Trzy momenty, w których firma płaci za brak polisy

Na żadne z tych trzech wydarzeń nie można się przygotować. Firma dowiaduje się o nich zwykle tego samego dnia, w którym trzeba już podjąć decyzję. W jednym przypadku chodzi o obowiązek wynikający wprost z Kodeksu pracy, w drugim o koszt zastępstwa za nieobecnego specjalistę, a w trzecim o to, jak szybko pracownik po urazie wróci do pełnej sprawności. Wspólnym mianownikiem jest pytanie, które coraz częściej pada: czy firma zna z góry koszt tych zdarzeń, czy dowie się o nim dopiero wtedy, gdy będzie musiała go ponieść.

Zacznijmy od scenariusza, który pracodawcy najrzadziej biorą pod uwagę, planując politykę benefitową, bo dotyczy sytuacji, w której benefit przestaje mieć znaczenie, a w grę wchodzi twardy obowiązek prawny.

Obowiązek, o którym pracodawcy przypominają sobie zbyt późno

Dariusz Dawidowski, kierownik działu ubezpieczeń osobowych w Attis Broker, wskazuje, że zgodnie z art. 93 Kodeksu Pracy, pracodawca jest zobowiązany do wypłacenia rodzinie zmarłego pracownika odprawy pośmiertnej w wysokości zależnej od stażu pracy u danego pracodawcy – od jednomiesięcznego wynagrodzenia w przypadku pracowników zatrudnionych krócej niż 10 lat, przez trzymiesięczne po śmierci osoby pracującej w firmie od 10 do 15 lat, po sześciomiesięczne wynagrodzenia w odniesieniu do pracowników zatrudnionych powyżej 15 lat.

To, co najczęściej umyka pracodawcom, to zakres sytuacji, w których obowiązek ten się aktywuje.

Co ważne, odprawa pośmiertna przysługuje rodzinie nie tylko w przypadku śmierci pracownika w pracy, ale też m.in. w czasie wolnym, na urlopie, podczas zwolnienia lekarskiego. Liczy się pozostawanie w stosunku pracy w momencie śmierci pracownika

– Co ważne, odprawa pośmiertna przysługuje rodzinie nie tylko w przypadku śmierci pracownika w pracy, ale też m.in. w czasie wolnym, na urlopie, podczas zwolnienia lekarskiego. Liczy się pozostawanie w stosunku pracy w momencie śmierci pracownika – mówi Dariusz Dawidowski.

Przeczytaj: Fałszywe decyzje, prawdziwe konsekwencje. Nowe ryzyka dla zarządów spółek

Jak grupówka przejmuje ten koszt

Tu pojawia się rola ubezpieczenia grupowego jako mechanizmu, który z góry zabezpiecza firmę przed nieplanowanym wydatkiem.

– Pracodawca nie musi wypłacać odprawy pośmiertnej ze swoich środków, jeśli ubezpieczy pracownika na życie, np. w ramach grupowego ubezpieczenia na życie i opłaci za niego składkę w części obejmującej świadczenie za śmierć ubezpieczonego. Wypłacona przez ubezpieczyciela kwota zostanie zaliczona na poczet odprawy pośmiertnej, która przysługuje rodzinie zmarłego pracownika. Jeśli jednak kwota świadczenia za zgon ubezpieczonego nie wystarczy na pokrycie pełnej wysokości odprawy pośmiertnej, pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty pozostałej kwoty – tłumaczy Dariusz Dawidowski.

Dodaje, że przede wszystkim pracodawca powinien zadbać, aby wypłacone z tytułu śmierci pracownika świadczenie wystarczało do pełnego pokrycia wartości odprawy pośmiertnej dla najbliższych zmarłej osoby.

Warto wyraźnie podkreślić, że świadczenie z ubezpieczenia, które było współfinansowane lub w całości finansowane przez zmarłego pracownika, nie zastępuje odprawy pośmiertnej. W tym przypadku pracodawca musi ją wypłacić, a pieniądze wypłacone najbliższym z ubezpieczenia będą osobnym, dodatkowym świadczeniem

– To ważne, że mówimy o sytuacji, w której pracodawca decyduje się na samodzielne finansowanie składki za pracowników w ramach ubezpieczenia na życie. Warto wyraźnie podkreślić, że świadczenie z ubezpieczenia, które było współfinansowane lub w całości finansowane przez zmarłego pracownika, nie zastępuje odprawy pośmiertnej. W tym przypadku pracodawca musi ją wypłacić, a pieniądze wypłacone najbliższym z ubezpieczenia będą osobnym, dodatkowym świadczeniem – mówi Dariusz Dawidowski.

Przeczytaj: Gwarancje ubezpieczeniowe napędzają inwestycyjny szczyt. 43-krotny wzrost wypłat

Nieobecność, która kosztuje więcej niż wynagrodzenie

Śmierć pracownika to zdarzenie skrajne, ale znacznie częściej firmy mierzą się z sytuacją mniej dramatyczną, choć równie kosztowną – zwykłą absencją chorobową. Cezary Jaźnicki, Head of Health & Benefits Poland w Willis Towers Watson mówi, że jest to jedno z tych wyzwań, z którymi na co dzień mierzy się chyba każdy pracodawca, ale najbardziej odczuwalne są one tam, gdzie nieobecna osoba zajmowała kluczowe stanowisko ze specjalistyczną wiedzą. Wtedy skutki wykraczają poza organizację pracy i uderzają w wyniki finansowe.

Dodaje, że koszt absencji to nie tylko wynagrodzenie za czas choroby, ale także zastępstwa, nadgodziny, przesuwane terminy projektów, czasem dodatkowe zasoby, które trzeba zaangażować, jak np. wdrożenie nowej osoby.

– Dlatego coraz częściej rozmawiamy z klientami nie tylko o samym ubezpieczeniu, ale o tym, jak przyspieszyć powrót pracownika do zdrowia. Szybki dostęp do specjalisty, diagnostyki, rehabilitacji czy profilaktyki skraca zwolnienia lekarskie i zmniejsza liczbę dni absencji – mówi Cezary Jaźnicki.

Komentarz partnera cyklu

Nowa rola ubezpieczeń pracowniczych

Według badania Randstad Workmonitor 2025, pracownicy coraz częściej oczekują od pracodawców nie tylko wynagrodzenia, ale również wsparcia w zachowaniu równowagi między życiem zawodowym i prywatnym, elastyczności oraz troski o dobrostan. Jednocześnie rośnie znaczenie poczucia wspólnoty, zaufania do przełożonych oraz wsparcia rozwoju zawodowego. W te potrzeby wpisuje się grupowe ubezpieczenie na życie, które odgrywa dziś znacznie szerszą rolę niż jeszcze kilka lat temu.

Dla pracodawców jest ważnym elementem budowania atrakcyjnego miejsca pracy, wspierania dobrostanu zespołów oraz wzmacniania poczucia bezpieczeństwa pracowników. Dla samych pracowników stanowi realne wsparcie finansowe w trudnych momentach życia – związanych z chorobą, hospitalizacją, wypadkiem czy śmiercią bliskiej osoby, zapewniając dostęp do lekarzy, usługi assistance, a nawet pomoc domową. Z perspektywy pracodawców ubezpieczenia grupowe są również narzędziem wspierającym zarządzanie ryzykiem związanym z absencjami. Coraz częściej programy obejmują świadczenia pomagające pracownikom szybciej wrócić do zdrowia i aktywności zawodowej, takie jak dostęp do konsultacji specjalistycznych, badań diagnostycznych, rehabilitacji czy wsparcia psychologicznego. W obliczu starzenia się społeczeństwa oraz rosnącej liczby chorób cywilizacyjnych inwestowanie w zdrowie pracowników staje się elementem odpowiedzialnego zarządzania organizacją.

Obecnie pracownicy oczekują od ubezpieczeń grupowych przede wszystkim praktycznej pomocy. Szczególnie cenione są świadczenia związane z leczeniem poważnych chorób, pobytem w szpitalu, opieką nad rodziną, a także dostęp do usług zdrowotnych i profilaktycznych. Coraz większego znaczenia nabierają również rozwiązania wspierające zdrowie psychiczne oraz elastyczne programy, które można dopasować do różnych etapów życia, objąć ochroną bliskich, czy dostosować zakres ochrony w dowolnym momencie. Dziś dobre ubezpieczenie grupowe nie jest już wyłącznie benefitem – staje się elementem długofalowego poczucia bezpieczeństwa i troski o ludzi.

Aleksandra Kuśmierczyk

Dyrektor Departamentu Sprzedaży Ubezpieczeń Grupowych w Unum

Arytmetyka, która przekonuje działy finansowe

Aby pokazać, jak ta zależność wygląda w liczbach, Cezary Jaźnicki posługuje się modelowym przykładem średniej wielkości organizacji.

– Weźmy prosty przykład – firmę zatrudniającą tysiąc pracowników. Załóżmy, że przeciętny pracownik jest na zwolnieniu 8 dni w roku, a koszt jednego dnia nieobecności to 500 zł. Przy takich założeniach firma traci rocznie ok. 8 tys. dni pracy. To już samo w sobie daje około 4 mln zł kosztów absencji rocznie – mówi ekspert.

Zestawia tę stratę z wydatkiem na prywatną opiekę medyczną i pokazuje, gdzie te dwie liczby się spotykają.

– Teraz załóżmy, że pracodawca finansuje pracownikom prywatną opiekę medyczną – powiedzmy 100 zł miesięcznie na osobę. Dla organizacji zatrudniającej tysiąc osób to wydatek rzędu 1,2 mln zł rocznie. Jeśli dzięki szybszemu dostępowi do świadczeń zdrowotnych udałoby się ograniczyć absencję o 30 proc., liczba utraconych dni pracy spadłaby o około 2400 dni rocznie. Przy stawce 500 zł za dzień nieobecności oznacza to odzyskanie produktywności wartej ok. 1,2 mln zł. Innymi słowy – sama redukcja absencji potrafi zrekompensować koszt programu opieki medycznej finansowanego przez pracodawcę – wskazuje Cezary Jaźnicki.

Ekspert WTW zaznacza jednak, że sama redukcja dni absencji to i tak zaniżony obraz rzeczywistych oszczędności.

– W praktyce efekt bywa jeszcze większy, bo powyższa kalkulacja uwzględnia wyłącznie bezpośredni koszt nieobecności. Nie liczy natomiast wielu kosztów pośrednich, takich jak: organizacja zastępstw, nadgodziny pozostałych pracowników, opóźnienia w realizacji projektów, spadek jakości lub wydajności pracy, koszty administracyjne związane z obsługą absencji, utrata wiedzy i doświadczenia pracowników pełniących kluczowe funkcje – wylicza Cezary Jaźnicki.

Dodaje, że dlatego coraz częściej można zaobserwować działania wspierające zdrowie pracowników, które są nie tylko elementem polityki benefitowej, ale też narzędziem zarządzania ryzykiem operacyjnym i kosztami przedsiębiorstwa. Wskazuje też, że dostęp do prywatnej opieki medycznej pozwala skrócić czas oczekiwania na konsultacje, diagnostykę i leczenie, a przy okazji zwiększyć wykorzystanie badań profilaktycznych.

– W efekcie pracownicy szybciej wracają do pełnej sprawności, a organizacja ogranicza negatywne skutki absencji – mówi Cezary Jaźnicki.

Cały ten mechanizm wpisuje się w szerszy problem rynku pracy, na który zwraca uwagę ekspert.

W czasach rosnących kosztów pracy i niedoboru specjalistów na rynku, działania wspierające zdrowie pracowników stają się ważnym elementem budowania stabilności organizacyjnej. I nie chodzi tu wyłącznie o oszczędności – to również zaangażowanie pracowników, ich satysfakcja z pracy oraz zdolność firmy do utrzymania kluczowych kompetencji

– W czasach rosnących kosztów pracy i niedoboru specjalistów na rynku, działania wspierające zdrowie pracowników stają się ważnym elementem budowania stabilności organizacyjnej. I nie chodzi tu wyłącznie o oszczędności. To również zaangażowanie pracowników, ich satysfakcja z pracy oraz zdolność firmy do utrzymania kluczowych kompetencji – wskazuje Cezary Jaźnicki.

Komentarz partnera cyklu

Bezpieczny biznes zaczyna się od ludzi

Za każdą długotrwałą nieobecnością pracownika stoi przede wszystkim człowiek i jego historia. Ale z perspektywy firmy to również zdarzenie, które może bardzo szybko uruchomić efekt domina. Gdy dotyka to osoby odpowiedzialne za kluczowe projekty, relacje z klientami, wiedzę technologiczną albo ciągłość produkcji, organizacja mierzy się nie tylko z luką kadrową, ale z realnym ryzykiem biznesowym.
 
Dlatego nowoczesne ubezpieczenie grupowe powinno być czymś więcej niż standardowym benefitem. ERGO Życie w Biznesie odpowiada na potrzebę ochrony pracownika i jego bliskich, ale jednocześnie wspiera pracodawcę w utrzymaniu stabilności finansowej i operacyjnej. W przypadku choroby, wypadku czy śmierci pracownika - polisa pomaga ograniczyć skutki zdarzeń, które dla firmy mogą oznaczać nagłe obciążenia i trudne decyzje.
 
Uzupełnieniem ochrony jest rozbudowany katalog usług assistance, który gwarantuje organizację i pokrycie kosztów diagnostyki i szybkiego leczenia. MediOpieka daje dostęp do specjalistów, badań (m.in. USG, tomograf, rezonans), rehabilitacji oraz wsparcia psychologicznego, co może realnie skrócić absencję i zmniejszyć dezorganizację pracy.
 
Najczęściej popełnianym błędem jest brak planu na długą nieobecność pracowników. Firmy ubezpieczają majątek, flotę i sprzęt, ale nie zawsze równie świadomie zabezpieczają ryzyka związane z ludźmi. Tymczasem to właśnie kapitał ludzki bardzo często decyduje o ciągłości działania organizacji. ERGO Życie w Biznesie z dodatkowym ubezpieczeniem MediOpieka - to elastyczne rozwiązanie, które umożliwia stworzenie unikalnej ochrony, precyzyjnie dopasowanej do specyfiki konkretnej firmy, dzięki czemu może realnie ograniczać skutki nieprzewidzianych zdarzeń i wspierać stabilny rozwój.

Małgorzata Kręcisz

Dyrektorka Biura Ubezpieczeń Grupowych ERGO Hestii

Co się dzieje między diagnozą a powrotem do biurka

Skoro szybszy dostęp do opieki zdrowotnej skraca absencję, warto zapytać, co konkretnie dzieje się w tym czasie z pracownikiem i dlaczego tempo ma tu aż takie znaczenie. Alina Smolarek, dyrektorka HR w enel-med, wskazuje, że w pakietach medycznych kluczowe są takie aspekty jak: szybkość, łatwość skorzystania z opieki oraz rozwiązania, które odpowiadają na potrzeby pracowników.

Im krótsza droga od pojawienia się pierwszych objawów do konsultacji, diagnostyki i rozpoczęcia leczenia, tym większa szansa, że choroba nie rozwinie się w długotrwały problem. Ma to duże znaczenie, ponieważ 60 proc. Polaków przyznaje, że zdarzyło im się pracować mimo choroby, a 34 proc. wykonywało obowiązki nawet podczas zwolnienia lekarskiego

– Im krótsza droga od pojawienia się pierwszych objawów do konsultacji, diagnostyki i rozpoczęcia leczenia, tym większa szansa, że choroba nie rozwinie się w długotrwały problem. Ma to duże znaczenie, ponieważ 60 proc. Polaków przyznaje, że zdarzyło im się pracować mimo choroby, a 34 proc. wykonywało obowiązki nawet podczas zwolnienia lekarskiego – mówi Alina Smolarek.

Dodaje, że w enel-med zaobserwowano dwucyfrowe wzrosty liczby konsultacji psychologicznych i psychiatrycznych, co zdaniem ekspertki pokazuje, że wsparcie zdrowia psychicznego jest już stałym elementem opieki pracowniczej.

Sam zakup pakietu, jak zastrzega, nie rozwiązuje jednak problemu, jeśli pracownik nie ma możliwości z niego skorzystać.

– Z perspektywy pracodawcy zdrowy zespół jest jednym z podstawowych warunków zachowania ciągłości działania firmy. Samo sfinansowanie pakietu nie wystarcza, jeśli pracownik nie ma czasu lub organizacyjnego przyzwolenia, aby z niego skorzystać. Przy natłoku obowiązków zawodowych i prywatnych nawet szeroka oferta może pozostać niewykorzystana. Dlatego rola pracodawcy powinna obejmować nie tylko zapewnienie świadczeń, ale także stworzenie realnych warunków do dbania o zdrowie: czasu, dostępu do placówek oraz wiedzy, jakie badania warto wykonywać – wskazuje Alina Smolarek.

Z raportu enel-med „Badanie, które daje czas” wynika, że 41 proc. pracujących uważa, iż praca ogranicza ich możliwości dbania o zdrowie, a 76 proc. deklaruje, że wykonałoby badania, gdyby otrzymało na nie czas w godzinach pracy.

Pracodawca pełni więc także rolę edukatora i organizatora profilaktyki. Może proponować specjalne programy diagnostyczne, badania w miejscu pracy, szczepienia, konsultacje psychologiczne oraz działania edukacyjne, które pomagają wcześniej reagować na niepokojące objawy. Takie rozwiązania ograniczają ryzyko, że pracownik będzie odkładał leczenie, pracował mimo choroby albo wróci do obowiązków zbyt wcześnie i po krótkim czasie ponownie trafi na zwolnienie

– Pracodawca pełni więc także rolę edukatora i organizatora profilaktyki. Może proponować specjalne programy diagnostyczne, badania w miejscu pracy, szczepienia, konsultacje psychologiczne oraz działania edukacyjne, które pomagają wcześniej reagować na niepokojące objawy. Takie rozwiązania ograniczają ryzyko, że pracownik będzie odkładał leczenie, pracował mimo choroby albo wróci do obowiązków zbyt wcześnie i po krótkim czasie ponownie trafi na zwolnienie. Ułatwiają też planowanie leczenia i organizację zastępstw, zwiększając przewidywalność procesów biznesowych – mówi Alina Smolarek.

Ekspertka łączy ten wątek również z problemem, który w wielu firmach dopiero zaczyna być dostrzegany – starzeniem się zespołów i utratą kompetencji wraz z odejściami na emeryturę.

– W wielu organizacjach doświadczeni pracownicy mają wiedzę, relacje i kompetencje, których nie da się szybko zastąpić. Firmy często nie są odpowiednio przygotowane do sukcesji, dlatego wraz z odejściem pracownika na emeryturę tracą istotną część swojej ekspertyzy. Pracodawcom powinno więc zależeć, aby starsi pracownicy mogli jak najdłużej pozostawać aktywni zawodowo, w dobrym zdrowiu i pełnej sprawności – mówi Alina Smolarek.

Główne wnioski

1. Zgodnie z art. 93 Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany do wypłaty odprawy pośmiertnej rodzinie pracownika, który zmarł w trakcie stosunku pracy – niezależnie od miejsca i okoliczności śmierci. Jeśli pracodawca samodzielnie finansuje składkę grupowego ubezpieczenia na życie, świadczenie z polisy może zostać zaliczone na poczet tej odprawy.
2. W firmie zatrudniającej tysiąc pracowników roczny koszt absencji sięga według wyliczeń Willis Towers Watson około 4 mln zł. Redukcja absencji o 30 proc. dzięki prywatnemu pakietowi medycznemu może przynieść oszczędność produktywności równoważną jego rocznemu kosztowi.
3. Samo sfinansowanie pakietu nie przynosi efektów, jeśli pracownicy nie mają czasu, by z niego korzystać. Z badania enel-med wynika, że 76 proc. pracowników wykonałoby badania profilaktyczne, gdyby otrzymało na nie czas w godzinach pracy.