Elektroniczny rejestr fundacji rodzinnych stanie się faktem. Nie oznacza to jednak rozstania z „papierem”

Ponad 3 tys. zarejestrowanych fundacji rodzinnych, tysiące wniosków w kolejce, setki tysięcy stron papierowych dokumentów i zaledwie kilku referendarzy do ich obsługi w jednym sądzie w skali całego kraju. Dotąd każda próba załatwienia sprawy w związku z fundacją rodzinną wymagała wizyty w Piotrkowie Trybunalskim lub korespondencji drogą pocztową. Fundatorzy, pełnomocnicy i interesariusze musieli zgłaszać się do jednego, konkretnego sądu, by uzyskać informację z rejestru, czy złożyć na papierze wniosek o jakąkolwiek zmianę. Od lipca jednak prawo zostanie dostosowane do cyfrowej, a nie analogowej rzeczywistości.

Wyszukiwarka fundacji rodzinnych

Za sprawą noweli rozporządzenia w sprawie rejestru fundacji rodzinnych zmieni się m.in. dostęp do rejestru fundacji. Obecnie interesariusze muszą stawić się w Sądzie Okręgowym w Piotrkowie Trybunalskim i pod nadzorem pracownika mogą zapoznać się z rejestrem. Biuro Obsługi Interesanta ma przenieść nas do XXI w.

„W celu ominięcia tej niedogodności do sądu wpływają liczne wnioski o wydanie informacji lub odpisów. Nowelizacja rozporządzenia umożliwi prezentowanie treści z rejestru fundacji rodzinnych na stronie internetowej Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim za pośrednictwem Biura Obsługi Interesanta” – czytamy w uzasadnieniu rozporządzenia o rejestrze fundacji rodzinnych.

Rejestr jest jawny z mocy prawa

Jawność od 2023 roku, czyli od samego początku istnienia w Polsce fundacji rodzinnych, była wpisana w ich funkcjonowanie. W myśl art. 111 ustawy o fundacji rodzinnej każdy ma prawo otrzymać poświadczone odpisy, wyciągi, zaświadczenia i informacje z rejestru fundacji rodzinnych.

W myśl nowych zasad tak jak dotychczas, informacje z rejestru, obejmujące treść aktualnego i pełnego odpisu, sąd będzie udostępniał każdemu w siedzibie sądu. Ponadto jednak na stronie Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim, będzie specjalna wyszukiwarka fundacji rodzinnych wraz z podstawowymi informacjami o tych podmiotach.

Przeczytaj: Fundacje rodzinne do poprawki? Przedsiębiorcy zgłosili prawie 400 uwag

Filip Rudolf, specjalista ds. podatków w SOLVEO Advisory wyjaśnia, że każdy będzie mógł pobrać podstawowe dane dotyczące fundacji rodzinnej. Mowa o numerze RFR – nazwie, siedzibie, numerze REGON czy NIP (zgodnie z § 34 ust. 4 rozporządzenia). Jak dodaje, rozporządzenie pozostawia jednak kilka znaków zapytania.

„Brak danych w czasie rzeczywistym”

– Informacje z Rejestru Fundacji Rodzinnych, które będzie można samodzielnie pobrać, nie będą miały waloru dokumentu urzędowego. Będzie to informacja pobrana z odpowiedniej zakładki na stronie sądu. Zawarte w niej będą podstawowe dane pozwalające zidentyfikować fundację. Nie będzie tam jednak danych dotyczących fundacji, które nie są jeszcze zarejestrowane – wyjaśnia Filip Rudolf.

Na problem uwagę zwraca także Ośrodek Badań, Studiów i Legislacji Krajowej Rady Radców Prawnych (OBSiL KRRP) w stanowisku do projektu rozporządzenia.

Jak czytamy, informacje te nie będą publikowane w czasie rzeczywistym.

„Brak bieżącej aktualizacji może prowadzić do problemów praktycznych: kolizji nazw fundacji rodzinnych, składania wniosków z nazwą już zajętą czy wydłużenia postępowań rejestrowych” – uzasadnia OBSiL KRRP.

Ustawodawca nie przewidział tego kilka lat temu. Wówczas zakładano, że rocznie przybywać będzie może kilkaset, a nie kilka tysięcy fundacji rodzinnych.

– Sposób prowadzenia tego rejestru sprawia, że może dojść do użycia zajętej nazwy fundacji. Nie zawsze są to nazwiska, często to inicjały lub dowolne słowa. Jeśli nazwa zostanie zdublowana, może to znacznie wydłużyć proces rejestracji. Ustawodawca nie przewidział tego kilka lat temu. Wówczas zakładano, że rocznie przybywać będzie może kilkaset, a nie kilka tysięcy fundacji rodzinnych – dodaje Filip Rudolf.

W rozporządzeniu czytamy jednak, że dane będą aktualizowane raz dziennie, po zakończeniu godzin urzędowania sądu.

Kto będzie aktualizował dane?

Nasz rozmówca pyta, kto będzie odpowiadał za aktualizację danych, zważywszy na bolączki Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim. Wniosków o wpis do rejestru fundacji przybywa, czas oczekiwania na jego rozpatrzenie wynosi średnio 14 miesięcy. Co więcej, obsługą tych spraw – jak wynika z danych sądu – zajmuje się pięciu referendarzy.

Przeczytaj: Ponad 2 tys. przedsiębiorców czeka na zarejestrowanie fundacji rodzinnej. „Czas oczekiwania? 14 miesięcy”

– Ciekawe, jakimi siłami sąd będzie aktualizował dane, skoro już teraz w kolejce czekają tysiące wniosków. Wnioski interesariuszy już teraz korkują ten sąd, który jest nadmiernie obciążony – zastanawia się Filip Rudolf.

"Wprowadzone zmiany nie wpłyną na zmniejszenie zakresu obowiązków referendarzy sądowych, nadto nie jest przewidziane zwiększenie zatrudnienia w związku z elektroniczna obsługą wniosków. Zwiększenie etatyzacji pozostaje w gestii Ministerstwa" - czytamy w przesłanej nam odpowiedzi Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim.

Ułatwienie dla interesariuszy

Na stronie internetowej sądu pojawi się odnośnik do strony, za jej pośrednictwem będzie można złożyć wniosek o wydanie pełnego odpisu, wyciągu, zaświadczenia lub o udzielenie innych informacji. To wszystko w wersji elektronicznej.

Wnioski będzie można złożyć w postaci elektronicznej wraz z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Do wniosku dołącza się dowód uiszczenia opłaty kancelaryjnej.

Pójść o krok dalej?

Filip Rudolf pozytywnie ocenia zmianę, jednak – jak dodaje, sama reforma związana z dostępem do danych – nie rozwiązuje wszystkich problemów. Niejednokrotnie w debacie publicznej wracał pomysł pełnej cyfryzacji rejestru dla fundacji rodzinnych, na wzór Krajowego Rejestru Sądowego. 

– Punkt docelowy to w pełni elektroniczny rejestr prowadzony w systemie teleinformatycznym na wzór KRS. Powinniśmy weryfikować informacje tak jak w e-KRS. Wychodzimy jednak naprzeciw oczekiwaniom interesariuszy, to krok w dobrym kierunku – mówi nasz rozmówca.

Przeczytaj: Przejęcie rodzinnego biznesu? „Nie, dziękuję”. Idą ciężkie czasy dla sukcesji w Polsce

Henryk Orfinger, współzałożyciel Grupy Dr Irena Eris również pozytywnie ocenia tę zmianę. Wyjaśnia, że dostęp do danych będzie ułatwiony, co znacznie przyspieszy formalności. Zastrzega jednak, że pomysł pełnej cyfryzacji rejestru na wzór KRS mógłby obniżyć bezpieczeństwo danych beneficjentów.

– Znowelizowane rozporządzenie to zmiana na poziomie technicznym, nie wpływa na kwestię jawności danych. Gdybyśmy jednak poszli o krok dalej i stworzyli rejestr na wzór KRS, byłoby ryzyko udostępniania poufnych danych. Ta kwestia niestety nie dotyczy tych, którzy założyli fundację w celu optymalizacji podatkowej. „Fundacji” jednoosobowej bez beneficjentów nie interesuje bezpieczeństwo danych. Prawdziwa fundacja jest wielopokoleniowa i przyświeca jej sukcesja. Gdyby rejestr przypominał KRS, udostępnilibyśmy wówczas wrażliwe dane całej rodziny – przestrzega Henryk Orfinger.

Nasi rozmówcy są zgodni, że procesy w sądzie rejestrowym należy usprawnić. Jednak – jak dodaje Henryk Orfinger – nie kosztem jawności danych.

Zakres danych i tak budzi niepokój

Konfederacja Lewiatan wskazuje, że dostęp do danych w przypadku fundacji rodzinnych musi być ograniczony.

„Fundacja rodzinna nie została zaprojektowana jako podmiot uczestniczący w profesjonalnym obrocie gospodarczym. Zakres jej aktywności jest z natury ograniczony. W przeciwieństwie do KRS, którego jawność pełni rolę gwarancyjną dla obrotu, rejestr fundacji rodzinnych obejmuje dane wrażliwe w zakresie dotyczącym otoczenia rodzinnego i majątkowego fundatora. Są to dane beneficjentów oraz ich relacji rodzinnych. To także inne informacje oddziałujące na życie i bezpieczeństwo osób fizycznych, w tym małoletnich” – czytamy w stanowisku.

W przeciwieństwie do KRS, którego jawność pełni rolę gwarancyjną dla obrotu, rejestr fundacji rodzinnych obejmuje dane wrażliwe w zakresie dotyczącym otoczenia rodzinnego i majątkowego fundatora.

Konfederacja Lewiatan ma jednak wątpliwości co do łatwości uzyskiwania nawet podstawowych danych o fundacjach. Chodzi między innymi o adresy do doręczeń członków organów fundacji rodzinnej.

„Obawę budzi praktyka powoływania fundacji rodzinnych w Polsce. Większość fundacji rodzinnych jako adres siedziby ma wskazany adres domu fundatora. Adresy do doręczeń również są adresami zamieszkiwania członków organów. Zagrożenie, jakie z publicznego dostępu do tych danych może wynikać, jest znaczne. Dotyczyć może bezpieczeństwa obywateli, którzy są beneficjentami fundacji rodzinnej, czy członkami rodzin osób zaangażowanych w fundację. Tych ryzyk nie możemy wykluczyć” – podsumowuje Konfederacja Lewiatan.

Zdaniem eksperta

Większe zaufanie do fundacji rodzinnych

Jako organizacja zrzeszająca przedsiębiorców wyrażamy ogólne uznanie dla kierunku proponowanych zmian, postrzegając je jako istotny krok ku bardziej efektywnemu, transparentnemu i nowoczesnemu modelowi funkcjonowania rejestru fundacji rodzinnych. Z satysfakcją odnotowujemy, że proponowana cyfryzacja procesów rejestrowych oraz usprawnienie procedur dostępowych wpisują się w oczekiwania środowiska przedsiębiorców i ułatwią codzienne funkcjonowanie podmiotów korzystających z instytucji fundacji rodzinnej. Jesteśmy przekonani, że wdrożenie projektowanych rozwiązań nie tylko przyczyni się do zwiększenia pewności i bezpieczeństwa obrotu prawnego, lecz także wzmocni zaufanie do fundacji rodzinnej jako ważnego instrumentu wspierającego stabilność i wielopokoleniowy rozwój przedsiębiorstw. Zmiany te stanowią dobry przykład skutecznej współpracy pomiędzy administracją a praktyką gospodarczą, co w naszej ocenie w sposób wymierny podniesie jakość i dostępność usług publicznych w tym obszarze.

Organizacja Pracodawców Rada Przedsiębiorców

Główne wnioski

1.  Nowelizacja rozporządzenia o rejestrze fundacji rodzinnych rozwiązuje najbardziej uciążliwy problem interesariuszy. Mowa o konieczności fizycznej wizyty w sądzie rejestrowym, by załatwić formalności. Cyfrowy rejestr ma poprawić dostępność danych i – przynajmniej w teorii – odciążyć sąd w Piotrkowie Trybunalskim.
2. Eksperci zwracają jednak uwagę, że tzw. wydruk komputerowy nie będzie uwzględniał aktualizacji w czasie rzeczywistym. Nie będzie też miał mocy urzędowego dokumentu. Będzie jedynie informacją pobraną z systemu. To może utrudnić pracę prawnikom, a także prowadzić do kolizji nazw nowo zakładanych fundacji.
3. Przy okazji cyfrowego rejestru wracają postulaty dotyczące jego pełnej elektronizacji na wzór KRS. Fundatorzy przestrzegają jednak, że fundacje rodzinne nie są typowymi podmiotami biorącymi udział w obrocie gospodarczym, by wymagać od nich jawności danych. To wielopokoleniowe rodziny, a nie tylko członkowie zarządu, stąd konieczność ochrony danych beneficjentów.