Zaloguj się 
Dzieje się!
Obowiązkowy KSeF po miesiącu. Czy zdał egzamin? Trzy trudności, trzy nowości
Ponad milion przedsiębiorców wystawia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Na miesiąc po największym, kwietniowym oblężeniu systemu pytamy o jego skuteczność i wykorzystanie w polskich firmach. Nie brakuje kwestii, które do dziś budzą wątpliwości podatników.
Z tego artykułu dowiesz się…
- Jakie problemy napotykają firmy po wdrożeniu KSeF i czy wynikają one bardziej z technologii, czy z organizacji pracy.
- Jak zmieniły się zasady obiegu faktur i co trzeba zrobić, by dostosować się do nowego modelu.
- Czy brak kar za błędy w 2026 r. może zostać utrzymany także w 2027 r.
1 kwietnia do KSeF dołączyły setki tysięcy przedsiębiorców. Z danych resortu finansów wynika, że ponad 1,1 mln podmiotów wystawia w systemie nawet 120 mln faktur dziennie. Z rozmów z ekspertami wynika, że KSeF trwale wpisał się już w ekosystem polskiego biznesu. Na każdym etapie wdrożenia tej rewolucji pojawiają się jednak nowe problemy – i, co istotne, także rozwiązania.
Problem nr 1: faktury poza KSeF
Czy można odliczyć VAT z faktury wystawionej poza systemem? To pytanie często pojawia się we wnioskach o interpretacje. Najnowsza interpretacja z 27 kwietnia wskazuje jasno: tak, jest to możliwe.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podkreślił, że brak ujęcia faktury w KSeF nie wyklucza prawa do odliczenia podatku naliczonego – pod warunkiem, że dokument odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie gospodarcze.
„Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Jeśli nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego” – czytamy w piśmie.
Problem nr 2: Kosztowne błędy
Sviatlana Vashkevich, ekspertka ds. KSeF w Symfonii przypomina, że przed wprowadzeniem systemu drobne błędy – np. literówki – można było poprawić notą korygującą. Dziś to już niemożliwe.
– Uchylenie art. 106k ustawy o VAT oznacza, że nabywca nie może samodzielnie poprawiać błędów formalnych. Każda zmiana wymaga wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę – wyjaśnia ekspertka.
W praktyce nawet drobna pomyłka może generować kilka dokumentów zamiast jednego. Szczególnie problematyczne są błędy w numerze NIP – w takim przypadku faktura może trafić do niewłaściwego podmiotu.
Najczęstsze błędy prowadzące do odrzucenia faktur to nieprawidłowy NIP, błędna kwota, niewłaściwa stawka VAT lub data.
– Konieczne jest wówczas wystawienie faktury korygującej „do zera”, a następnie ponowne wystawienie dokumentu z prawidłowymi danymi. Najczęstsze błędy prowadzące do odrzucenia faktur to nieprawidłowy NIP, błędna kwota, niewłaściwa stawka VAT lub data. Firmy, które wdrożą precyzyjne procedury weryfikacyjne, mogą znacząco ograniczyć liczbę korekt i zyskać przewagę operacyjną – podsumowuje nasza rozmówczyni.
Problem nr 3: żmudna certyfikacja
Na ten problem w kwietniu zwracał uwagę poseł KO Artur Jarosław Łącki.
„Od kilku tygodni zgłaszają się do mnie przedsiębiorcy z mojego regionu – właściciele małych firm budowlanych, lokalnych biur rachunkowych, spółek rodzinnych. Nie pytają o wielką politykę. Pytają o coś znacznie prostszego: dlaczego w 2026 roku nadal muszą czekać, aż ktoś „ręcznie” nada im uprawnienia do korzystania z KSeF?” – czytamy w interpelacji poselskiej.
Jak wskazuje poseł, nawet po złożeniu wniosku o nadanie uprawnień dostęp do systemu zależy od ręcznej obsługi przez administrację skarbową (KAS), co bywa czasochłonne. W praktyce oznacza to, że w weekendy lub w nocy – gdy przedsiębiorcy często pracują – dostęp do systemu może być ograniczony, bo procedura wymaga ingerencji urzędnika.
Resort finansów w odpowiedzi na pismo parlamentarzysty zaznaczył, że KSeF opiera się na modelu poświadczeń. Oznacza to, że dostęp do systemu oraz możliwość wystawiania i odbierania faktur wymagają wcześniejszego uwierzytelnienia (potwierdzenia tożsamości) i autoryzacji (nadania uprawnień). „Zapewnia to wysoki poziom bezpieczeństwa, eliminując dostęp osób nieuprawnionych” – podkreślono w odpowiedzi.
Ministerstwo Finansów dodało, że nadawanie uprawnień poprzez formularz ZAW-FA jest czynnością jednorazową. Kolejne uprawnienia mogą być już nadawane bezpośrednio w systemie przez osobę uprawnioną. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę, iż sprawę ułatwiają alternatywne metody uwierzytelniania takie jak np. pieczęć elektroniczna. Zdaniem ekspertów, KSeF zmienił podejście biznesu do kontroli dostępu i kwestii poufności.
„Traktujmy certyfikaty jak loginy do banku”
Eksperci podkreślają, że KSeF wymusił wdrożenie nowych standardów w zakresie zarządzania rolami i dostępem do dokumentów.
– Ministerstwo Finansów podkreśla, że certyfikaty i dane uwierzytelniające należy chronić z taką samą starannością jak loginy do bankowości elektronicznej czy dane kart płatniczych. To nie jest wyłącznie formalny apel, lecz realny standard bezpieczeństwa, którego wcześniej w wielu organizacjach po prostu nie stosowano – nikt nie weryfikował ani nie porządkował, kto i w jakim zakresie ma dostęp do faktur –wyjaśnia Tomasz Mamys, ekspert ds. cyfryzacji w firmie Symfonia.
Jak dodaje ekspert, od 1 stycznia zostaną wycofane tokeny. Jedyną metodą uwierzytelniania staną się certyfikaty oparte na kryptografii asymetrycznej, czyli systemie wykorzystującym pary kluczy do szyfrowania i potwierdzania tożsamości.
– Rok 2026 to dobry moment na audyt uprawnień. Kluczowe jest wdrożenie zasady minimalnych uprawnień oraz stworzenie spójnej polityki zarządzania certyfikatami – zanim stanie się to obowiązkiem egzekwowanym sankcjami – podkreśla Tomasz Mamys.
Przez mObywatel do KSeF
Problemy z lutego nie powinny się już powtórzyć. Po okresie przeciążenia Profilu Zaufanego resort finansów uruchomił dodatkową ścieżkę logowania. Do KSeF można dziś dostać się przez węzeł krajowy, w tym aplikację mObywatel.
– To rozwiązanie odciążyło Profil Zaufany i wyraźnie poprawiło dostępność systemu. W praktyce KSeF to nie tylko nowe narzędzie, ale przede wszystkim przebudowa procesów wewnętrznych. Firmy, które wcześnie uporządkowały współpracę z biurami rachunkowymi, zdefiniowały procesy i wdrożyły integracje, dziś działają stabilnie – dodaje Sviatlana Vashkevich.
Najnowszym usprawnieniem systemu jest natomiast uproszczenie zgłaszania faktur scamowych, co ma pomóc w szybszym reagowaniu na nadużycia.
Nowości w KSeF: łatwiej pozbędziemy się scamu
O tym, że wystarczy wystawić fakturę na dowolny podmiot, by „zasypać” go niechcianymi fakturami, pisaliśmy tutaj. Przykładem kosztownego „żartu” było wystawienie faktury za zakup prezerwatyw z wykorzystaniem NIP Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Jeśli ktoś padnie ofiarą takiego działania – lub po prostu błędu przy wpisywaniu NIP – od 24 kwietnia może zgłosić niechcianą fakturę. Ministerstwo Finansów uruchomiło funkcję zgłaszania faktur „scamowych”.
„Zgodnie z zapowiedziami, Ministerstwo Finansów udostępniło nową funkcjonalność w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Aplikacja oferuje możliwość zgłoszenia do administracji skarbowej faktury, w stosunku do której podatnik ma podejrzenie, że jest ona wynikiem oszustwa lub nadużycia. Wprowadzenie funkcjonalności stanowi element rozwoju Krajowego Systemu e-Faktur. To odpowiedź Ministerstwa Finansów na zgłaszane potrzeby przedsiębiorców w zakresie usprawnienia obsługi systemu” – podał resort finansów.
Aby zgłosić taką fakturę, po zalogowaniu do KSeF należy wejść w „Listę faktur”, wybrać dokument i skorzystać z opcji „zgłoś nadużycie”. Następnie trzeba wskazać powód, uzasadnić zgłoszenie, złożyć oświadczenie i zatwierdzić formularz.
Brzmi skomplikowanie? Niewykluczone, że podatnicy będą potrzebować dłuższego okresu przejściowego na naukę systemu, niż pierwotnie zakładano.
Cień nadziei na dłuższy okres bez kar
Kluczowy jest tu art. 106ni ustawy o VAT. To on określa harmonogram odpowiedzialności związanej z KSeF. Zgodnie z przepisami, większość regulacji zacznie obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r. Już dziś obowiązuje jedynie ust. 4, zgodnie z którym w przypadku wystawienia faktury poza KSeF nie wszczyna się postępowań karnych ani wykroczeniowych.
W praktyce oznacza to, że cały 2026 r. pełni funkcję okresu przejściowego. „W tym czasie towarzyszymy przedsiębiorcom we wdrożeniu nowych rozwiązań i koncentrujemy się przede wszystkim na wsparciu praktycznym” – podkreśla Ministerstwo Finansów.
Minister Andrzej Domański poinformował jednak, że resort rozważa wydłużenie tego okresu. Zdaniem naszych rozmówców, to najlepszy moment, by dopracować procesy, przetestować integracje i zbudować kompetencje wewnętrzne.
KSeF nie jest problemem, który trzeba „przetrwać”, lecz narzędziem, które realnie porządkuje procesy, redukuje koszty i otwiera nowe możliwości w zarządzaniu finansami firmy.
– Firmy, które potraktują ten czas jako inwestycję, a nie obowiązek, wejdą w 2027 r. z wyraźną przewagą – zautomatyzowanym obiegiem faktur, niższymi kosztami obsługi księgowej i większą kontrolą nad dokumentacją finansową. Nie warto zakładać, że okres bez sankcji zostanie wydłużony. KSeF to nie problem do „przetrwania”, lecz narzędzie, które porządkuje procesy i otwiera nowe możliwości w zarządzaniu finansami – podsumowuje Tomasz Mamys.
Zdaniem eksperta
Podatnicy coraz lepiej rozumieją nowe obowiązki
Z perspektywy ostatnich miesięcy widać jednak wyraźny postęp – zarówno w dokumentacji, jak i komunikacji administracji. Podatnicy i biura rachunkowe coraz lepiej rozumieją nowe obowiązki, a dostawcy oprogramowania dopracowali rozwiązania integracyjne. Istotną korzyścią jest także ujednolicenie formatu faktur, które ułatwia ich przetwarzanie i kontrolę.
Dla księgowych oznacza to stopniowe porządkowanie pracy i większą automatyzację, choć kluczowe pozostaje odpowiednie przygotowanie organizacyjne klientów.
Główne wnioski
- KSeF zdał egzamin techniczny, ale firmy wciąż walczą o ład organizacyjny. Największym wyzwaniem nie jest dziś technologia, lecz brak uporządkowanych procedur obiegu dokumentów i problemy z zarządzaniem uprawnieniami.
- Wprowadzenie KSeF wymusza większą rzetelność w fakturowaniu. Drobne błędy, które wcześniej można było korygować notą, dziś wymagają formalnej faktury korygującej.
- Brak sankcji w 2026 r. tworzy realne „okno bezpieczeństwa”. To czas na testowanie systemu, usprawnianie procesów, budowanie kompetencji i wprowadzenie jasnych zasad zarządzania dokumentacją w firmach.
