Zaloguj się 
Dzieje się!
Ministerstwo rzuca firmom kłody pod nogi. Dotacje mogą spaść nawet o 30 proc.
Unijne granty na badania i rozwój, przyznawane firmom w Ścieżce Smart przez PARP i NCBR, nie uwzględniają w pełni wynagrodzeń osób zajmujących stanowiska kierownicze w innych projektach. Jedna z instytucji próbowała zmienić te zasady, ale resort pozostaje nieugięty. Dlaczego?
Z tego artykułu dowiesz się…
- Kiedy zmieniły się zasady dotyczące wynagrodzeń osób na stanowiskach kierowniczych zatrudnionych w projektach, które ubiegają się o dofinansowanie ze Ścieżki Smart.
- Jak do problemu podchodzą PARP i NCBR, czyli dwie instytucje przyznające granty w programie.
- W jaki sposób Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej tłumaczy obowiązujące zasady.
Audio generowane przez AI. Może zawierać błędy.
Uzyskanie unijnych dotacji w Polsce często oznacza konieczność spełnienia wielu dodatkowych wymogów. Polskie instytucje nierzadko stosują bardziej restrykcyjne zasady niż te wynikające bezpośrednio z unijnych regulacji. Przykładem mogą być polskie programy STEP, które są bardziej rygorystyczne niż unijne ramy tego instrumentu. Nie mogą z nich bowiem korzystać firmy spoza UE, choć Komisja Europejska nie wprowadziła takiego ograniczenia.
Niekiedy lokalne ograniczenia powodują, że firmy w ogóle nie zgłaszają się do konkursów. Tak jest w przypadku programów STEP dla branży biotechnologicznej. Po 150 mln zł grantów nie wpłynął ani jeden wniosek. Firmy uznały, że kryteria są nierealne do spełnienia.
Kolejnym przykładem bardziej restrykcyjnego podejścia Polski niż wymagają tego przepisy unijne jest Ścieżka Smart. To jeden z konkursów w programie Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG), którego całkowity budżet wynosi 7,9 mld euro, czyli ok. 34 mld zł. Pierwszy nabór odbył się w 2023 r. Choć przepisy unijne tego nie wymagają, zgodnie z obowiązującym w Polsce „Przewodnikiem kwalifikowalności wydatków” do kosztów bezpośrednich projektu nie można zaliczyć wynagrodzenia osób, które w projekcie lub w przedsiębiorstwie wykonują jakiekolwiek zadania związane z zarządzaniem, nadzorem lub koordynacją.
Bardzo szerokie wyłączenie
Dokładny zapis brzmi: „W przypadku wykonywania przez dany personel jakichkolwiek zadań związanych z zarządzaniem, nadzorem, koordynacją projektu badawczo-rozwojowego, a także zarządzaniem, nadzorem lub koordynacją w przedsiębiorstwie pracodawcy, koszt jego wynagrodzenia jest niekwalifikowalny w kategorii Personel projektu. Koszt wynagrodzenia takich osób […] stanowi wydatek kwalifikowalny w kategorii 3.3.9 Koszty pośrednie (ogólne)”.
Tymczasem w Przewodniku kwalifikowalności kosztów z 2025 r. nie ma sformułowania „w przedsiębiorstwie wnioskodawcy”. Oznacza to, że wcześniejsze wyłączenie dotyczyło osób pełniących funkcje kierownicze w samym projekcie ubiegającym się o dotację, a nie tych, które wykonują podobne zadania w innych projektach lub strukturach firmy.
– W większości firm każdy specjalista ma w zakresie obowiązków również zadania, które można uznać za kierownicze. To np. nadzór nad mniej doświadczonymi współpracownikami. Czy to oznacza, że w projektach badawczo-rozwojowych firmy powinny kwalifikować bezpośrednio wyłącznie pracę juniorów? – zastanawia się Jakub Sochacki z firmy doradczej BTCG.
Jego zdaniem NCBR i PARP zaczęły stosować nowe podejście również przy rozliczaniu trwających projektów, które wcześniej otrzymały dofinansowanie.
Jak koszty pośrednie i bezpośrednie wpływają na wysokość grantu
Dlaczego przesunięcie wynagrodzenia do kosztów pośrednich jest tak ważne? Bo ich wysokość nie odpowiada rzeczywiście poniesionym wydatkom, lecz jest wyliczana ryczałtowo jako 25 proc. kosztów bezpośrednich. W przypadku kosztów bezpośrednich firma wpisuje we wniosku realną wartość konkretnych zadań i wydatków. Mogą to być amortyzacja sprzętu, koszty zaangażowania podwykonawców czy wynagrodzenia specjalistów.
Koszty pośrednie są natomiast związane z zapleczem organizacyjnym projektu i obejmują np. księgowość czy usługi prawne. Niezależnie od ich rzeczywistej wartości, beneficjent otrzymuje na nie ryczałt odpowiadający 25 proc. kosztów bezpośrednich.
– Zgodnie z dotychczasowym podejściem koszty związane z wszelkimi czynnościami zarządczymi czy koordynacyjnymi były kosztami pośrednimi. Bez względu na to, kto je wykonywał. Natomiast koszty czynności B+R od zawsze są kosztami bezpośrednimi. Obowiązywał też zakaz łączenia funkcji zarządczej i badawczej w ramach konkretnego projektu. Gdy NCBR i PARP nakazują teraz wykluczenie z kosztów bezpośrednich również osób pełniących funkcje koordynacyjne poza projektem, w praktyce oznacza to przesunięcie istotnej części kosztów B+R do kosztów pośrednich. Spadnie łączna wartość projektu, jak również dotacji – mówi Jakub Sochacki.
Jego zdaniem ubytek finansowania może być znaczny. Wyliczana ryczałtowo wartość kosztów pośrednich nie wystarczy bowiem na pokrycie kosztów zarządzania, administracji, rozliczania itd. oraz dodatkowo prac B+R realizowanych przez osoby pełniące jakiekolwiek funkcje koordynacyjne lub kierownicze.
– To finansowa fikcja – mówi ekspert z BTCG.
PARP: zawsze to kontrolowaliśmy
Według Anety Zielińskiej-Sroki, rzeczniczki prasowej PARP, kontrole prawidłowości kwalifikowania kosztów we wnioskach prowadzono od początku funkcjonowania programu.
– Od uruchomienia pierwszego naboru w Ścieżce Smart w 2023 r. PARP weryfikowała wszystkie wnioski pod kątem kwalifikowalności wydatków, w tym kosztów personelu, zgodnie z wytycznymi zawartymi w „Przewodniku kwalifikowalności”. Weryfikacja ta była przeprowadzana na etapie oceny wniosków o dofinansowanie, na podstawie informacji udostępnionych przez przedsiębiorców we wnioskach. Jest również prowadzona na etapie rozliczania projektów i ich kontroli. Wówczas PARP analizuje dokumenty źródłowe, m.in. umowy o pracę i zlecenia, zakresy czynności służbowych oraz dokumenty dotyczące oddelegowania do wykonywania określonych zadań w projekcie – informuje Aneta Zielińska-Sroka.
Wnioskodawców, którzy błędnie zakwalifikowali koszty, PARP na etapie oceny wzywa do poprawy wniosku. Jeżeli nieprawidłowość zostanie wykryta już podczas rozliczania projektu, beneficjent musi zwrócić część dofinansowania odpowiadającą wydatkom uznanym za niekwalifikowane.
Eksperci BTCG wskazują jednak, że w ostatnich miesiącach zmieniła się interpretacja zasad, a zakres wyłączenia został poszerzony.
NCBR: zasady mogą być nadmiernie restrykcyjne
Druga instytucja przyznająca granty, Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (NCBR), sama proponowała złagodzenie zasad.
„W czerwcu br. Narodowe Centrum Badań i Rozwoju proponowało Instytucji Zarządzającej [Ministerstwu Funduszy i Polityki Regionalnej – red.] ponowną analizę podejścia do kwalifikowalności wynagrodzeń osób zaangażowanych w realizację projektów w ramach Ścieżki SMART oraz instrumentu STEP. Wskazywaliśmy m.in., żeby rozważyć, czy aktualna interpretacja nie prowadzi do nadmiernie restrykcyjnego ograniczenia możliwości kwalifikowania kosztów personelu badawczo-rozwojowego i wykracza poza cel wskazanych zaleceń” – czytamy w piśmie NCBR.
Według NCBR z zaleceń Komisji Europejskiej nie wynika konieczność automatycznego wyłączania z kosztów bezpośrednich wszystkich osób pełniących funkcje kierownicze lub zarządcze poza projektem.
„Dotychczasowe dokumenty konkursowe oraz przewodniki kwalifikowalności wydatków stosowane w Ścieżce SMART i instrumencie STEP odnosiły się do czynności wykonywanych w projekcie i funkcji pełnionych w projekcie. Wątpliwości nie budziło zatem wyłączenie z kategorii »Personel projektu« osób wykonujących zadania związane z zarządzaniem, nadzorem lub koordynacją projektu. Oznaczało to przeniesienie kosztów tych osób z kosztów bezpośrednich do pośrednich projektu. Jednocześnie dokumentacja nie wskazywała, że sam fakt pełnienia funkcji kierowniczej lub zarządczej poza projektem skutkuje automatyczną niekwalifikowalnością wynagrodzenia osoby wykonującej w projekcie zadania stricte badawcze, techniczne lub eksperckie” – informuje zespół prasowy NCBR.
MFiPR: to efekt audytu KE
Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej nie zamierza jednak zmieniać podejścia.
„Te zasady wynikają z zaleceń Komisji Europejskiej. Są też efektem audytu, jaki został przeprowadzony przez KE w październiku 2017 r. w programie POIR. Wynikają także z treści Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027” – podaje biuro prasowe resortu.
Ministerstwo dodaje, że rozwiązanie wprowadzono w programie POIR w 2019 r. i – zdaniem resortu – obowiązuje ono również od początku wdrażania FENG.
Główne wnioski
- Polskie zasady przyznawania dotacji mogą być bardziej restrykcyjne, niż wynika to bezpośrednio z regulacji UE. W Ścieżce Smart dotyczy to m.in. sposobu kwalifikowania wynagrodzeń osób, które poza projektem pełnią funkcje kierownicze lub zarządcze.
- Przesunięcie wynagrodzeń doświadczonych specjalistów z kosztów bezpośrednich do pośrednich może obniżyć wartość dotacji nawet o 30 proc. Dotyczy to także osób wykonujących w projekcie prace badawcze, techniczne lub eksperckie, jeżeli jednocześnie pełnią funkcje kierownicze w innych obszarach działalności firmy.
- NCBR uważa, że zalecenia UE nie wymagają automatycznego wyłączania z kosztów bezpośrednich osób pełniących funkcje kierownicze poza projektem. MFiPR odpowiada, że przyjęte ograniczenia wynikają z zaleceń Komisji Europejskiej, audytu KE oraz krajowych wytycznych.
