Problemów z KSeF ciąg dalszy. Fiskus może uznać wizualizację za kolejną fakturę

KSeF docelowo – co do zasady – ma być jedynym systemem obiegu faktur. Rzeczywistość biznesowa jest jednak nieco bardziej złożona, stąd potrzeba wydania przez przedsiębiorców dokumentów, które można odczytać ad hoc. Wizualizacje faktur (np. w formacie PDF) z pewnością są bardziej przystępną formą aniżeli pliki XML. Ma to znaczenie w handlu, a także np. przy usługach telekomunikacyjnych. W tym ostatnim przypadku wizualizacje zawierają informacje np. o ratach za spłatę telefonu. Dodatkowe informacje zawierane są także np. w przypadku przesyłek celnych. To często dane, których nie zawiera faktura w KSeF. Czy taki dokument może być uznany za fakturę?

Pół roku z KSeF. Niejasności przybywa

KSeF na początku swojego funkcjonowania mógł przysporzyć niektórym podatnikom problemów. Początkowe trudności dotyczyły logowania, uwierzytelniania czy nadawania uprawnień. Obecnie, kiedy KSeF wpisał się już w biznesowy krajobraz, pojawiły się problemy interpretacyjne.

– Jednym z bieżących zagadnień, na które zwracają uwagę przedsiębiorcy, jest kwestia wizualizacji faktur. W kilku interpretacjach indywidualnych dopuszczono bowiem traktowanie wizualizacji faktury jako odrębnego dokumentu. Jest to szczególnie istotne, ponieważ w praktyce przedsiębiorcy – oprócz przesłania faktury do KSeF – bardzo często przekazują kontrahentom również jej wizualizację. Nawet niewielkie rozbieżności pomiędzy plikiem XML faktury ustrukturyzowanej a jej wizualizacją mogą w określonych sytuacjach rodzić ryzyko zakwestionowania rozliczenia. W konsekwencji mogą prowadzić także do konieczności zapłaty zaległego podatku – wyjaśnia Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.

Nawet niewielkie rozbieżności pomiędzy plikiem XML faktury ustrukturyzowanej a jej wizualizacją mogą w określonych sytuacjach rodzić ryzyko zakwestionowania rozliczenia, a w konsekwencji także konieczności zapłaty zaległego podatku.

Jeśli zatem dane znajdujące się na fakturze wystawionej w KSeF w formacie XML i jej wizualizacji udostępnionej klientowi w formie PDF są rozbieżne, teoretycznie skarbówka może uznać, że mamy do czynienia z dwoma odrębnymi dokumentami. W tym miejscu nie bez znaczenia pozostaje art. 108 ustawy o VAT.

Jest faktura, jest obowiązek zapłaty VAT

Nasi rozmówcy potwierdzają, że skarbówka w pewnych okolicznościach będzie mogła potraktować wizualizację np. jak „pustą” fakturę. Mowa o fikcyjnym dokumencie, który w nielegalnym procederze służy zwykle potwierdzeniu transakcji, które w rzeczywistości się nie odbyły. Tu zastosowanie ma wspomniany art. 108 ustawy o VAT. Wynika z niego, iż za każdym razem, kiedy dany podmiot wystawi fakturę, na której wykaże podatek, będzie on zobowiązany do jego zapłaty. Co więcej, obowiązek zapłaty podatku może wystąpić również, jeżeli podatnik wystawi kilka faktur dokumentujących tę samą czynność.

„Jeżeli bowiem dokonana przez podatnika na rzecz kontrahenta czynność opodatkowana VAT zostanie udokumentowana dwoma różnymi fakturami, to co do zasady podatnik będzie obowiązany do zapłaty wykazanego podwójnie podatku (za tę samą czynność opodatkowaną)” – czytamy w jednej z interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (5 maja 2026 r. nr 0114-KDIP1-2.4012.88.2026.1.RST).

Przeczytaj: Skarbówka przygotuje e-VAT dla 2 mln podatników. „Dobra zmiana na papierze”

Fiskus przyznał, że niezbędne jest każdorazowe sprawdzenie, czy wizualizacja PDF stanowi odrębną fakturę dokumentującą tę samą sprzedaż, czy może jest to „egzemplarz” tej samej faktury wystawionej w KSeF.

Jak wyjaśnia Janina Fornalik, doradczyni podatkowa z MDDP, w powyższym przypadku różnica między wizualizacją a fakturą dotyczyła jedynie samej nazwy nagłówka („opis pozycji” vs. „nazwa produktu”). A to wynikało ze skonfigurowania systemowego. Jak dodaje, najnowsza interpretacja z 20 lipca br. dopuszcza jednak istnienie różnic pomiędzy wizualizacją faktury a plikiem XML.

Wizualizacja a faktura w KSeF. Najświeższa interpretacja skarbówki

Interpretacja z 20 lipca 2026 r. (nr 0112-KDIL1-3.4012.317.2026.1.ŁW) wydaje się korzystna dla podatnika. Organ wyjaśnił bowiem, kiedy wizualizacja nie zostanie potraktowana jak faktura, a podatnikowi nie będzie grozić ponowna zapłata podatku.

– Stanie się tak, jeżeli wizualizacja faktur w pełni odzwierciedla treść faktury ustrukturyzowanej. Warunkiem jest, by dodatkowe elementy oprócz obowiązkowych nie zaburzały czytelności faktury. Nie powinno być sprzeczności pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a wizualizowaną – mówi Janina Fornalik.

Przeczytaj: Jak skarbówka podważa podatkowe schematy. Na celowniku fundacje rodzinne (RAPORT)

W myśl najnowszej interpretacji wymienione dodatkowe elementy to np. udzielony rabat handlowy, kod klienta (wewnętrzny numer w systemie), kraj pochodzenia towarów, czy wewnętrzny numer zamówienia wraz z datą wpływu.

Mam nadzieję, że ta interpretacja oznacza trwałą zmianę dotychczasowego restrykcyjnego podejścia organów.

– W zasadzie te elementy mogłyby zostać również wskazane w polach fakultatywnych w schemie FA(3). Ale jeśli ze względów technicznych nie ma takiej możliwości, firma może zamieścić te dane wyłącznie na wizualizacji faktury bez ryzyka uznania wizualizacji za odrębną fakturę. Mam nadzieję, że ta interpretacja oznacza trwałą zmianę dotychczasowego restrykcyjnego podejścia organów – podsumowuje nasza rozmówczyni.

Co na to resort finansów?

Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na nasze pytania wskazuje, iż w niektórych przypadkach obieg dokumentów poza KSeF jest naturalną konsekwencją złożoności rynku. Wydruki papierowe, czy wizualizacje PDF będą miały miejsce przy współpracy z zagranicznym podmiotem czy konsumentami nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Resort wyjaśnia, że wizualizacje faktur powinny być wydawane po nadaniu tejże fakturze numeru KSeF.

„Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej nie stanowi odrębnej faktury. Jest ona postacią prezentacji faktury wystawionej w KSeF. Oznacza to, że wizualizacja powinna zawierać takie same obowiązkowe dane jak wystawiona faktura ustrukturyzowana. Przepisy ustawy nie określają wymogów, jakie powinny spełniać dokumenty stanowiące wizualizacje faktur ustrukturyzowanych. Jednak warunkiem koniecznym jest zachowanie merytorycznej zgodności pomiędzy wizualizacją a danymi zapisanymi w pliku xml” – czytamy w odpowiedzi.

Dane na fakturze i w wizualizacji muszą się zgadzać

Ministerstwo Finansów (MF) wskazało, że konieczna jest zgodność faktury z wizualizacją w szczególności w zakresie:

• daty wystawienia
• kolejnego numeru faktury nadanego przez podatnika
• daty dostawy/wykonania usługi
• pozycji faktury
• kwoty należności ogółem

„Jeżeli w zakresie wymienionych kluczowych elementów faktury nie będą występować rozbieżności, to w ocenie Ministerstwa Finansów nie występuje ryzyko uznania wydanego poza KSeF dokumentu za odrębną fakturę (od faktury przesłanej do KSeF) i wystąpienia obowiązku zapłaty podatku na podstawie art. 108 ustawy o VAT” – podsumowuje MF.

W pozostałych przypadkach, jak czytamy w odpowiedzi, konieczne jest sprawdzenie, czy wizualizacja jest wadliwie odwzorowaną fakturą, czy może funkcjonuje jako odrębny dokument. „Potencjalne ryzyko zastosowania art. 108 ust. 1 ustawy o VAT jest w tym przypadku konsekwencją uznania, że do obrotu wprowadzone zostały dwie faktury” – wyjaśnia resort finansów.

Szymon Raut, partner i doradca podatkowy w kancelarii Paczuski Taudul mówi, jak zminimalizować ryzyko uznania wizualizacji za fakturę, od której należałoby zapłacić VAT.

– Interpretacje podatkowe wskazują, że ryzyko istnieje. Nie ma dokładnych wytycznych, jak je zminimalizować. Zgodnie ze stanowiskiem Krajowej Informacji Skarbowej i resortu finansów należy pamiętać o tym, by wizualizacja wiernie odzwierciedlała to, co na fakturze w KSeF. Dodatkowe dane na wizualizacji mogą się znajdować, ale nie powinny być sprzeczne z informacjami z faktury ani wpływać na m.in. wysokość podatku.

Przeczytaj: Skarbówka zmienia taktykę. „Każdego dnia roboczego rozpoczynano 58 kontroli podatników” (RAPORT)

Nasz rozmówca dodaje, że co do zasady nie da się przesłać w KSeF załączników do faktury w formacie innym niż XML. Wizualizacja i przekazanie dodatkowych informacji poza KSeF to w wielu branżach jedyne rozwiązanie.

– Możemy wystawić fakturę z podstawowymi danymi, gdyż system czasami nie pozwala na rozbudowane informacje. Wówczas wizualizację możemy przesłać mailem i ponadto w treści maila zawrzeć informacje istotne biznesowo dla naszego klienta – podsumowuje ekspert.

Podwójny obieg, podwójny podatek?

– W początkowym okresie funkcjonowania obowiązkowego KSeF dosyć często zdarzały się sytuacje podwójnego wysyłania faktur – w KSeF i poza KSeF – wyjaśnia Janina Fornalik.

Wystarczy, że w danym momencie sprzedawca nie będzie miał dostępu do KSeF, a będzie musiał wydać stosowne potwierdzenie transakcji. Tymczasem zgodnie z przepisami i wyjaśnieniami resortu finansów, faktura powinna być najpierw wystawiona w KSeF. Dopiero po tej czynności można udostępnić jej wizualizację w czytelnym formacie np. PDF z odpowiednimi oznaczeniami (kod QR i numer KSeF).

– Choć jest to coraz rzadsze, niektóre firmy nadal wysyłają zwykłe faktury w dotychczasowej formie na maila. Dopiero po jakimś czasie dosyłają te faktury do KSeF. Takie podwójne faktury powodują duży problem u odbiorców. Ci muszą przeprowadzać dodatkową weryfikację, aby dwukrotnie nie ująć faktury w swojej ewidencji. Faktura, która wpłynęła na maila, jest dokumentem uprawniającym odbiorcę do jej zaksięgowania, odliczenia VAT i zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych. Stanie się tak, nawet jeśli wystawca nie dopełnił obowiązku wystawienia faktury w formie ustrukturyzowanej – wyjaśnia ekspertka.

Faktura, która wpłynęła na maila, jest dokumentem uprawniającym odbiorcę do jej zaksięgowania, odliczenia VAT i zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych, nawet jeśli wystawca nie dopełnił obowiązku wystawienia faktury w formie ustrukturyzowanej.

Co istotne, do końca roku firmy w myśl prawa nie będą karane za wystawiane faktur poza KSeF. Taryfa ulgowa w przypadku kar nie dotyczy jednak np. ryzyka wystawiania pustych faktur. Wizualizacja faktury nie jest bowiem problemem sama w sobie. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy zaczyna funkcjonować jak samodzielna faktura.

– Firmy powinny jednak zachować ostrożność w tworzeniu wizualizacji rozbieżnych od treści faktur w XML, aby nie narazić się na ryzyko – podsumowuje nasza rozmówczyni.

Główne wnioski

1. Sama wizualizacja faktury – np. w formacie PDF – nie jest traktowana z automatu jako odrębna faktura. Jest jedynie czytelnym odzwierciedleniem faktury ustrukturyzowanej zapisanej w KSeF. Aby dokument ten nie został potraktowany jak odrębna faktura, muszą być spełnione konkretne warunki. Mowa o zachowaniu merytorycznej zgodności pomiędzy danymi zawartymi w pliku XML a wizualizacją.
2. Najnowsze interpretacje wskazują na bardziej elastyczne podejście organów podatkowych, dopuszczając umieszczanie na wizualizacji dodatkowych informacji biznesowych, o ile nie zmieniają one treści faktury ani nie wprowadzają sprzeczności z dokumentem znajdującym się w KSeF.
3. Organy podatkowe nadal podkreślają, że każda sprawa wymaga indywidualnej oceny i w przypadku istotnych rozbieżności między fakturą w KSeF a jej wizualizacją może pojawić się ryzyko zastosowania art. 108 ustawy o VAT. Przedsiębiorcy niezmiennie powinni zadbać o to, by generowane wizualizacje wiernie odzwierciedlały dane zapisane w pliku XML, a wszelkie dodatkowe informacje miały wyłącznie charakter uzupełniający.