„Firmy-krzaki” już nie pośredniczą w zatrudnieniu? Sezon świąteczny pod lupą inspektorów

„Firmy-krzaki” – tak nieoficjalnie mówi się o niewidocznych w ewidencjach „agencjach” z wirtualnym biurem i krótkim okresem działalności. Jak wyjaśnia w swoich sprawozdaniach PIP, podmioty te udostępniają pracowników innym przedsiębiorcom, często działającym na terenie różnych województw, co znacząco utrudnia kontrolę.

„Takie zjawisko może mieć miejsce w przypadku zastosowania outsourcingu, który w najbardziej rozbudowanej formie staje się wielopoziomowym łańcuchem podwykonawców przekazujących między sobą cudzoziemców. Z jednej strony stosowanie takiego mechanizmu utrudnia i wydłuża czas prowadzenia kontroli, z drugiej prowadzi do rozmycia odpowiedzialności za wykonujących pracę obcokrajowców w obszarze legalności zatrudnienia oraz prawa pracy” – podkreśla PIP.

Outsourcing w miejsce pracy tymczasowej?

– Wielu pracodawców nie zdaje sobie sprawy, że już sama umowa o outsourcing pracowników może być obarczona ryzykiem błędów, które w praktyce prowadzą do poważnych konsekwencji prawnych – wyjaśnia Anna Wiluś-Antoniuk, radczyni prawna i dyrektorka działu prawnego LeasingTeam Group.

Ekspertka tłumaczy, że outsourcing – w najprostszej formie – polega na powierzeniu podmiotowi zewnętrznemu realizacji określonych zadań na podstawie zasady swobody umów wyrażonej w Kodeksie cywilnym. Pozwala ona na zawarcie dowolnej, o ile zgodnej z prawem, umowy o świadczenie usług.

PIP zauważa, że pracodawcy coraz częściej sięgają po outsourcing zamiast pracy tymczasowej. Z punktu widzenia organów kontrolnych to zjawisko niepożądane – usługa szczegółowo uregulowana ustawowo jest zastępowana usługą świadczoną wyłącznie na podstawie Kodeksu cywilnego, w ramach swobody zawierania umów.

Przeczytaj: Najlepszy pracownik to „wolontariusz”? Będą nowe przepisy o stażach

Ustawa o pracy tymczasowej precyzyjnie definiuje, kim jest pracownik tymczasowy, na jakich warunkach oraz dla kogo świadczy pracę. W modelu tym uczestniczą trzy strony: agencja pracy tymczasowej, pracownik tymczasowy i pracodawca użytkownik. Przepisy zobowiązują pracodawcę użytkownika do zapewnienia pracownikom tymczasowym takich samych warunków pracy jak pracownikom zatrudnionym na stałe – zwłaszcza w zakresie wynagrodzenia, urlopów i dostępu do świadczeń socjalnych. Obowiązują również limity czasowe: agencja może skierować pracownika do pracy tymczasowej na okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy w ciągu 36 kolejnych miesięcy.

Na tym tle outsourcing jawi się przy ustawowej pracy tymczasowej jako swoista „wolna amerykanka”. Z danych PIP wynika, że pracownicy, którzy ulegli wypadkom przy pracy, często świadczyli ją właśnie w formule outsourcingu. Co istotne – w tym modelu pracodawcy nie obowiązuje zakaz powierzania pracy szczególnie niebezpiecznej.

Co się zmieniło?

Czerwcowa ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia zaostrzyła wymogi, aby ograniczyć nadużycia związane z zatrudnianiem cudzoziemców.

– Głównym celem tych zmian jest przeciwdziałanie patologiom, walka z wyzyskiem i zabezpieczenie cudzoziemców na polskim rynku pracy. Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP wprowadza zakaz kierowania cudzoziemców do pracy przez podmioty, które nie są agencją pracy tymczasowej, do innego pracodawcy lub strony trzeciej. Co ważne, ustawa przewiduje sankcje finansowe – zarówno dla podmiotu świadczącego usługę outsourcingu niespełniającą wymogów ustawy, jak i dla podmiotu z niej korzystającego. Wprowadzone zostały również ograniczenia dla agencji pracy tymczasowej. Ustawodawca przewiduje 2-letnią karencję od wpisania do rejestru, zanim taka agencja będzie mogła świadczyć usługi zatrudniania cudzoziemców – wyjaśnia Anna Wiluś-Antoniuk.

Przeczytaj: Z dużej dyrektywy małe zmiany? Walka z luką płacową... z lukami

Nowe przepisy wprowadziły także wymóg posiadania przez agencję realnego biura, tak by zapewnić pracownikom bezpośredni kontakt ze swoim przedstawicielem. Do 50 tys. zł wzrosły również kary za pośrednictwo w nielegalnym zatrudnianiu cudzoziemców.

„Pozytywna zmiana”, ale z lukami

O nowych przepisach mówi nam również Monika Mądra-Sokołowska, członkini zarządu Personnel Service. Jej zdaniem nowe prawo – choć realnie pomaga zwalczać patologie na rynku – nierówno traktuje jego uczestników.

– Wprowadzenie dwuletniego okresu karencji dla nowych podmiotów chcących zatrudniać cudzoziemców sprawiło, że część tzw. „firm-krzaków” faktycznie przestała pojawiać się na rynku. To pozytywna zmiana, bo nadużycia, jakie obserwowaliśmy w poprzednich latach, podważały wiarygodność całej branży. Nie zmienia to jednak faktu, że karencja najbardziej uderza w małe i średnie firmy działające uczciwie, a jednocześnie wzmacnia pozycję dużych podmiotów, które mają zasoby, by przetrwać okres przejściowy bez prowadzenia działalności w pełnym zakresie. To z kolei może ograniczyć konkurencyjność rynku – wyjaśnia nasza rozmówczyni.

Karencja najbardziej uderza w małe i średnie firmy działające uczciwie, a jednocześnie wzmacnia pozycję dużych podmiotów, które mają zasoby, by przetrwać okres przejściowy bez prowadzenia działalności w pełnym zakresie.

Przeczytaj: Nowa definicja płacy minimalnej. Rząd bierze się za „dodatki", a firmy będą mieć wydatki

Jej zdaniem jednak w ostatnich sześciu miesiącach wzrosło bezpieczeństwo zatrudnienia, poprawiła się współpraca ze służbami, a sam rynek stał się bardziej transparentny.

– Jednocześnie trzeba sobie jasno powiedzieć, że skuteczność regulacji jest nierówna. Kontrole PIP czy Straży Granicznej w zdecydowanej większości koncentrują się na największych agencjach – tych, które zatrudniają tysiące pracowników, mają procedury compliance, własne działy prawne i transparentne procesy. Tymczasem najwięcej nadużyć wciąż pojawia się w najmniejszych podmiotach, które są rzadziej kontrolowane, działają krótko i nie mają zaplecza organizacyjnego, by spełniać wymogi ustawy. To tam dochodzi do nieuczciwych praktyk, obchodzenia przepisów czy tworzenia fikcyjnych miejsc pracy w celu handlu oświadczeniami lub zezwoleniami. I te obszary nadal nie są wystarczająco objęte nadzorem – wyjaśnia ekspertka.

Kontrole z zaskoczenia

Sama umowa z agencją zatrudnienia nie gwarantuje, że pracodawca uniknie kontroli ze strony PIP, ZUS, skarbówki czy nawet Straży Granicznej.

– Każda z tych instytucji kontroluje określony obszar legalnego zatrudnienia, co oznacza, że kontrole mogą się zazębiać. W związku ze zmianami prawnymi obowiązującymi od 1 czerwca 2025 r., w przypadku legalności zatrudnienia nie ma obowiązku wcześniejszego anonsowania kontroli. Mogą one być niezapowiedziane – zwłaszcza w przypadku PIP i Straży Granicznej. Szczególna zmiana dotyczy Straży Granicznej, która interesuje się nie tylko zatrudnieniem, lecz przede wszystkim prawem pobytu. Służby weryfikują pozwolenia na pobyt, dokumenty uprawniające do pracy, w tym oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. W obszarze ich zainteresowania znajdują się więc: wjazd, pobyt i praca – wyjaśnia Anna Wiluś-Antoniuk.

Przeczytaj: PIP zyska nowe uprawnienia? Firmy obawiają się fali pozwów i wzrostu kosztów

Zadaniem PIP jest z kolei weryfikacja umów. Inspektorzy mogą wejść do zakładu, rozmawiać z pracownikami i pracodawcą oraz sprawdzić, jak praca jest faktycznie wykonywana.

– To jest etap, na którym – jeśli jakiekolwiek nieprawidłowości są ukrywane – prawdopodobnie zostaną ujawnione. W tym kontekście kluczowa jest rozpoznawalność pracodawcy. Żeby cudzoziemcy wiedzieli, dla kogo pracują – dla agencji, a nie dla klienta – podkreśla radczyni prawna.

Nielegalne zatrudnianie cudzoziemców w liczbach

Poprosiliśmy Państwową Inspekcję Pracy o statystyki dotyczące nielegalnego zatrudniania cudzoziemców. Jak przekazał Mateusz Rzemek z GIP, mowa o wykroczeniu, które zagrożone karą grzywny w wysokości od 3000 zł do 50 000 zł. Karę wymierza się w kwocie nie niższej niż 3 000 zł za każdego cudzoziemca, w przypadku którego doszło do nieprawidłowości.

- Osobom odpowiedzialnym za nielegalne powierzanie pracy cudzoziemcom wymierzono grzywny w drodze mandatu karnego na łączną kwotę 1 734 400 zł . Było to 432 wykroczenia – wyjaśnia przedstawiciel GIP.

Jak czytamy w przekazanej informacji, dane zgromadzone przez PIP dotyczą nie tylko agencji zatrudnienia, lecz także bezpośrednich pracodawców.

Jak uniknąć błędów?

Anna Wiluś-Antoniuk wyjaśnia, że umowa z agencją powinna jasno określać zakres odpowiedzialności i kontroli nad pracownikiem. W przypadku outsourcingu pełna odpowiedzialność prawna leży po stronie agencji, która formalnie jest pracodawcą cudzoziemca. Im więcej szczegółów w umowie – tym lepiej.

– Przedmiotem umowy powinien być proces od A do Z lub jasno definiowalna jego część, a nie otwarty katalog możliwych usług (np. „i inne usługi zlecane przez klienta”), który daje pole do dowolnych zleceń. Ważne jest poprawne wskazanie formy zapłaty za wykonaną pracę. Konieczne jest określenie, że kontrolę nad pracownikiem przejmuje w całości agencja pracy, będąca jego bezpośrednim pracodawcą. Warto zawrzeć w umowie prawo usługodawcy do korzystania z miejsca pracy lub narzędzi. Np. konkretnej maszyny, linii produkcyjnej czy powierzchni biurowej. Istotne jest również wyodrębnienie całego procesu, którym outsourcowany pracownik ma się zajmować – mówi Anna Wiluś-Antoniuk.

Ekspertka podkreśla, że prawnie niedopuszczalna jest sytuacja, w której pracownicy formalnie zatrudnieni przez agencję wykonują obowiązki pod bezpośrednim nadzorem klienta, który nie jest pracodawcą użytkownikiem. W takim przypadku PIP może uznać, że jest to ukryta praca tymczasowa, a nie outsourcing. Efekt? Pracodawca musi przejąć pełne obowiązki prawne i finansowe wobec pracowników agencji.

Jeśli na pytanie organów kontroli: „dla kogo pracujesz?” oraz „kto wydaje polecenia?” pracownik nie potrafi jednoznacznie odpowiedzieć i wskazać, kto jest jego pracodawcą, albo wskazuje klienta jako osobę organizującą jego pracę, organy mogą uznać, że umowa outsourcingowa ma charakter pozorny.

– Jeśli na pytanie organów kontroli: „dla kogo pracujesz?” oraz „kto wydaje polecenia?” pracownik nie potrafi jednoznacznie odpowiedzieć i wskazać, kto jest jego pracodawcą, albo wskazuje klienta jako osobę organizującą jego pracę, organy mogą uznać, że umowa outsourcingowa ma charakter pozorny. Taka kwalifikacja oznacza nie tylko odpowiedzialność za naruszenia prawa pracy, lecz także konsekwencje w zakresie składek ZUS i rozliczeń podatkowych po stronie pracodawcy użytkownika – podsumowuje ekspertka.

Główne wnioski

1. Obowiązujące od 1 czerwca przepisy o rynku pracy i służbach zatrudnienia pomogły wyeliminować z rynku nielegalne podmioty. Branża wskazuje jednak na mankamenty ustawy – karencja może uderzyć w małe firmy, tworząc dla nich barierę wejścia.
2. PIP obserwuje częste zastępowanie pracy tymczasowej outsourcingiem, co prowadzi do rozmycia odpowiedzialności i utrudnia kontrole.
3. Kontrole – zgodnie z nowymi przepisami – mogą być niezapowiedziane. PIP, Straż Graniczna, ZUS i skarbówka mogą w szczególności w okresie zwiększonego zapotrzebowania na pracowników tymczasowych zapukać do drzwi firmy.