmieciówki. Pracownicy zyskają, co z pracodawcami?

„Dział płac może nie być najbardziej słyszalnym głosem w organizacji, ale bez wątpienia jest jednym z najpotężniejszych. Gdy działa perfekcyjnie – pozostaje niezauważony. Gdy coś pójdzie nie tak – staje się niezapomniany (…) Dlatego precyzja jest czymś więcej niż tylko wymogiem technicznym – jest podstawą zadowolenia pracowników. Nasze badanie potwierdza to z wyjątkową jasnością: prawidłowość płac jest najbardziej cenionym aspektem obecnych dostawców kadrowo-płacowych, wskazywanym przez 58 proc. respondentów. Tym niemniej precyzja pozostaje codziennym wyzwaniem” – podsumowano w raporcie.

Kalkulacja kontra regulacje

60 proc. ankietowanych firm przyznało, że ma trudności z nadążeniem za zmieniającymi się przepisami prawa. Choć regulacje krajowe stanowią istotne wyzwanie, wiele organizacji musi dodatkowo działać w zgodzie z przepisami transgranicznymi. W grę wchodzą różne strefy czasowe, odmienne stawki podatkowe oraz zróżnicowane regulacje prawa pracy. Co trzecia firma za istotną barierę uznaje obciążenie związane z obsługą płac pracowników globalnych lub zespołów wielonarodowych.

Aby ograniczyć ryzyko błędów, średnio co druga firma współpracuje z zewnętrznymi dostawcami usług płacowych, korzysta ze wsparcia firm doradztwa podatkowego oraz rozszerza wewnętrzny audyt o weryfikację zgodności z międzynarodowymi przepisami.

Przeczytaj: Z dużej dyrektywy małe zmiany? Walka z luką płacową... z lukami

Jednocześnie niemal co drugie przedsiębiorstwo wskazuje równość płac jako kluczowe wyzwanie na najbliższe miesiące. Choć powinna ona być naturalnym elementem polityki firm, wkrótce stanie się ustawowym obowiązkiem. Wszystko za sprawą unijnej dyrektywy w sprawie transparentności wynagrodzeń (2023/970).

Zgodnie z nowymi przepisami różnica w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn na tym samym stanowisku nie powinna przekraczać 5 proc. Firmy będą zatem zobligowane do przeprowadzania wewnętrznych audytów płacowych oraz do podejmowania działań naprawczych w przypadku wykrycia większych rozbieżności w wynagrodzeniach.

W praktyce obserwowaliśmy, że firmy, które wprowadziły bardziej otwarte kryteria wynagrodzeń, osiągnęły wyższy poziom satysfakcji i retencji pracowników

– Aby zachować zgodność z dyrektywą, przedsiębiorstwa muszą ustanowić jasną strukturę klasyfikacji stanowisk, przygotować szczegółowe opisy ról oraz określić obiektywne, neutralne pod względem płci kryteria wynagradzania – takie jak umiejętności, zakres odpowiedzialności czy warunki pracy. Przejrzyste systemy wynagrodzeń nie tylko zapewniają zgodność z przepisami, ale także wzmacniają zaufanie pracowników. W praktyce obserwowaliśmy, że firmy, które wprowadziły bardziej otwarte kryteria płacowe, osiągały wyższy poziom satysfakcji i retencji pracowników – mówi Jana Boštíková z czeskiego oddziału Forvis Mazars.

Według raportu 45 proc. liderów działów HR wskazuje kwestię wynagrodzeń jako główne wyzwanie. Z kolei 51 proc. organizacji rozważyłoby zmianę dostawcy usług na takiego, który zapewni lepsze wsparcie w zakresie zgodności naliczania płac z obowiązującymi przepisami prawa.

Przekuć dane w strategię

Autorzy raportu wskazują, że dane z „pasków wynagrodzeń” pozostają nieodkrytym skarbem dla wielu firm. Jak czytamy, 70 proc. informacji kluczowych dla biznesu przepływa przez systemy płacowe, jednak wiele organizacji wciąż nie wykorzystuje w pełni tego potencjału.

– Na każdym pasku płacowym znajdują się konkretne dane, które mogą zbudować lub zniszczyć zaufanie do pracodawcy. Obsługa płac to kopalnia informacji, istotnych zarówno dla działów HR, jak i finansów. Gdy wynagrodzenia są naliczane poprawnie, zgodnie z przepisami i w sposób transparentny, przestają być jedynie procesem operacyjnym, a stają się strategicznym źródłem analiz dla całej organizacji – podsumowuje Ioana Vlad-Rădulescu, Partner w Dziale Międzynarodowej Obsługi Płac i Zgodności z Przepisami w Forvis Mazars.

Przeczytaj: KSeF na ostatniej prostej. „Wielu przedsiębiorców zwleka, bo myśli, że to tylko zmiana technologiczna”

Zdaniem ekspertów dane takie jak wynagrodzenia, świadczenia, centra kosztów, rejestry czasu pracy czy trendy dotyczące rotacji pracowników mogą służyć do prognozowania kosztów, zapewniania zgodności z przepisami, opracowywania strategii zatrudniania oraz wczesnego sygnalizowania ryzyk operacyjnych.

Automatyzacja z ograniczeniami

W opanowaniu tej skali danych może pomóc automatyzacja, która w obszarze kadr i płac wciąż nie zadomowiła się na dobre. Zaledwie 17 proc. respondentów zadeklarowało stosowanie zautomatyzowanych systemów monitorowania i kontroli poprawności. Jak zauważają autorzy raportu, „jest to utracona szansa, biorąc pod uwagę skalę i wrażliwość danych dotyczących wynagrodzeń”.

Jednocześnie co drugi ankietowany przyznał, że nieelastyczny model automatyzacji stanowi główny problem we współpracy z dostawcą usług płacowych. Technologia może więc być szansą na usprawnienie procesów payroll, jednak – jak podkreślają eksperci – to człowiek powinien dostosowywać narzędzia do własnych potrzeb, a nie odwrotnie.

Przeczytaj: AI nową barierą wejścia na rynek dla juniorów. „To tak powszechna kompetencja jak znajomość angielskiego”

„Przyszłość płac nie polega na zastępowaniu ludzi przez maszyny. Chodzi o wzmacnianie ludzi przez maszyny. I właśnie w tym punkcie rodzi się prawdziwa przewaga – w połączeniu zautomatyzowanego wykonywania zadań z wiedzą, elastycznością i doradztwem, które mogą zapewnić tylko eksperci” – podsumowano w raporcie.

Główne wnioski

1. Działy płacowe przestały pełnić wyłącznie funkcję administracyjną. Stały się jednym z filarów, na których opiera się funkcjonowanie firm. Zdaniem ekspertów to właśnie obszar kadrowo-płacowy odgrywa kluczową rolę w budowaniu zaufania pracowników.
2. Dane payrollowe mają potencjał strategiczny. Systemy płacowe gromadzą ogromne ilości informacji istotnych dla biznesu, jednak większość organizacji wciąż ich nie wykorzystuje. Przemyślana automatyzacja – wspierana wiedzą ekspertów, a nie zastępująca ich – może usprawnić procesy, zwiększyć zgodność z przepisami oraz dostarczyć analiz wspierających planowanie kosztów, zatrudnienia i zarządzanie ryzykiem.
3. Zmieniające się regulacje – w szczególności unijna dyrektywa o transparentności wynagrodzeń – nałożą na działy płac nowe obowiązki. Obejmą one m.in. audyty luk płacowych, wartościowanie stanowisk, raportowanie oraz ścisłą współpracę z działami HR i finansów. Dla wielu firm będzie to jedno z największych wyzwań organizacyjnych i kompetencyjnych najbliższych lat.