System policzy, człowiek sprawdzi w Excelu. „Płacimy podatek od braku zaufania” (RAPORT)

Audio generowane przez AI. Może zawierać błędy.

Dział HR, kadr i płac to przede wszystkim ogromne ilości danych. Mowa bowiem o wynagrodzeniach, dodatkach, absencji chorobowej, urlopach, stażu pracy, nadgodzinach i wielu innych zmiennych. Słowem, jest to idealny grunt pod działanie sztucznej inteligencji, a już na pewno systemów, które automatyzują pracę. Eksperci z HR na Szpilkach i Symfonii przyjrzeli się pracy specjalistów z paskami wynagrodzeń i rubrykami z nazwiskami. Z raportu „Blokery zmian w kadrach i płacach” jasno wynika, że zautomatyzowane systemy płacowe często wykonują jedynie część swojej pracy. Obliczenia i tak kończą się w większości przypadków ręczną kontrolą i zakładką z Excelem – wynika z ankiety ponad 1050 osób pracujących w HR, kadrach i płacach.

Przepisywanie danych i Excel, czyli „drugi obieg” w kadrach

94,4 proc. ankietowanych w jakiejś formie dodatkowo sprawdza naliczenia generowane przez system płacowy – wynika z raportu HR na Szpilkach. Ponad 82 proc. respondentów przynajmniej kilka razy w miesiącu wykonuje część pracy ręcznie poza systemem. Autorzy opracowania wskazują, że choć systemy płacowe w istocie ułatwiają pracę, to wciąż są raczej narzędziem pomocniczym aniżeli programem obliczeniowym, na którym można bezgranicznie polegać.

Wykres interaktywny

Pełny ekran

Zdaniem respondentów największym blokerem na drodze do automatyzacji jest brak możliwości domknięcia danego procesu w ramach systemu. Gdy ten skończy pracę, pracownik działu płac czy kadr zwykle i tak na nowo dokonuje obliczeń, dopisuje lub eksportuje dane. Z badań wynika, że w wielu firmach praca poza systemem nie jest wyjątkiem, lecz codziennością.

Przeczytaj: Działy płacowe w 2026 r. będą miały ręce pełne roboty. „To już nie jest tylko kwestia pasków wynagrodzeń”

– Większość osób w badaniu dodatkowo sprawdza naliczenia, które wygenerował ich własny system. Jako osoba zajmująca się programami płacowymi od niemal 20 lat nie jestem tym zaskoczony. Płace to obszar, w którym trudno o pełne zaufanie, a jego brak ma zwykle kilka źródeł naraz. To złożoność polskiego prawa, jakość samego systemu i jego wdrożenia oraz to, jak skutecznie wprowadzono użytkowników w pracę na programie. Z mojego doświadczenia zaufanie obniża jeszcze kilka rzeczy. To ręczne przepisywanie danych zamiast integracji, opóźniające się aktualizacje, brak uporządkowanej wiedzy i szkoleń czy zbyt skomplikowany sposób pracy – mówi Cezary Karolczyk z Symfonii.

Podwójna praca, ukryty koszt

Eksperci zwracają uwagę na ukryty koszt ręcznego wyliczania urlopów, płac czy nadgodzin po tym, jak zrobił to system. Ich zdaniem problemem może być niedostosowanie systemu do aktualizacji prawa pracy (m.in. nowe przepisy o stażach), a także „papierowe” przyzwyczajenia zespołu. Dlatego też w wielu firmach równolegle z systemem współistnieją Excel, własne dokumenty, kalendarze, kalkulatory, ręczne kontrole i raporty tworzone poza systemem.

Wykres interaktywny

Pełny ekran

– Dane przepisane do arkusza wypadają spod kontroli i wracają jako korekta wynagrodzenia, kontrola ZUS czy US, czasem kara. Badanie nie mierzy tego wprost, ale z mojego doświadczenia wynika, że nikt nie liczy godzin traconych na takie obejścia, a to jedna z najdroższych i najmniej widocznych pozycji w utrzymaniu systemu – mówi Aneta Jarczyńska z Symfonii.

Jak czytamy w raporcie, najczęstszym argumentem, by działy kadrowe nie doskonaliły systemów płacowych, jest przede wszystkim budżet. Kolejnym po pieniądzach wskazaniem jest brak czasu na naukę nowego systemu, przez co stare, często czasochłonne przyzwyczajenia biorą górę.

Czas pracy, śmieciówki, terminy, czyli kiedy system to za mało

Połowa respondentów, choć terminy ma zapisane w systemie, samodzielnie je kontroluje. Niemal co trzeci ankietowany prowadzi kalendarz poza systemem. Terminarz rozliczeń i kontaktów z ZUS czy urzędem skarbowym to jednak nie wszystko. Zdaniem specjalistów pytanych przez twórców raportu największy problem pojawia się wówczas, gdy system zderzy się z umową cywilnoprawną, umową międzynarodową czy … czasem pracy. Jak czytamy w raporcie, „prawdziwym testem jest pracownik, który w jednym okresie ma zmianę harmonogramu, nieobecność, nadgodziny i korektę”.

Przeczytaj: Czy przepisy wystarczą, by zrównać płace? Tak Polska radzi sobie z luką płacową na tle UE

Ręczna praca w wielu przypadkach jest nieunikniona, a do tego dochodzi kwestia odpowiedzialności. Presja i obawy dotyczące rezultatów pracy systemu skutkują dodatkowymi obowiązkami, a zatem kosztem nazwanym przez twórców raportu „podatkiem od braku zaufania”.  Chodzi o czas i uwagę potrzebne do ponownego potwierdzenia pracy, którą system miał wykonać z automatu.

Zmiany w prawie wymuszą automatyzację?

Niedawna ustawa stażowa dla części pracowników oznacza możliwość ponownego przeliczenia stażu pracy. Dla działu kard i płac to nowe obowiązki, konieczność przeliczenia uprawnień, takich jak limity urlopowe czy dodatki stażowe. To z kolei wymagało m.in. zmiany algorytmów, by „nauczyć” system działać poprawnie w myśl znowelizowanych przepisów.

Z raportu wynika, że nie lada wyzwaniem dla największych firm może okazać się planowane raportowanie luki płacowej i wartościowanie stanowisk. Oliwy do ognia dolewa fakt, że zgodnie z badaniem co drugi raport powstaje równolegle w systemie i Excelu.

– Same dane płacowe są w systemach: roczne poziomy wynagrodzeń, składniki, wymiar czasu pracy. Brakuje jednego wymiaru: kategorii pracowników. Powstaje ona dopiero z wartościowania stanowisk według czterech kryteriów: umiejętności, wysiłku, odpowiedzialności i warunków pracy, uzgodnionego ze stroną społeczną. Wynik tej pracy HR musi wprowadzić do systemu kadrowo-płacowego jako nowy atrybut i utrzymywać przy każdej reorganizacji. To zadanie obowiązkowe, którego nie wykona żaden dostawca, a bez niego najlepszy silnik raportowy nie będzie miał czego grupować – podsumowuje cytowany w raporcie Wojciech Chromik, menedżer ds. zasobów ludzkich i projektów biznesowych, który współpracuje z HR na Szpilkach.

Główne wnioski

1. Firmy mają narzędzia automatyzujące płace i kadry, ale ogromna część użytkowników nadal sprawdza ich wyniki. 94,4 proc. badanych deklaruje dodatkową weryfikację wyliczeń.
2. 82,1 proc. badanych przynajmniej kilka razy w miesiącu wykonuje część zadań poza systemem. To oznacza, że automatyzacja często nie kończy procesu, lecz jedynie jego dany etap.
3. Największym wyzwaniem dla automatyzacji jest dziś nie technologia, lecz złożoność procesów i prawa. Im więcej wyjątków, korekt, zmian przepisów i danych pochodzących z różnych źródeł, tym trudniej zamknąć cały proces w jednym systemie.