Czy zwalnianie „na chłodno” jest możliwe? „Moglibyśmy mieć dużo mniej sporów w sądach”

Reorganizacja firmy, fuzje, przejęcia oraz postępująca automatyzacja to w ostatnim czasie popularne powody zwolnień grupowych w największych korporacjach, takich jak Amazon czy Nestlé. Eksperci nie mają wątpliwości, że ten trend będzie się utrzymywał, choć jego tempo będzie różne w zależności od stopnia narażenia poszczególnych branż na wpływ AI. Jednocześnie przypominają o złożoności procesu rozstania z pracownikiem. Zwolnienie nie zawsze okazuje się bowiem uzasadnione.  

Nieoczywiste zwolnienia

– Zwolnienia i braki kadrowe występujące jednocześnie nie są sprzecznością, lecz konsekwencją przesunięć sektorowych. Firmy redukują zatrudnienie tam, gdzie popyt spowolnił lub gdzie procesy można relatywnie szybko zautomatyzować. Równocześnie wciąż nie są w stanie obsadzić ról operacyjnych i technicznych, kluczowych dla ciągłości biznesu. Przy malejącej podaży pracy rynek coraz mniej przypomina jednolitą całość, a coraz bardziej patchwork – z dużymi różnicami branżowymi i regionalnymi, które będą się pogłębiać – komentuje Krzysztof Inglot, założyciel Personnel Service i ekspert rynku pracy.

O tym, co dzieje się na rynku, świadczą również dane Głównego Urzędu Statystycznego. W styczniu 2026 r. 46 zakładów planowało zwolnienie 3,8 tys. pracowników, a w ramach zwolnień grupowych 164 firmy zgłosiły zamiar redukcji 22,8 tys. etatów.

Przeczytaj: Nie zawody fizyczne, a białe kołnierzyki. Komu zagraża sztuczna inteligencja? (RAPORT)

Ze wskaźnika Rynku Pracy BIEC wynika, że początek roku przyniósł wzrost stopy bezrobocia rejestrowanego do 6 proc. wobec 5,4 proc. rok wcześniej. Jak wskazują analitycy, jest to m.in. efekt częstszych niż w poprzednich latach zwolnień grupowych. Redukcje etatów dotyczą także branży, która przez lata była uznawana za bezpieczną przystań – IT. Z ubiegłorocznego raportu ManpowerGroup wynika, że co drugi pracodawca zwalniający pracowników w tym sektorze wskazuje automatyzację jako jedną z przyczyn redukcji zatrudnienia. Jak czytamy w raporcie, „redukcje zatrudnienia wynikają z optymalizacji procesów, reorganizacji i zmian rynkowych, które zmniejszyły zapotrzebowanie na niektóre role”.

W takich sytuacjach mamy do czynienia z wypowiedzeniem umowy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Na pierwszy rzut oka ten rodzaj zwolnienia wydaje się mniej skomplikowany niż w przypadku zwolnienia z winy pracownika, które często wymaga indywidualnej oceny konkretnych okoliczności. Praktyka pokazuje jednak, że również takie sprawy nierzadko kończą się sporami przed sądami pracy.

Zwolnienie zwolnieniu nierówne

W tym miejscu warto sięgnąć do Kodeksu pracy. Prawo jasno pokazuje, że zwolnienie nie jest „widzimisię” pracodawcy. Za rozwiązaniem umowy o pracę musi stać konkretna i rzeczywista przyczyna leżąca po stronie pracownika albo firmy. Skupmy się na tym drugim przypadku.

– Bardzo często przyczyną zwolnień – także grupowych – są zmiany organizacyjne w firmie, takie jak reorganizacja pracy czy likwidacja stanowisk. W tym drugim przypadku warto odróżnić dwie sytuacje: redukcję pojedynczych etatów w ramach istniejącego działu oraz likwidację całego działu. Wyobraźmy sobie przedsiębiorstwo, np. producenta AGD, które uzasadnia zwolnienia w Polsce przeniesieniem określonych funkcji do zagranicznego centrum operacyjnego. W takiej sytuacji pracodawca stosunkowo łatwo może wykazać ekonomiczne i organizacyjne przesłanki swojej decyzji, a ich podważenie w postępowaniu sądowym bywa bardzo trudne. Co do zasady sądy pracy nie oceniają trafności decyzji biznesowych przedsiębiorcy, lecz badają jedynie, czy wskazana przyczyna wypowiedzenia była rzeczywista i dostatecznie konkretna – wyjaśnia Angelika Czarnecka, radca prawny zarządzająca praktyką prawa pracy w kancelarii J. Dauman Legal.

Nasza rozmówczyni dodaje, że sytuacja komplikuje się wtedy, gdy pracodawca zwalnia wybrane osoby w ramach jednego działu.

– W grę wchodzi wówczas kryterium doboru. Pracodawca musi być w stanie wykazać, dlaczego to właśnie konkretne osoby zostały wytypowane do zwolnienia. Informacja o zastosowanych kryteriach powinna zostać przekazana pracownikowi, a jeśli zakwestionuje on zasadność wypowiedzenia, pracodawca musi być gotowy wyjaśnić przyjętą „metodologię” również przed sądem. Najczęściej chodzi o takie elementy jak kwalifikacje zawodowe, doświadczenie czy długość stażu pracy. W praktyce jednak pracodawcy bardzo często koncentrują się na samej decyzji o redukcji etatów, zapominając rzetelnie uzasadnić, dlaczego do zwolnienia wytypowano właśnie tego, a nie innego pracownika – wyjaśnia ekspertka.

Pracodawca musi być w stanie wykazać, dlaczego to właśnie konkretne osoby zostały wytypowane do zwolnienia. Informacja o zastosowanych kryteriach powinna zostać przekazana pracownikowi, a jeśli zakwestionuje on zasadność wypowiedzenia, pracodawca musi być gotowy wyjaśnić przyjętą „metodologię” również przed sądem.

Jak już wspomniano, pracownik ma prawo podważyć zasadność rozwiązania umowy o pracę. W takiej sytuacji kieruje sprawę do sądu pracy.

Gdy sprawa trafia do sądu

Art. 44 Kodeksu pracy daje zwolnionym pracownikom możliwość wniesienia odwołania od wypowiedzenia umowy o pracę do sądu pracy. Jest to możliwe m.in. w przypadku podejrzenia, że wypowiedzenie było nieuzasadnione.

Marcin Stanecki, Główny Inspektor Pracy, wyjaśnia, że do Państwowej Inspekcji Pracy często trafiają skargi pracowników dotyczące wątpliwości związanych z wręczonym im wypowiedzeniem.

– Skargi dotyczą m.in. pozorowanej likwidacji stanowiska. Zdarza się, że po rozwiązaniu umowy dane stanowisko w praktyce nadal istnieje, lecz funkcjonuje pod inną nazwą – wyjaśnia szef PIP.

Przeczytaj: AI nową barierą wejścia na rynek dla juniorów. „To tak powszechna kompetencja jak znajomość angielskiego”

Gdy sprawa trafia do sądu, wówczas – stosownie do żądania pracownika – sąd może orzec o bezskuteczności wypowiedzenia. Jeżeli umowa uległa już rozwiązaniu, może zdecydować o przywróceniu pracownika do pracy na poprzednich warunkach albo o przyznaniu odszkodowania. Praktyka pokazuje jednak, że pracownicy, którzy wygrali przed sądem, częściej otrzymują odszkodowanie niż wracają do pracy.

– W przypadku największych firm spory sądowe potrafią trwać latami i często wymagają przesłuchania wielu świadków. W efekcie nawet jeśli pracownik ostatecznie wygra sprawę, jego ewentualny powrót do pracy może nastąpić już w zupełnie innych realiach organizacyjnych i w nowym środowisku zawodowym. Coraz częściej obserwuję również tendencję do tego, że w pozwach pracownicy wskazują wypowiedzenie umowy o pracę jako kolejny element działań, które – w ich ocenie – miały charakter mobbingowy. Tego rodzaju argumentacja bywa wykorzystywana jako jedna z podstaw decyzji o skierowaniu sprawy do sądu. W tym kontekście pozytywnie należy ocenić trwające prace nad zmianą definicji mobbingu w przepisach prawa pracy. Planowana nowelizacja powinna pomóc zarówno pracownikom, jak i pracodawcom lepiej oceniać, czy konkretne działania rzeczywiście mogą być kwalifikowane jako mobbing – dodaje Angelika Czarnecka.

Wykres interaktywny

Pełny ekran

Liczy się nie tylko zasadność zwolnienia

Przypomina o tym także Marcin Stanecki. Państwowa Inspekcja Pracy analizuje bowiem przypadki, w których pracodawcy lekceważą kwestie formalne związane z wypowiedzeniem. Najczęściej pojawiają się zarzuty dotyczące braku uzasadnienia zwolnienia, niewypłacenia należnej odprawy lub ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

– Często weryfikujemy, czy pracownik otrzymał odprawę. Powinien ją otrzymać nie tylko w przypadku zwolnień grupowych, o czym pracodawcy czasem zapominają. W razie indywidualnego zwolnienia w firmie zatrudniającej powyżej 20 pracowników, jeżeli przyczyna rozwiązania umowy leży po stronie pracodawcy, pracownikowi również przysługuje odprawa – podkreśla Marcin Stanecki.

Przeczytaj: Powrót do biura? „Prędzej rozstałbym się z pracodawcą”. Działy HR mają pełne ręce roboty

Eksperci dodają, że pracodawcy niekiedy próbują narzucać własne zasady przy rozwiązywaniu umów o pracę, co bywa niezgodne z przepisami.

– Z mojej praktyki wynika, że pracodawcy często błędnie interpretują przepisy dotyczące odpraw. Wciąż spotykam się z przekonaniem, że jeśli umowa o pracę zostanie rozwiązana za porozumieniem stron, obowiązek wypłaty odprawy nie powstaje. Tymczasem sam tryb rozwiązania umowy nie ma tu decydującego znaczenia – jeżeli przyczyną zakończenia zatrudnienia są okoliczności niedotyczące pracownika, odprawa nadal przysługuje. Pracownik nie może zrzec się prawa do ustawowej odprawy, a pracodawca nie powinien oczekiwać od niego takiej deklaracji. Odprawa jest świadczeniem związanym z ustaniem stosunku pracy, dlatego powinna zostać wypłacona najpóźniej w dniu rozwiązania umowy o pracę. W praktyce zdarza się jednak, że pracodawcy proponują jej wypłatę w ratach, co nie jest zgodne z przepisami prawa pracy – dodaje Angelika Czarnecka.

Sprawozdania Państwowej Inspekcji Pracy ujawniają także inne nieprawidłowości związane z rozwiązywaniem umów o pracę. W 2024 r. molestowanie i mobbing były przedmiotem ponad 2,6 tys. skarg. W tym samym roku niemal połowa kontrolowanych pracodawców, na których ciążył obowiązek wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop po rozwiązaniu umowy, nie wywiązała się prawidłowo z tego obowiązku. Poniższy wykres przedstawia dane dotyczące skarg do PIP w tym zakresie w latach 2025 i 2026.

Wykres interaktywny

Pełny ekran

PIP przygląda się zwolnieniom

W Państwowej Inspekcji Pracy w 2025 r. udzielono łącznie 161 842 porad dotyczących zagadnień związanych ze stosunkiem pracy, natomiast w 2026 r. – do 12 marca – 24 778 porad z tego zakresu. Dane te obejmują szeroki wachlarz problemów związanych z nawiązaniem, trwaniem oraz ustaniem stosunku pracy.

Około 40 proc. wszystkich porad w tej kategorii dotyczyło wyłącznie rozwiązywania umów o pracę. Oznacza to, że w 2025 r. było to około 60 tys. porad, natomiast w 2026 r. (do 12 marca) około 10 tys. porad dotyczyło właśnie problematyki rozwiązania stosunku pracy.

Czego najczęściej dotyczyły porady PIP?

• Rozwiązywania umów o pracę za wypowiedzeniem – w tym prawidłowego wskazywania przyczyny wypowiedzenia umowy zawartej na czas określony i nieokreślony, okresów wypowiedzenia, obowiązków informacyjnych pracodawcy oraz formy wypowiedzenia.
• Rozwiązywania umów o pracę bez wypowiedzenia – zarówno z winy pracownika (art. 52 Kodeksu pracy), jak i z przyczyn niezawinionych przez pracownika (art. 53 i 55 Kodeksu pracy), w tym terminów oraz przesłanek zastosowania tych trybów.
• Rozwiązywania umowy o pracę na mocy porozumienia stron – w szczególności skutków prawnych takiego rozwiązania, możliwości cofnięcia oświadczenia woli oraz wpływu tego trybu na uprawnienia pracownicze.
• Rozwiązywania stosunków pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy – w tym procedur związanych ze zwolnieniami grupowymi, konsultacjami ze związkami zawodowymi, informowaniem urzędów pracy oraz ustalaniem odpraw.
• Ochrony szczególnych grup pracowników – m.in. osób w wieku przedemerytalnym, kobiet w ciąży, pracowników korzystających z urlopów związanych z rodzicielstwem, działaczy związkowych oraz społecznych inspektorów pracy.
• Prawidłowości sporządzania dokumentacji związanej z rozwiązaniem stosunku pracy – w tym treści wypowiedzeń, dokumentowania przyczyn rozwiązania umowy i wydawania świadectw pracy.
• Uprawnienia pracowników po rozwiązaniu stosunku pracy – w tym możliwości odwołania się do sądu pracy, terminów dochodzenia roszczeń oraz przysługujących świadczeń.

Przełożeni przymykają oko

Drugą stroną medalu są zwolnienia będące konsekwencją naruszeń po stronie pracownika. W takich sytuacjach przepisy przewidują możliwość natychmiastowego rozwiązania umowy – tzw. zwolnienia dyscyplinarnego. Z danych Ministerstwa Sprawiedliwości wynika, że spośród wszystkich spraw dotyczących rozwiązania umowy o pracę toczących się przed sądami rejonowymi większość dotyczyła zwolnień z winy pracownika. Tylko w 2025 r. było ich ponad 4 tys.

Nie wiadomo jednak, ile potencjalnych spraw nigdy nie trafiło do sądów, ponieważ pracodawcy – obawiając się braków kadrowych – starają się za wszelką cenę zatrzymać pracowników.

– Obecnie trudno jest zastąpić pracownika inną osobą. Co najmniej kilkanaście razy mieliśmy do czynienia z sytuacją, gdy pracodawca przymykał oko na poważne naruszenia, byle tylko uniknąć zwolnienia. Przykład? Sytuacja na budowie. Pracownik stawił się w pracy pod wpływem alkoholu. Przełożony odwiózł go do domu, udzielił urlopu i dał mu drugą szansę. Zwolnienia dyscyplinarne zdarzają się dziś znacznie rzadziej – mówi Marcin Stanecki.

Jak dodaje nasz rozmówca, rynek pracy jest dziś zdecydowanie bardziej napięty niż jeszcze dwie dekady temu, co sprawia, że pracodawcy częściej próbują rozwiązywać problemy kadrowe kompromisowo, zamiast natychmiast sięgać po najostrzejsze środki przewidziane w prawie pracy.

Sztuka zwalniania

Eksperci z LHH pomagają osobom tracącym pracę w znalezieniu nowej, a wcześniej przygotowują menedżerów do prowadzenia rozmów rozstaniowych. W „Raporcie Rozstaniowym 2025” śledzą losy osób zwalnianych z powodów leżących po stronie pracodawców. Sprawdzają m.in., co pracownicy zapamiętują z rozmów z przełożonymi, w jaki sposób firma zatroszczyła się o ich dalsze losy oraz czy – i po jakim czasie – znaleźli nową pracę.

W badaniu udział wzięło 113 osób ze stanowisk specjalistycznych, produkcyjnych i menedżerskich. Większość z nich (ponad 55 proc.) straciła pracę w ramach zwolnień grupowych. Zdarzały się także pojedyncze zwolnienia lub tzw. programy dobrowolnych odejść, które niekiedy poprzedzają redukcje grupowe.

Przeczytaj: Czy to czas, żeby znów martwić się bezrobociem? (Jeszcze) nie, ale rynek pracy przechodzi zmiany

Relacje uczestników badania wskazują, że rozmowy rozstaniowe coraz częściej mają profesjonalny i bardziej ludzki charakter. Tylko niewielki odsetek takich rozmów przeprowadzono przez telefon lub mailowo. Co więcej, w większości przypadków w spotkaniach uczestniczyli nie tylko przedstawiciele działu HR, lecz także bezpośredni przełożony pracownika.

– Nie zwalniamy już mailem i bez udziału szefa. W procesie zwolnień coraz więcej firm stawia na porozumienie – wyjaśnia Maciej Walkowiak z LHH Polska.

Nie palmy mostów

Nasz rozmówca podkreśla, że dodatkowe – wykraczające poza wymogi Kodeksu pracy – świadczenia mogą znacząco ułatwić rozstanie z pracownikiem. Chodzi m.in. o ponadkodeksowe odprawy, wydłużenie pakietów opieki medycznej, utrzymanie kart sportowych czy wsparcie w znalezieniu nowej pracy.

– W wielu przypadkach rekomendujemy zawarcie porozumienia z pracownikiem dotyczącego warunków zakończenia współpracy. Firmy coraz częściej decydują się na takie rozwiązanie, co niemal w stu procentach eliminuje ryzyko sporów sądowych. W praktyce oznacza to dodatkowe benefity dla pracownika – np. wyższą odprawę czy zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy – tłumaczy Maciej Walkowiak.

Z badania wynika, że 66 proc. ankietowanych dobrze lub bardzo dobrze ocenia przebieg rozmów rozstaniowych. Jednocześnie 14 proc. badanych ma negatywne doświadczenia, które często wpływają na późniejszą ocenę całej organizacji.

Jak zatem nie prowadzić rozmowy o zwolnieniu?

Negatywne wrażenia – jak wskazano w raporcie – wynikają najczęściej z rozmycia granicy między empatią a brakiem przygotowania osób prowadzących rozmowę. W praktyce przejawia się to m.in. widocznym stresem przełożonego lub pracownika działu HR, chłodnym zachowaniem menedżera albo jego całkowitą biernością – ograniczoną jedynie do obecności i formalnego zakończenia spotkania.

„Zapamiętałam, że nie ma już dla mnie miejsca w firmie. Za długo pracuję, jestem za droga i za stara” – mówi cytowana w opracowaniu pracowniczka.

Inwestycje w HR mogą ograniczyć spory sądowe

Z naszych rozmów z ekspertami wynika, że dobrze przeprowadzona rozmowa offboardingowa może znacząco ograniczyć ryzyko późniejszych sporów. W wielu przypadkach decyzja o skierowaniu sprawy do sądu jest bowiem efektem narastających emocji – stresu, złości czy poczucia niesprawiedliwego potraktowania.

– W wielu sprawach sądowych faktycznie dochodziło do reorganizacji, co trudno było podważyć. Problem polegał jednak na tym, że pracodawcy często nie mieli rozwiniętego działu HR, a czasem nie mieli go wcale. W efekcie brakowało im świadomości, jak prawidłowo przeprowadzić proces rozwiązania umowy o pracę – a sposób komunikacji w takich sytuacjach ma kluczowe znaczenie. W mojej ocenie lepszy dobór słów podczas rozmowy mógłby znacząco ograniczyć liczbę spraw trafiających do sądów pracy. Zdarza się, że pracownicy nie chcą nawet zapoznać się z dokumentami przygotowanymi przez pracodawcę. Dominuje poczucie krzywdy, a pozew wydaje się jedynym sposobem dochodzenia sprawiedliwości. Kiedy górę biorą emocje, łatwo podjąć decyzję, której konsekwencje obie strony odczuwają przez lata. Dlatego tak ważne są szkolenia z zakresu HR. Tym bardziej, że wiele sporów ostatecznie kończy się ugodą – wyjaśnia Angelika Czarnecka.

W mojej ocenie lepszy dobór słów podczas rozmowy mógłby znacząco ograniczyć liczbę spraw trafiających do sądów pracy. Zdarza się, że pracownicy nie chcą nawet zapoznać się z dokumentami przygotowanymi przez pracodawcę.

Maciej Walkowiak dodaje, że w praktyce zdarza się, iż spory sądowe wynikają nie z faktycznych uchybień pracodawcy, lecz z emocji towarzyszących rozwiązaniu umowy o pracę.

– Często decyzja o skierowaniu sprawy do sądu zapada pod wpływem emocji, a nie dlatego, że po stronie pracodawcy rzeczywiście doszło do zaniedbań. Zwolnienie wymaga analizy „na chłodno”. Rozmawiamy z pracownikami i często okazuje się, że podstaw prawnych do pozwu nie ma – są natomiast silne emocje. Co więcej, długotrwały spór sądowy może ciągnąć się za pracownikiem i utrudniać znalezienie kolejnej pracy. Oczywiście inaczej wygląda sytuacja, gdy prawo faktycznie zostało naruszone. W wielu przypadkach wystarczy jednak odpowiednio zaopiekować się osobą, która traci pracę. To moment dużych emocji, z którymi muszą zmierzyć się obie strony – podsumowuje ekspert.

Główne wnioski

1. Automatyzacja i reorganizacja pracy zwiększają liczbę zwolnień. W dobie automatyzacji oraz reorganizacji procesów biznesowych redukcje zatrudnienia na trwałe wpisują się w krajobraz rynku pracy. Firmy ograniczają etaty w obszarach, w których zadania mogą zostać przejęte przez technologię. Jeśli przyczyną zwolnienia jest reorganizacja lub likwidacja stanowiska, pracodawca musi jasno wykazać powody swojej decyzji.
2. Największe ryzyko sporów pojawia się przy redukcji pojedynczych stanowisk. Szczególnie problematyczne są sytuacje, gdy likwidowane są pojedyncze stanowiska w istniejącym dziale. W takich przypadkach pracodawca powinien przedstawić obiektywne kryteria doboru pracowników do zwolnienia, np. kwalifikacje, staż pracy czy wyniki pracy. Brak takiej argumentacji często staje się podstawą sporów sądowych. Emocje często odgrywają równie dużą rolę jak kwestie prawne. W praktyce wiele spraw trafiających do sądów pracy nie wynika wyłącznie z błędów formalnych pracodawcy. Często impulsem do pozwu jest poczucie niesprawiedliwości, złość lub chęć odwetu po utracie pracy.
3. Firmy coraz częściej stawiają na bardziej empatyczne rozstania. Eksperci rynku pracy wskazują, że standardem staje się dziś bezpośrednia rozmowa z udziałem przełożonego i działu HR oraz oferowanie dodatkowego wsparcia – np. odpraw wyższych niż wymagane prawem, wydłużonych pakietów medycznych czy pomocy w znalezieniu nowej pracy. Takie działania mogą znacząco ograniczyć ryzyko konfliktów i sporów sądowych.