Wszystko, co trzeba wiedzieć, gdy pracodawca przekroczył granice

W 2023 r. do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) wpłynęło 43,3 tys. skarg na pracodawców, zgłoszonych głównie przez obecnych lub byłych pracowników. Jak wynika z rocznego podsumowania działalności PIP, najwięcej odnosiło się do nieprawidłowości w wypłatach wynagrodzeń oraz innych świadczeń pieniężnych. W następstwie skarg inspektorzy przeprowadzili 21,3 tys. kontroli w firmach. PIP skierowała do pracodawców ponad 9,9 tys. decyzji, w tym blisko 2,3 tys. płacowych na łączną kwotę 55 mln zł. Pozostałe dotyczyły głównie BHP. Inspekcja nałożyła na przedsiębiorców ponad 4,4 tys. mandatów (o łącznej wartości przekraczającej 5,8 mln zł), dodatkowo skierowała 241 wniosków o ukaranie do sądu i 46 zawiadomień do prokuratury.

To zestawienie może być jednak czubkiem góry lodowej. Nie każdy pracownik podejmuje działania w obronie własnych praw. Nie każdy wie, co zrobić w sytuacji, gdy naruszane są jego prawa do wynagrodzenia, otrzymuje niezgodne z prawem wypowiedzenie pracy, czy staje się ofiarą mobbingu itd.

Gdy pracodawca nie wypłacił pensji

Jednym z podstawowych praw pracownika jest prawo do wynagrodzenia.

– Problemy finansowe firm odbijają się na pracownikach, np. przez brak podwyżek, ograniczenie lub redukcję zatrudnienia, opóźnienia w wypłatach lub niewypłacenie wynagrodzeń. Czasem jednak wstrzymanie wynagrodzenia stosowane jest jako forma niedozwolonego nacisku na pracownika. Nierzadko pojawia się także spór o wysokość pensji, brak podpisanej umowy, liczbę przepracowanych godzin, kwestie podatkowe i składkowe – wymienia Bartosz Ulczycki, starszy prawnik w kancelarii DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy.

Dodaje, że niedostosowanie się pracodawcy do obowiązku uiszczenia wynagrodzenia powinno być surowo karane i przepisy uwzględniają konsekwencje takich naruszeń.

Droga od działu HR do inspekcji pracy

Co w pierwszej kolejności powinien zrobić poszkodowany pracownik?

– Pracownik powinien zwrócić się do pracodawcy, np. działu HR, z pytaniem o przyczynę braku płatności. Dla celów dowodowych najlepiej w formie elektronicznej, czy SMS-em. Jeśli odpowiedź nie będzie satysfakcjonująca, a skutkiem rozmowy natychmiastowa wypłata wynagrodzenia, można zastosować polubowne wezwanie do zapłaty. Dokument ten należy wysłać pocztą, mailem lub złożyć osobiście u pracodawcy za potwierdzeniem odbioru. Kolejnym krokiem może być skarga do Państwowej Inspekcji Pracy. PIP powinna rozpocząć kontrolę, która może zakończyć się wydaniem nakazu wypłaty wynagrodzenia oraz innych świadczeń przysługujących pracownikowi – podpowiada Bartosz Ulczycki.

Działania PIP mogą okazać się wystarczające, jednak, jak pokazuje praktyka, nie w każdym przypadku.

– PIP, jeśli jest w stanie dotrzeć do wskazanej firmy, dobrze spełni swoją funkcję. Inspektor pracy ma 30 dni na wizytację przedsiębiorstwa, kontrolę dokumentacji, w tym ewidencji czasu pracy i wypłat wynagrodzenia oraz wysłanie odpowiedzi pokrzywdzonemu pracownikowi (skargę do PIP można złożyć także anonimowo). Przy czym 30 dni to czas na podjęcie działań, a nie zakończenie postępowania. Efekty działań inspektorów mogą ponadto stanowić dobrą bazę do ewentualnego procesu sądowego przeciw pracodawcy – mówi Katarzyna Gospodarowicz, radca prawny, partner w Kancelarii Prawnej Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy sp.j. (w sądzie pracy najczęściej reprezentuje pracodawców).

Schody zaczynają się, kiedy firma przestaje funkcjonować pod wskazanym w KRS adresem lub działa z zagranicznego biura, a inspektor pracy nie uzyskuje dostępu do jej dokumentacji.

– W praktyce inspektorzy PIP rzadko wykazują się dużą determinacją w dotarciu do takiego pracodawcy. Po nieudanej próbie, zamykają sprawę. Do pracownika wysyłają odpowiedź, rekomendując np. dochodzenie praw w sądzie pracy – mówi Katarzyna Gospodarowicz.

Zachowania mobbingowe w miejscu pracy

Mobbing, molestowanie, molestowanie seksualne, utrudnianie korzystania z urlopu, nierespektowanie czasu pracy, naruszenie danych osobowych, niezgodny z prawem monitoring pracowników – lista naruszeń praw pracowników jest długa.

– W ich przypadku postępowanie będzie analogiczne, jak przy problemach finansowych. W pierwszej kolejności pracownik powinien spróbować wyjaśnić sytuację w zakładzie pracy – bezpośrednio z osobą dokonującą naruszeń, poprosić o wsparcie dział HR lub szefa, jeśli nie on jest źródłem naruszeń. W bardziej formalnej wersji – przez zgłoszenie do odpowiedniego, wewnętrznego organu pracodawcy. Warto przy tym zweryfikować polityki i regulaminy obowiązujące u pracodawcy, np. regulamin pracy, przeciwdziałania mobbingowi i innym zachowaniom niepożądanym. PIP i sąd pracy to kolejne stopnie na drodze dochodzenia praw pracownika – wyjaśnia Bartosz Ulczycki.

Jeśli w miejscu pracy działają związki zawodowe, poszkodowani pracownicy mogą poinformować je o zaistniałej sytuacji i poprosić o wsparcie w rozmowach z pracodawcą.

– Taka ścieżka rozwiązania problemu ma jednak ograniczoną skuteczność. Stopień uzwiązkowienia w Polsce jest niski, a ponadto związki często ignorują tego rodzaju zgłoszenia – mówi Bartosz Ulczycki.

– Kompetencje związków zawodowych są ograniczone, choć w sytuacjach spornych mogą czasem okazać się dobrym łącznikiem między pracownikiem a zarządem spółki. Rekomenduję raczej zgłoszenie sprawy do komisji antymobbingowej, czyli organu kolegialnego powołanego w celu rozpoznawania spraw dyskryminacji czy mobbingu w miejscu pracy – dodaje Katarzyna Gospodarowicz.

Dochodzenie praw w sądzie pracy

Gdy zawiodą wszystkie inne ścieżki postępowania, pracownikowi pozostaje wniesienie pozwu przeciw pracodawcy do sądu pracy.

– Skierowanie sprawy do sądu powinno być ostatecznością, należy dążyć do polubownego zakończenia konfliktu. Trzeba się liczyć z tym, że sprawy w sądzie będą długotrwałe. Według danych Ministerstwa Sprawiedliwości, średni czas trwania spraw przed sądami rejonowymi w sprawach dotyczących prawa pracy w 2023 r. wynosił 11,3 miesiąca. Postępowania przed sądami okręgowymi – ok. 12,7 miesięcy. Do uzyskania prawomocnego wyroku może upłynąć ponad dwa lata. Przedstawione liczby to statystyka ukazująca średni czas trwania postępowań. W praktyce uzyskanie prawomocnego wyroku może potrwać nawet trzy-cztery lata – podaje Bartosz Ulczycki.

– Z mojego doświadczenia wynika, że sądy najpierw i tak kierują strony procesu na mediację. Dotyczy to m.in. procesów o mobbing czy niezgodne z prawem wypowiedzenie umowy przez pracodawcę, które stanowi przyczynek naprawdę dużego odsetka spraw w sądzie pracy – podkreśla Katarzyna Gospodarowicz. 

Bartosz Ulczycki dodaje, że w sytuacji, gdy pracodawca wręcza oświadczenie o rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia, pracownik ma 21 dni na odwołanie się do sądu pracy. Z uwagi na brak kosztów takiego procesu, takie odwołania są składane bardzo często.

Nagranie jako dowód w sprawie sądowej

Proces może być trudny, obie strony muszą być do niego dobrze przygotowane.

– Pracodawca może czuć się bardziej uprzywilejowany, ponieważ to on dysponuje np. służbową korespondencją pracowników, nagraniami z monitoringu itp. Jednak pracownik nie pozostaje bez narzędzi do ochrony swoich praw – podkreśla Bartosz Ulczycki.

– Nagranie rozmowy to częsty dowód w sprawach o mobbing. Zostanie uznany przez sąd, jeśli wykaże się, nie było innych sposobów udowodnienia naruszeń. Duża dostępność narzędzi do nagrywania, powoduje natomiast, że nagrywanie bywa nadużywane. Z tym trzeba uważać. Sąd, jeśli dopuści nagranie jako dowód, z pewnością zbada, czy nie zostało podrobione, a rozmowa wycięta z szerszego kontekstu. Podobnie będzie w przypadku kopii dokumentów firmowych czy korespondencji mailowych. Uznanym przez sąd dowodem będą ponadto bilingi telefoniczne wykazujące np. telefony po godzinach pracy, odbicia z karty lub elektronicznego identyfikatora pracownika, zeznania świadków – wymienia Katarzyna Gospodarowicz.

Podkreśla przy tym, że pracodawca w takiej sytuacji może zarzucić drugiej stronie naruszenie wewnętrznych przepisów przedsiębiorstwa, np. zapisów o poufności. Pracownik będzie mógł wybronić się z tego zarzutu, jeżeli wykaże, że nagrania lub kopie korespondencji są jedynie dowodem w sądzie.

Mini wywiad

Zalety i wady systemu ochrony praw pracownika

XYZ: Nadużycia w zakresie prawa pracy to w Polsce duży problem?

Marcin Stanecki, główny inspektor pracy: W ubiegłym roku do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) wpłynęło ponad 43 tys. skarg. Aż 40 proc. dotyczyło kwestii wynagrodzeń i czasu pracy. Pracodawcy często nie wypłacają lub zaniżają wynagrodzenie, wymuszają pracę w godzinach nadliczbowych, nie wliczając ich do wynagrodzenia, naruszają przepisy o odpoczynku dobowym i tygodniowym pracownika. Natomiast w porównaniu z poprzednimi latami liczba zgłoszeń nieznacznie spadła.

Oznacza to, że pracodawcy są coraz bardziej świadomi granic prawnych, w jakich mogą się poruszać?

Obecnie trudno jest jednoznacznie wyjaśnić powody spadku liczby skarg kierowanych do PIP.

Czy możliwości dochodzenia praw, jakie mają polscy pracownicy, dają im wystarczającą ochronę?

Korzystne rozwiązania oferują sądy pracy. Nie wymaga się od pracowników uiszczania opłat procesowych. Pozew w sądzie pracy może zostać złożony nawet ustnie. A jeśli pracownik występuje w sądzie bez pełnomocnika, sąd może udzielać mu wskazówek, by brak wiedzy proceduralnej nie odbił się na nim w negatywnie. Natomiast w wyniku działań PIP w ubiegłym roku udało się wyegzekwować wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy na łączną kwotę 71,3 mln zł dla 44,5 tys. pracowników. Uważam to za nasz sukces.

Wadą postępowań przed sądem pracy jest bardzo długi czas oczekiwania na rozstrzygnięcie sprawy.

Zgadza się. Z tego powodu wielu pracowników zgłasza skargi do PIP. W niektórych przypadkach to prostsza ścieżka, ponieważ całe postępowanie administracyjne, kontrole, dokonanie ustaleń spoczywa na inspektorach pracy. Dowody do postępowania sądowego pracownik musi zebrać i przedstawić samodzielnie. Ponadto dla wielu osób wejście na drogę postępowania sądowego wiąże się z koniecznością pokonania własnych, psychologicznych barier, z obawami o brak wiedzy z zakresu prawa itd.

Skąd wynika różnica między liczbą skarg do PIP (43,3 tys. w 2023 r.) a liczbą kontroli w firmach (21,3 tys.)?

Część skarg nie wymaga przeprowadzenia kontroli w firmach, traktujemy je bardziej jako zapytania o poradę w zakresie prawa pracy. Niektóre skargi nie wchodzą w zakres naszej działalności, wówczas przekierowujemy je do innych instytucji lub organów publicznych, np. administracji skarbowej.

Gdzie kończą się kompetencje inspektora pracy?

W punkcie, w którym między pracownikiem a pracodawcą rozpoczyna się spór, gdy strony składają rozbieżne oświadczenia woli. PIP nie ma możliwości rozstrzygania sporu, jaki posiada już sąd. Przykładem są sprawy związane z mobbingiem.

Co w sytuacji, gdy firma, której pracownicy składają skargę do PIP, nie działa pod wskazanym w KRS adresem lub prowadzi działalność z zagranicznego biura?

Przyznaję, to duży problem. Proszę pamiętać, że inspektorzy pracy działają w ramach upoważnień do kontroli, które w niektórych sytuacjach ograniczają ich możliwości. To dokumenty, które inspektorzy są zobligowani przedstawić pracodawcy przed rozpoczęciem czynności kontrolnych. Z wewnętrznego audytu PIP wynika, że gdybyśmy nie byli obarczeni upoważnieniami, rocznie moglibyśmy przeprowadzać ok. dwóch tys. kontroli więcej.

Ponadto korzystamy z danych Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej, Krajowego Rejestru Sądowego, a one bywają czasem nieaktualne. W przypadku niektórych firm tworzone są także wielopoziomowe struktury, spółki córki, angażowani podwykonawcy. Zdarza się, że ta wielopoziomowość ogranicza nasze możliwości.

Marcin Stanecki

główny inspektor pracy

Pozew indywidualny, czy zbiorowy

Niektóre nadużycia w miejscu pracy mogą dotyczyć części lub całego zespołu pracowników. Gdy wspólnie mówią: „dość”, rodzi się pytanie, jaką objąć strategię dalszego postępowania. Wspólną czy indywidualną.

– Zwykle lepszym rozwiązaniem jest pozew indywidualny, ponieważ takie postępowanie jest zwolnione z kosztów sądowych. Każdy pracownik w sądzie będzie ponadto realizował własne interesy. W odniesieniu do pozwu zbiorowego brak jest analogicznego zwolnienia z kosztów. Aby wszcząć postępowanie zbiorowe, należy zgromadzić co najmniej dziesięć osób o tożsamych interesach. Takie rozwiązanie nie będzie możliwe np. w sprawach o mobbing, ponieważ sytuacja poszczególnych pracowników będzie się różnić – mówi Bartosz Ulczycki.

Sprawy z zakresu prawa pracy mogą być pod wieloma względami zawiłe. Najważniejsze, to uzbroić się w wiedzę.

– W przypadku spraw z zakresu prawa pracy, w szczególności związanych z mobbingiem, warto działać w porozumieniu z prawnikiem. Nie mówię tego, ponieważ sama jestem radcą prawnym. Wiem natomiast, jak trudne dla poszkodowanego pracownika są procesy sądowe. Stanie naprzeciw firmy, często wspieranej przez sztab prawników. Pracownik musi być przygotowany – wiedzieć, jak zachować się w sądzie, jakie dowody przedstawić, jak może przebiegać rozprawa itd. To może być trudna sytuacja także od strony emocjonalnej i psychicznej. Pracownik, który borykał się z mobbingiem jest często w procesie terapeutycznym, a w czasie rozprawy będzie się wracać do trudnych momentów z przeszłości. To może odciągać jego uwagę od formalnej strony postępowania sądowego. Wsparcie prawnika jest więc niezbędne – zaznacza Katarzyna Gospodarowicz.

Podkreśla, że obecnie mamy szeroki wachlarz możliwość sprawdzenia opinii o potencjalnym pracodawcy. Warto więc, jeszcze przed podjęciem zatrudnienia, weryfikować wiarygodność firm. To pierwsze działanie, które może pracownika w wielu przypadkach uchronić przed problemami w przyszłości.

Główne wnioski

1. Naruszanie praw pracowników nie zdarza się rzadko. Tylko w ubiegłym roku do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) wpłynęło 43,3 tys. skarg na pracodawców.
2. Sprawy sporne, np. niewypłacenie wynagrodzenia, bezprawne wypowiedzenie umowy o pracę, mobbing – w pierwszej kolejności najlepiej spróbować wyjaśnić w zakładzie pracy. Jeśli działania polubowne zawodzą, pozostaje sąd.
3. Sądy często uznają nagrania czy kopie korespondencji jako dowody w sprawie o naruszenia prawa pracy. Niedopuszczalne natomiast jest wykorzystywanie ich w innym celu, niż proces sądowy. Nie wolno ponadto nagrywać rozmów osób trzecich.