Optima przechodzi na abonament. Cicha zmiana znacząco podniesie koszty biur rachunkowych

Comarch to jeden z największych graczy na polskim rynku systemów ERP, czyli oprogramowania wspierającego firmy m.in. w obszarze księgowości i kadr. Krakowska spółka informowała jesienią 2024 r., że zwiększyła udział w rynku do 24,3 proc., obsługując ponad połowę małych firm i co czwartą średnią firmę w Polsce.

Jednym z kluczowych produktów Comarchu jest Optima, powszechnie wykorzystywana przez biura rachunkowe. Na początku 2026 r. spółka zdecydowała się zmienić formę rozliczeń, rezygnując z dotychczasowego modelu licencji wieczystej z coroczną aktualizacją na rzecz subskrypcji. Firma podkreśla, że informowała kontrahentów z wyprzedzeniem, choć nowy cennik opublikowano oficjalnie dopiero 9 stycznia 2026 r., co wywołało poruszenie wśród klientów.

Nowe zasady i duże podwyżki

Od 1 lutego zakup Optimy na starych zasadach stał się niemożliwy. Nowi klienci mogą korzystać wyłącznie z modelu subskrypcyjnego. Dotychczasowym użytkownikom zaproponowano przejście na nowy system rozliczeń, który – w zależności od konfiguracji – może oznaczać nawet pięciokrotny wzrost rocznych kosztów.

Jak wskazuje w rozmowie z XYZ Tomasz Smolarek, prowadzący spółkę doradztwa podatkowego Smolarek, w jego przypadku roczny koszt korzystania z Optimy wzrósłby z ok. 9 tys. zł do ok. 46 tys. zł. Zastrzega jednak, że podwyżka nie obowiązywałaby od razu. Comarch zaproponował bowiem system rabatów rozłożonych na 13 lat – w pierwszym roku cena pozostałaby na dotychczasowym poziomie, a w kolejnych latach zniżki byłyby stopniowo wygaszane, podnosząc koszt korzystania z systemu.

Klienci podkreślają jednak, że w dłuższej perspektywie subskrypcja okazuje się znacznie droższa niż posiadanie licencji, a sposób i tempo wprowadzenia zmian – zwłaszcza w okresie dużych obciążeń regulacyjnych – podważyły ich zaufanie do dostawcy.

Przeczytaj: KSeF wystartował. Oto pięć najciekawszych faktów (i mitów) o rewolucji fakturowej

Podobną kalkulację otrzymała Regina Kowalska-Stall, prowadząca kancelarię rachunkową Kowalska&Stall. Przedsiębiorczyni w rozmowie z redakcją XYZ przyznała, że w jej przypadku zmiana modelu płatności podniosłaby roczną opłatę z 5 tys. zł do 25 tys. zł.

– Dostałabym jednak rabat blisko 80 proc. w pierwszym roku, płacąc jedną piątą ceny. Problem w tym, że aktualizacja programu nigdy nie kosztowała pełnych 100 proc. – wyjaśnia nasza rozmówczyni.

Przez wiele lat Comarch oferował możliwość zakupu licencji wieczystej Optimy. Cena zależała od liczby modułów – czyli funkcjonalności – wybranych przez klienta. Program można było dopasować do skali działalności, m.in. liczby stanowisk, faktur czy pracowników obsługiwanych w systemie. Aby korzystać z aktualizacji programu oraz dostosowań do zmian w prawie, przedsiębiorcy płacili raz w roku opłatę w wysokości 20 proc. ceny licencji.

– Kwota rosła wraz z ceną licencji, ale procentowo zasady pozostawały niezmienne. Stawka była jasna i przewidywalna – każdy płacił tyle samo co aktualna wartość licencji – wyjaśnia Tomasz Smolarek, który korzysta z Optimy od 2015 r.

Po wprowadzonych zmianach klienci nie utracili możliwości aktualizacji licencji, jednak Comarch zapowiedział podwyżkę od 2027 r., nie precyzując, jak ceny będą kształtowały się w kolejnych latach.

Od przyszłego roku aktualizacja programu ma kosztować 22 proc. ceny licencji, co dla przedsiębiorców oznacza wzrost o ok. 10 proc.

– To stawka na kolejny rok. Nie wiemy jednak, ile będzie to kosztowało w następnych latach. Czy wrócimy do 20 proc.? Czy będzie to 22, 25 albo 30 proc.? – Comarch takich informacji nie podaje – podkreśla Tomasz Smolarek.

W praktyce firma zaproponowała klientom dwie ścieżki: pierwszą – planowalną i rozpisaną w czasie oraz drugą – niepewną, choć wcześniej dobrze znaną. Dla przedsiębiorców, którzy zdecydują się pozostać przy dotychczasowym modelu, pojawia się jednak kolejne ograniczenie. Wraz z nowym cennikiem Comarch ogłosił, że rozbudowa obecnych licencji o dodatkowe moduły będzie możliwa tylko do końca 2026 r.

– Załóżmy, że do emerytury zostało mi 18 lat. Fakt, że od 2027 r. nie będę mogła dokupić modułów, oznacza, że już dziś muszę planować całą przyszłą działalność. To w praktyce prowadzi do przymusowego przejścia na subskrypcję, bo w pewnym momencie zabraknie mi funkcjonalności – mówi Regina Kowalska-Stall.

„Tracę zaufanie”. Klienci krytykują sposób wprowadzenia zmian

Zdaniem rozmówców XYZ nowy model płatności jest długoterminowo niekorzystny. Jak podkreśla Regina Kowalska-Stall, licencja wieczysta pozostaje bardziej opłacalna dla stabilnie działających biur rachunkowych.

– Subskrypcja sprawdza się u tych, którzy dopiero startują, nie mają środków na infrastrukturę albo testują działalność. Przy długiej perspektywie prowadzenia biura jest jednak nieopłacalna – wskazuje rozmówczyni XYZ.

Co prawda zakup licencji wiąże się z jednorazowym kosztem infrastruktury, np. serwerów, ale wydatek ten zwraca się z czasem.

Przeczytaj: Escola z rekordem po bolesnej transformacji AI. Krzysztof Wojewodzic: Rynek IT musi przejść rekonstrukcjęSoftware house, który wśród udziałowców ma prezesa Allegro i wybitnych profesorów, zmniejszył stuosobowy zespół o połowę, po czym zatrudnił kilkudziesięciu pracowników. To konsekwencja trudnych zmian napędzanych AI. Po spadkowym roku przyszła rekordowa sprzedaż i marża. – To nie była droga usłana różami przy blasku światła świec i dźwiękach harfy – mówi o przeprowadzonej transformacji prezes Escoli.

Wśród zalet posiadania licencji wieczystej Regina Kowalska-Stall wymienia także możliwość odtworzenia archiwalnej bazy danych. Posiadając program, użytkownik może sięgnąć po dane sprzed kilku lat niezależnie od tego, czy opłaca bieżącą aktualizację Optimy.

– Mogę otworzyć nawet bardzo starą bazę, niezależnie od aktualizacji. Przy subskrypcji dostęp do danych mamy tylko wtedy, gdy opłacamy abonament. Nie płacimy – nie mamy dostępu do oprogramowania. To jest dosyć istotne – tłumaczy przedsiębiorczyni.

Chodzi bowiem o obowiązek przechowywania dokumentacji przez co najmniej pięć lat na wypadek kontroli skarbowej. Posiadacze licencji wieczystej mogą uruchomić program niezależnie od tego, czy zawiera on najnowsze zmiany. To ułatwia także ewentualną zmianę dostawcy oprogramowania.

Dla biura rachunkowego taki wybór jest istotny – i kosztowny. Jak wyjaśnia Tomasz Smolarek, decyzja o zmianie programu wymaga długiej analizy.

– Po pierwsze, zakup nowego systemu wiąże się z wydatkiem na licencję, więc na start trzeba wyłożyć niemałe pieniądze. Jeśli płacę 9 tys. zł rocznie za aktualizację, co stanowi 20 proc. ceny licencji, to przy zakupie nowego oprogramowania muszę liczyć się z kosztem około 45 tys. zł – szacuje Tomasz Smolarek.

Zdaniem Reginy Kowalskiej-Stall moment ogłoszenia podwyżek nie był przypadkowy.

– Do końca stycznia rozliczaliśmy PIT-11, PIT-4 i IFT. Teraz mamy rozliczenia roczne i sprawozdania. W 2026 r. wchodzi wiele zmian: KSeF, raportowanie CIT-8 w wersji XML, elektroniczna ewidencja. Nie ma czasu na zmianę dostawcy oprogramowania ani na przenoszenie baz danych – tłumaczy rozmówczyni XYZ.

– Potrafimy narzekać, że prawo podatkowe zmienia się z roku na rok, a czasem z dnia na dzień. Ale to jeszcze nic w porównaniu z sytuacją, w której cena oprogramowania może nagle wzrosnąć i nie wiadomo dlaczego. Podejmując współpracę z tak dużym partnerem jak Comarch, liczyłem na stabilizację. Dziś, gdy nie wiem, jak będzie wyglądać moja sytuacja za dwa lata, tracę zaufanie. I to jest chyba najważniejsze – podkreśla Tomasz Smolarek.

Comrach broni swojej decyzji. "Stary model stał się archaiczny"

Comarch podkreśla, że nie zmusza klientów do przejścia na subskrypcję. I to mimo że z perspektywy firmy to właśnie ten model jest dla nich korzystniejszy. Wraz ze zmianą kontrahenci mają zyskać bieżący dostęp do najnowszych technologii, w tym funkcji opartych na sztucznej inteligencji. W ocenie spółki nowy model zapewnia większą elastyczność w dopasowaniu oferty do potrzeb klientów.

„Głównym celem jest uproszczenie oferty oraz dostarczenie rozwiązania, które stało się standardem rynkowym wśród dostawców IT. Chodzi także o szybszy dostęp do nowości, m.in. związanych z dynamicznym rozwojem AI czy aktualizacjami KSeF. Subskrypcje są bardziej elastyczne i wygodniejsze niż stary model. Klienci i partnerzy pytali nas, kiedy go zmienimy” – przekazało biuro prasowe Comarchu w odpowiedzi na pytania XYZ.

Spółka wskazuje również, że większość klientów już dziś wybiera subskrypcję. „Stary model stał się archaiczny, takie są globalne trendy” – podkreśla Comarch. Firma nie odpowiedziała jednoznacznie, czy planuje kolejne podwyżki cen, zaznaczając jednak, że przy dynamicznych zmianach makroekonomicznych taki scenariusz jest możliwy.

„Ze względu na rosnące koszty energii i usług IT nie możemy zagwarantować, że ceny technologii nie będą rosły. Na ten moment trudno przewidzieć skalę zmian, bo zależy ona m.in. od inflacji” – tłumaczy Comarch.

Przeczytaj: Prawo, podatki, składki. 12 zmian dla przedsiębiorców na 12 najbliższych miesięcy

KIBR: to nie wyjątek, lecz kumulacja rynkowego trendu

Zdaniem Beaty Bartkowskiej, wiceprezes zarządu ds. merytorycznych Krajowej Izby Biur Rachunkowych, przypadek Comarchu nie jest odosobniony. Ekspertka podkreśla jednak, że na tle rynku jest wyjątkowo spektakularny.

– To kulminacja trendu, który od kilkunastu miesięcy dezorganizuje naszą branżę – zauważa Beata Bartkowska w komentarzu dla redakcji XYZ.

Jak zauważa, cenniki zmieniali już także inni duzi gracze, m.in. Soneta (producent Enova365) oraz Sage (system Symfonia). Jak przekazali naszej redakcji przedstawiciele firmy, Enova365 oferuje oprogramowanie nie tylko w modelu abonamentowym, ale również na własność. Firma nie planuje wycofania się z modelu zakupu na własność.

Równolegle producenci oprogramowania coraz śmielej przechodzą na modele abonamentowe i chmurowe.

– W biznesie, a zwłaszcza w księgowości, walutą równie ważną jak pieniądze jest przewidywalność. Model, który z dnia na dzień może podnieść koszty infrastruktury IT o kilkaset procent – nawet jeśli formalnie rozłożone jest to w czasie poprzez malejące rabaty – burzy fundamenty planowania finansowego biur rachunkowych. W przeciwieństwie do stopniowych korekt u konkurencji, ruch Comarchu stawia wiele biur pod ścianą. Zmusza je do drastycznego renegocjowania umów z własnymi klientami – wyjaśnia Bartkowska.

To z kolei rodzi podwójne ryzyko. Po pierwsze, biura rachunkowe są zmuszane do podnoszenia cen usług, by pokryć rosnące koszty oprogramowania. Po drugie, ich klienci – szukając oszczędności – mogą zacząć rozglądać się za alternatywami.

– Dostawcy oprogramowania, którzy przez lata budowali swoją pozycję we współpracy z biurami rachunkowymi, zaczynają bezpośrednio z nami konkurować. Widzimy rosnącą popularność rozwiązań typu self-accounting oraz aplikacji oferowanych przez banki i fintechy. One obiecują „automatyczną księgowość”, czasem nawet z elementami obsługi biura, ale za zupełnie inną cenę – wskazuje przedstawicielka KIBR.

Jej zdaniem prowadzi to do sytuacji, w której rynek oprogramowania księgowego staje się rynkiem dostawcy, a nie klienta.

– W biznesie kluczowe są transparentność i partnerskie traktowanie. To sprowadzanie biur rachunkowych wyłącznie do roli „płatnika”. I to przy jednoczesnym rozwijaniu narzędzi, które mogą je w przyszłości wypychać z rynku. To strategia krótkowzroczna i podważająca zaufanie, a to w naszej branży jest wartością fundamentalną – ostrzega Beata Bartkowska.

Główne wnioski

1. Comarch w krótkim czasie zmienił model sprzedaży Optimy, przechodząc z licencji wieczystych i corocznych aktualizacji na subskrypcję. Od lutego nowi klienci mogą kupić program wyłącznie w tym modelu, a dotychczasowi użytkownicy nie mają pewności co do przyszłych cen aktualizacji. Choć firma oferuje rabaty przejściowe, w dłuższej perspektywie koszty mogą wzrosnąć nawet kilkukrotnie.
2. Klienci oceniają subskrypcję jako mniej przewidywalną i mniej opłacalną w długim okresie. Wskazują na utratę kontroli nad archiwami danych oraz na ograniczenie możliwości rozbudowy licencji po 2026 r., co w praktyce może wymusić przejście na abonament.
3. Według Krajowej Izby Biur Rachunkowych decyzja Comarchu wpisuje się w szerszy trend rynkowy, w którym dostawcy oprogramowania kierują klientów w stronę modeli abonamentowych. Skutkiem są rosnące koszty po stronie biur rachunkowych, przenoszone na przedsiębiorców, oraz coraz większa presja konkurencyjna ze strony fintechów.