Przedsiębiorcy sceptyczni wobec KSeF? „Ponad połowa chce odroczenia reformy” (BADANIE)

1 kwietnia Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla większości firm. Dotąd obligatoryjnie korzystały z niego największe przedsiębiorstwa. Na miesiąc po rozszerzeniu obowiązku fakturowania w KSeF na ponad 5 tys. podmiotów eksperci z IFIRMA zapytali ponad 300 przedsiębiorców o ocenę funkcjonowania systemu. Respondenci to właściciele małych i mikrofirm, którzy wcześniej mogli przystąpić do KSeF dobrowolnie. Oto najważniejsze wnioski z badania.

Co trzecia firma krytyczna wobec KSeF

Ankietowanych zapytano, czy mieli dotąd styczność z KSeF. Większość (53 proc. respondentów) przyznała, że korzysta z systemu w celu odbioru faktur. Prawie co piąty badany przedsiębiorca z tej grupy wysyła faktury w KSeF. Co dziesiąty korzysta z systemu sporadycznie, a 7 proc. badanych – mimo zalogowania – nie korzysta z niego w praktyce. 13 proc. wskazań padło na odpowiedź: „nie korzystam z KSeF”.

Z odpowiedzi ankietowanych wynika także, że większość małych firm korzysta z komercyjnych programów do fakturowania. Narzędzia resortu finansów używa co dziesiąty respondent.

Badanie pokazuje, że przedsiębiorcy pozostają sceptyczni wobec reformy. 45 proc. ankietowanych ocenia pierwszy etap wdrożenia negatywnie (w tym 36 proc. – bardzo źle). Na nieprzychylne oceny wpływają przede wszystkim problemy, z którymi mierzą się firmy w praktyce.

Wykres interaktywny

Pełny ekran

Nie tylko problemy techniczne. Doświadczenia przedsiębiorców z KSeF

Przedsiębiorców zapytano, co w pierwszym miesiącu po wejściu w życie obowiązkowego KSeF sprawiło im największe trudności. Na pierwszym planie znalazły się kwestie techniczne (21 proc. wskazań). Niemal tyle samo ankietowanych wskazało na wzrost obciążenia administracyjnego, wymieniając dodatkowe obowiązki jako istotny problem (20 proc. odpowiedzi).

Na kolejnych miejscach tej niechlubnej listy znalazły się niejasne wytyczne resortu finansów, trudności z autoryzacją i przyznawaniem uprawnień, a także długi czas przetwarzania dokumentów. Jednocześnie 12 proc. ankietowanych nie odczuło żadnych problemów podczas korzystania z KSeF.

Wykres interaktywny

Pełny ekran

Odroczenie KSeF? Połowa badanych jest za

Łącznie ponad połowa badanych opowiada się za odroczeniem lub złagodzeniem obowiązku pełnego wdrożenia KSeF. Taką odpowiedź wskazało 56 proc. ankietowanych. Jednocześnie jedynie 39 proc. respondentów deklaruje pełną gotowość do korzystania z systemu. Pozostali są w trakcie przygotowań lub nie podjęli jeszcze żadnych działań.

Przeczytaj: Trudne pożegnanie z papierem. Ministerstwo Finansów: musimy oduczyć się drukowania faktur

Połowa ankietowanych chciałaby także odroczyć obowiązkowy KSeF o dwa lata. Postulat ten znalazł odzwierciedlenie również w działaniach politycznych. Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców, Agnieszka Majewska, w piśmie do resortu finansów wskazywała na konieczność przesunięcia reformy. Z kolei Konfederacja przygotowała projekt ustawy zakładający dobrowolność KSeF dla przedsiębiorców, których system ma objąć od 1 kwietnia.

Nieco mniej kontrowersyjny wydaje się postulat zobligowania największych firm do dołączania papierowych kopii do faktur wystawianych w KSeF. O taką możliwość apelowała również Rzecznik MŚP. Z badania IFIRMA wynika, że 44 proc. ankietowanych także popiera to rozwiązanie.

Rząd: nie będzie dobrowolności KSeF

Posłowie Prawa i Sprawiedliwości w interpelacji do resortu finansów (nr 15273) określili KSeF mianem „bariery technologicznej i biurokratycznej”. Zapytali rząd, czy rozważane jest wprowadzenie dobrowolności systemu dla najmniejszych podmiotów gospodarczych.

Profil zaufany? „KSeF dał nam ważną lekcję przed 1 kwietnia”

Wiceminister Zbigniew Stawicki w odpowiedzi wskazał wprost, że Ministerstwo Finansów nie planuje wprowadzenia pełnej dobrowolności KSeF dla najmniejszych firm. Jak jednak dodał, dla tej grupy wprowadzono uproszczenia. Do końca 2026 r. podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli nadal wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, pod warunkiem, że łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu nie przekroczy 10 tys. zł. Oznacza to, że firmy o najmniejszych obrotach będą miały czas do 1 stycznia 2027 r. na pełne wdrożenie KSeF.

Resort przypomniał również, że do końca 2026 r. podatnicy objęci obowiązkiem KSeF będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe przy zastosowaniu kas rejestrujących, a paragony fiskalne (do 450 zł) nadal będą uznawane za faktury.

Rozwiązania prawne, techniczne i biznesowe są efektem szerokich konsultacji przeprowadzonych w 2024 i 2025 r. Były to największe konsultacje w historii resortu finansów.

– Wypracowane, finalne rozwiązania prawne, techniczne i biznesowe są efektem szerokich konsultacji przeprowadzonych w 2024 i 2025 r. Odbyły się one z udziałem rynku, w tym podatników, branży IT, księgowych, przedstawicieli JST oraz organizacji zrzeszających przedsiębiorców. Były to największe konsultacje w historii resortu finansów. W przygotowanych rozwiązaniach uwzględniono większość postulatów zgłoszonych w ich trakcie – wyjaśnił Zbigniew Stawicki.

Kosztowna reforma? Co piąta firma spodziewa się wydatków

Niemal połowa badanych przedsiębiorców już odnotowała zwiększone wydatki związane z wdrożeniem KSeF lub spodziewa się ich w przyszłości.

Wśród głównych obaw dominuje kwestia bezpieczeństwa danych i poufności informacji (22 proc. wskazań). Niewiele mniej respondentów (po 20 proc.) wskazuje na ryzyko przerw w działaniu systemu oraz konsekwencje ewentualnych błędów.

Choć nie można wykluczyć problemów w relacjach z kontrahentami czy klientami, warto zauważyć, że ustawodawca przewidział okres przejściowy. Nowelizacja ustawy o VAT zakłada, że kary – m.in. za niewystawianie faktur w KSeF – będą obowiązywać dopiero od stycznia 2027 r.

Na koniec warto odnotować, że 5 proc. przedsiębiorców deklaruje brak jakichkolwiek obaw związanych z KSeF.

Zdaniem eksperta

Firmy uczą się KSeF. Za wcześnie, by mówić o poczuciu bezpieczeństwa

Poziom przygotowania firm z sektora MŚP do KSeF można dziś ocenić jako średni, ale bardzo nierówny. Z jednej strony widać realny postęp i stopniowe oswajanie systemu, z drugiej – nadal trudno mówić o pełnym poczuciu bezpieczeństwa i stabilności po stronie przedsiębiorców. Nasze badanie pokazuje, że 39 proc. firm deklaruje pełną gotowość do działania w KSeF, a kolejne 18 proc. ocenia się jako raczej gotowe, choć wciąż musi dopracować część procesów. Jednocześnie 22 proc. badanych przyznaje wprost, że nie jest gotowych, a 11 proc. pozostaje w trakcie przygotowań. Oznacza to, że rynek nie jest już na etapie samego „poznawania” KSeF, ale nie wszedł jeszcze w fazę pełnej stabilizacji operacyjnej.

W praktyce widać wyraźnie, że firmy uczą się KSeF stopniowo. Ponad połowa respondentów miała już kontakt z systemem, jednak najczęściej ogranicza się on do odbioru lub pobierania faktur, a nie do ich regularnego wystawiania. To naturalny mechanizm – przedsiębiorcy zaczynają od prostszych, mniej ryzykownych operacji, a dopiero później przechodzą do pełnego wykorzystania systemu po stronie sprzedaży. Samo zalogowanie się do KSeF czy odbiór dokumentów nie oznacza jednak, że firma ma uporządkowany cały proces – od nadania uprawnień, przez wystawienie i wysyłkę faktury, aż po korekty i odbiór dokumentów zakupowych. I właśnie na tym etapie najczęściej pojawiają się trudności.

Istotny pozostaje również kontekst emocjonalny i organizacyjny. W badaniu wyraźnie dominuje poczucie niepewności – przedsiębiorcy obawiają się przede wszystkim bezpieczeństwa danych, przerw w działaniu systemu oraz pomyłek wynikających z nowych procedur. Oznacza to, że gotowość formalna nie zawsze idzie w parze z gotowością praktyczną. Firma może mieć dostęp do KSeF, ale nadal nie mieć pewności, czy cały proces jest właściwie uporządkowany i czy w razie błędu poradzi sobie bez poważniejszych konsekwencji.

Podsumowując, sektor MŚP jest dziś częściowo przygotowany, ale w dużej mierze nadal znajduje się w fazie adaptacji. Najbliższy okres będzie dla wielu firm momentem przejścia od okazjonalnego kontaktu z systemem do jego regularnego wykorzystania. O tym, czy to przejście będzie płynne, zdecyduje nie tylko znajomość przepisów, ale przede wszystkim jakość narzędzi, jasność zasad oraz dostępność praktycznego wsparcia.  
 

Joanna Łuksza

kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.    

Główne wnioski

1. Po miesiącu obowiązywania obligatoryjnego systemu KSeF nastroje przedsiębiorców pozostają mieszane. Niemal połowa ocenia reformę negatywnie i opowiada się za jej odroczeniem. Z odpowiedzi resortu finansów wynika jednak, że o dobrowolności fakturowania w KSeF nie ma mowy.
2. Firmy najczęściej wskazują na trudności techniczne, zwiększone obowiązki administracyjne oraz niejasne przepisy. Sugeruje to, że największą barierą nie jest sama idea KSeF, lecz sposób jej wdrożenia i funkcjonowanie w praktyce.
3. Choć część przedsiębiorstw korzysta już z systemu dobrowolnie, tylko 39 proc. deklaruje pełną gotowość do pracy w KSeF. Większość firm nadal uczy się systemu i działa w ograniczonym zakresie, co oznacza, że rynek nie osiągnął jeszcze pełnej gotowości.