Zaloguj się 
Dzieje się!
Więcej powrotów do biur nie będzie. Jak pogodzić potrzeby szefów, oczekiwania pracowników i ograniczenia infrastruktury
Jeszcze kilka lat temu praca zdalna była wyjątkiem, a biuro – centrum życia zawodowego. Dziś ten model ulega trwałej transformacji, pokazują najnowsze badania. Firmy coraz bardziej świadomie kształtują sposób, w jaki pracujemy – projektując nie tylko przestrzenie, ale też doświadczenie pracownika. Jednocześnie pojawiają się nielada wyzwania.
Z tego artykułu dowiesz się…
- Jakie modele pracy dominują w polskich firmach po 2025 roku.
- Jakie wyzwania wiążą się z wdrażaniem modelu hybrydowego.
- Jakie praktyki pomagają tworzyć efektywne i atrakcyjne środowisko pracy hybrydowej.
Model pracy hybrydowej dominuje w strategiach firm – tylko co czwarta organizacja planuje utrzymać pełną pracę z biura. Z raportu Colliers wynika, że kluczowym wyzwaniem nie jest już wybór modelu, ale jego skuteczne wdrożenie i dopasowanie do realnych potrzeb pracowników oraz biznesu.
Wykres interaktywny 
Pełny ekran Od elastyczności do strategii
Kluczowe jest projektowanie modelu pracy w oparciu o funkcję i cel, a nie sztywną normę obecności.
Pandemia wymusiła gwałtowne przejście na pracę zdalną. Jednak po kryzysie wiele firm nie wróciło już do poprzednich przyzwyczajeń. W 2022 roku aż 76 proc. organizacji deklarowało, że większość pracowników pracuje z biura. Dziś zaledwie 24 proc. planuje utrzymać taki model. Większość firm – zarówno w Polsce, jak i globalnie – adaptuje rozwiązania hybrydowe. Co istotne, coraz częściej nie są one już eksperymentem, lecz stałym elementem strategii.
Wykres interaktywny Pełny ekran Z analizy Colliers wynika, że aż 60 proc. pracodawców dąży obecnie do zwiększenia obecności pracowników w biurze. Dla części firm to odpowiedź na problemy z integracją zespołów, komunikacją czy spadkiem zaangażowania. Z drugiej strony – elastyczność wciąż jest jedną z kluczowych wartości dla pracowników, a odebranie jej może skutkować odpływem talentów.
Rodzi się jednak pytanie – jak pogodzić rosnące oczekiwania pracodawców dotyczące obecności w biurze z przyzwyczajeniami pracowników do elastyczności?
– Kluczowe jest projektowanie modelu pracy w oparciu o funkcję i cel, a nie sztywną normę obecności. Pracownicy akceptują obecność w biurze, jeśli widzą w niej realną wartość, np. dla współpracy, integracji zespołu czy rozwoju zawodowego – mówi Dorota Osiecka, partnerka, dyrektorka Colliers Define.
Dlatego skuteczny model łączy jasne ramy współpracy (np. wspólne dni zespołowe) z możliwością elastycznego dopasowania do ról i zadań.
– Wymaga to dialogu, przejrzystej komunikacji i zaangażowania menedżerów w ustalanie zasad. Decydując się na wdrażanie zmian metodą odgórnych decyzji, ryzykujemy wywołanie reakcji oporu. Z takim oporem spotyka się dziś 85 proc. pracodawców, którzy decydują się zachęcać pracowników do częstszej obecności w biurze – dodaje Dorota Osiecka.
Wykres interaktywny Pełny ekran Przyjazne miejsce pracy
Niezwykle istotna jest też przestrzeń, którą pracownicy mają do dyspozycji. W tym obszarze ich oczekiwania na przestrzeni ostatnich lat diametralnie się zmieniły.
– Na przykładzie naszych biur serwisowanych Ace of Space widzimy, że jedną z najskuteczniejszych strategii jest stworzenie miejsca, do którego po prostu chce się przychodzić. Rozmawiając z naszymi najemcami, zauważamy, że pracowników przyciągają estetyczne, komfortowe biura, dobrze wyposażone, oferujące zarówno przestrzenie do pracy kreatywnej, jak i miejsca relaksu. W naszym katowickim biurze dużym zainteresowaniem cieszy się np. tężnia solankowa – mówi Magdalena Śnieżek, Head of Flexible Office Solutions w Globalworth Poland.
Wykres interaktywny Pełny ekran Wraz z upowszechnieniem pracy hybrydowej zmienia się także funkcja biura. Nie jest już ono miejscem codziennego wykonywania zadań, lecz przede wszystkim przestrzenią do współpracy, spotkań, kreatywnej wymiany i integracji. To oznacza konieczność przearanżowania powierzchni. Chodzi o mniej klasycznych biurek, więcej stref projektowych, pokoi do pracy cichej, sal warsztatowych czy przestrzeni do nieformalnych interakcji.
Firmy inwestują w systemy rezerwacji miejsc, „hot desking” i rozwiązania poprawiające komfort użytkowania biura. W projektowaniu coraz częściej uwzględnia się potrzeby różnych typów pracowników – od introwertyków potrzebujących ciszy, po zespoły kreatywne pracujące warsztatowo.
– Obserwujemy wyraźnie większą frekwencję w dniach, w których organizowane są w biurze wydarzenia. Chodzi o wydarzenia zarówno biznesowe, nastawione na rozwój i networking, jak i te bardziej rozrywkowe, np. kreatywne warsztaty czy słodkie poczęstunki. Widać więc, że skuteczniejsze niż wymuszanie obecności jest tworzenie środowiska, w którym pracownicy czują się dobrze i chcą spędzać czas w biurze, bo przynosi im to realną wartość – dodaje Magdalena Śnieżek.
Różne modele, różne potrzeby
Najczęstszy i zarazem najbardziej kosztowny błąd to wdrażanie modelu hybrydowego bez odpowiedniego procesu zarządzania zmianą.
Model hybrydowy nie jest rozwiązaniem uniwersalnym. Jego skuteczne wdrożenie wymaga dopasowania do charakteru pracy, kultury organizacyjnej i oczekiwań zespołu. Niektóre firmy decydują się na „hybrydę z kalendarza” – z góry określone dni obecności w biurze. Inne zostawiają pełną swobodę zespołom. Rośnie też popularność systemu „hub & spoke”, czyli sieci mniejszych biur satelitarnych w różnych miastach.
Colliers wskazuje, że 33 proc. firm zamierza zatrudniać pracowników mieszkających blisko biura. Kolejne 34 proc. – z dowolnego miejsca w Polsce. Tylko 10 proc. organizacji planuje model „work from anywhere”, czyli całkowitą lokalizacyjną swobodę.
Nie jest jednak tajemnicą, że wdrażanie zmian jest dla wielu firm wyzwaniem. Nie zawsze kończy się też pełnym sukcesem.
– Najczęstszy i zarazem najbardziej kosztowny błąd to wdrażanie modelu hybrydowego bez odpowiedniego procesu zarządzania zmianą – czyli zbyt szybko, bez przygotowania organizacji i bez realnego dialogu z pracownikami. Zamiast procesu opartego na analizie danych, konsultacjach i testowaniu rozwiązań, organizacje często wdrażają nowe zasady odgórnie. Zakładają, że wystarczy informacja o zmianie polityki firmy w zakresie pracy zdalnej – mówi Dorota Osiecka.
Takie podejście pomija kluczowe pytania: po co wracamy, co chcemy osiągnąć dzięki obecności w biurze i jak zapewnić spójne doświadczenie pracy dla różnych zespołów.
– Zmiany wprowadzane bez konsultacji i przygotowania budzą zazwyczaj silne emocje wśród pracowników. Mogą skutkować spadkiem zaufania, obniżeniem motywacji czy w skrajnych przypadkach zwiększeniem dobrowolnej rotacji pracowników, zwłaszcza w grupach o wysokiej mobilności zawodowej – dodaje dyrektorka Colliers Define.
Przykłady tego typu sytuacji znajdziemy niemal w każdej branży. Echem odbiły się kontrowersje wokół gigantów doliny krzemowej (Apple, Amazon, Tesla) i bankowości inwestycyjnej (JP Morgan).
Wnioski? Firmy decydujące się na ściąganie pracowników do biur w większości przypadków trafnie identyfikują obszary ryzyka, w których rozproszony model pracy może mieć negatywny wpływ na organizację.
– Mimo to, należy pamiętać, że ograniczanie elastyczności w hybrydowym modelu pracy nie powinno być wdrażane jako narzędzie kontroli. Ważne, żeby był to proces zaprojektowany jako świadoma, dobrze przygotowana zmiana operacyjna, która uwzględnia kulturę organizacyjną, potrzeby zespołów i strategiczne cele firmy. Nie może ignorować jednocześnie perspektywy pracowników – podkreśla Dorota Osiecka.
Główne wyzwania: kultura, integracja, technologia
Choć hybryda daje wiele korzyści – od większej elastyczności po oszczędności kosztowe – to wiąże się też z licznymi wyzwaniami. Jednym z najpoważniejszych jest utrzymanie spójnej kultury organizacyjnej. Firmy sygnalizują problemy z integracją nowych pracowników, słabszą identyfikację z organizacją czy trudności w budowaniu relacji międzyzespołowych.
Pojawiają się też napięcia wokół sprawiedliwości. Osoby częściej obecne w biurze mogą mieć lepszy dostęp do informacji, szybsze awanse czy większą widoczność w oczach menedżerów. To rodzi ryzyko nieformalnych podziałów i frustracji.
Wykres interaktywny Pełny ekran Zarządzanie zespołami rozproszonymi wymaga też nowych kompetencji – zarówno technologicznych, jak i interpersonalnych. Kluczowa staje się umiejętność delegowania, prowadzenia spotkań online, dbania o wellbeing pracowników pracujących zdalnie i budowania zaufania.
Wspólna redefinicja pracy
Coraz więcej organizacji dostrzega, że kluczem do sukcesu jest partycypacyjne podejście do zmian. Raport Colliers pokazuje, że firmy, które angażują pracowników w definiowanie zasad pracy hybrydowej, osiągają lepsze efekty. Należą do nich większe zadowolenie, lepsze wykorzystanie biura, mniej rotacji.
Do dobrych praktyk należą m.in. regularne badania satysfakcji, testowanie różnych modeli pracy w zespołach pilotażowych, szkolenia dla menedżerów z pracy zdalnej, a także transparentna komunikacja zasad i celów.
Ważne są też działania wspierające wellbeing – od elastycznych godzin pracy, przez programy wsparcia psychologicznego, po inicjatywy integracyjne, które pomagają budować poczucie wspólnoty mimo fizycznego rozproszenia.
Trend: projektowanie doświadczenia pracownika
Nowym kierunkiem, który wyłania się z raportu Colliers, jest podejście oparte na projektowaniu tzw. employee experience. Oznacza to tworzenie środowiska pracy nie tylko wygodnego, ale też angażującego i wspierającego efektywność.
Firmy inwestują w przestrzenie, które pobudzają kreatywność i sprzyjają współpracy, ale też umożliwiają skupienie. Coraz częściej aranżacja biura jest ściśle powiązana z analizą danych: jak często zespoły przychodzą, z jakich stref korzystają, jak wygląda ruch w ciągu dnia.
To podejście wymaga ścisłej współpracy działów HR, IT, administracji i liderów biznesowych. Biuro staje się nie tylko przestrzenią fizyczną, ale też narzędziem realizacji celów organizacyjnych.
– W biurach projektowanych z myślą o pracy hybrydowej obserwujemy ewolucję układów przestrzennych i funkcji, które odpowiadają na zmieniające się potrzeby. Przede wszystkim rośnie znaczenie przestrzeni sprzyjających współpracy, zarówno merytorycznej, jak i kreatywnej. Popularne stają się strefy do spotkań zespołowych oraz przestrzenie wspierające tzw. burze mózgów, wyposażone w tablice, projektory czy ekrany – mówi Jakub Wazowicz-Łaszewski, architekt z zespołu Workplaces w Globalworth i autor koncepcji wnętrz Ace of Space.
Równolegle w biurach open space coraz większą uwagę przykłada się do zapewnienia cichych miejsc pracy i rozwiązań poprawiających akustykę. Ważne stają się m.in. mobilne ściany, panele demontowane czy systemy pozwalające na łatwe łączenie i dzielenie przestrzeni.
– Znaczenie zyskują również hot-deski i biurka rotacyjne, które umożliwiają pracownikom wybór miejsca pracy zgodnie z potrzebami, sprzyjają rotacji i lepszemu wykorzystaniu powierzchni. Systemy rezerwacji miejsc i biurka elektryczne pozwalają dostosować stanowisko do indywidualnych preferencji, łącząc wygodę z efektywnością.
Coraz większą rolę odgrywają też elementy związane ze zdrowiem i komfortem. Mowa tu o roślinności, naturalnym świetle, strefach odpoczynku, nap roomach, strefach chillout czy przestrzeniach sportowych i wellness.
– Technologie wspierające pracę hybrydową, takie jak sprzęt do wideokonferencji i interaktywne tablice, pozwalają na płynną współpracę między zespołami stacjonarnymi i zdalnymi – dodaje Jakub Wazowicz-Łaszewski.
Hybryda – nie koniec zmian, a ich początek
Obszary najbardziej narażone na negatywny wpływ pracy zdalnej to poczucie przynależności, kultura organizacyjna, przepływ informacji, współpraca czy też szkolenia i rozwój.
Raport Colliers jasno pokazuje: model hybrydowy nie jest już eksperymentem, ale punktem wyjścia do dalszych zmian. Firmy, które potrafią elastycznie dopasować model pracy do swojej kultury, potrzeb i strategii, będą lepiej przygotowane na kolejne wyzwania rynkowe.
Choć warto postawić pytanie, czy negatywne skutki modelu pracy hybrydowej nie sprawią, że w perspektywie kolejnych dwóch, trzech lat firmy będą jednak chciały bardziej skłaniać ludzi do pracy w biurach.
– Z danych opublikowanych w raporcie Hybrid & Beyond 2025 wynika, że pracodawcy odchodzą od inicjatyw ściągania ludzi do biur. W tegorocznym raporcie odsetek firm, które deklarują taką intencję, spadł do 49 proc. (we wcześniejszych latach ponad 60 proc. pracodawców deklarowała, że zamierza zachęcać pracowników do częstszej obecności w biurze). Rośnie jednocześnie świadomość tego, jak ważne jest efektywne zarządzanie elastycznym modelem pracy – mówi Dorota Osiecka.
Ryzyka związane z pracą hybrydową dotyczą najbardziej zbiorowych, społecznych wymiarów funkcjonowania organizacji.
– Obszary najbardziej narażone na negatywny wpływ pracy zdalnej to poczucie przynależności, kultura organizacyjna, przepływ informacji, współpraca czy też szkolenia i rozwój. Tendencja na najbliższe lata to nie odwrót od hybrydy. To inwestycje w jej dojrzałą wersję – opartą na danych, jasno określonych regułach i odpowiedzialności liderów za spójność doświadczenia pracownika, niezależnie od miejsca pracy – dodaje szefowa Colliers Define, współautorka raportu.
Najbliższe lata przyniosą zapewne dalszą personalizację modeli pracy, integrację narzędzi cyfrowych z fizyczną przestrzenią biura oraz nowe sposoby angażowania i rozwijania pracowników. Przyszłość pracy – choć bardziej rozproszona – wymaga więc jeszcze większego skupienia na człowieku.
Główne wnioski
- Model hybrydowy stał się trwałym elementem strategii organizacyjnych i nie jest już postrzegany jako rozwiązanie tymczasowe.
- Sukces hybrydy zależy od jakości wdrożenia – kluczowe są dialog z pracownikami, zarządzanie zmianą i dopasowanie przestrzeni biurowej do nowych funkcji.
- Pracodawcy odchodzą od forsowania powrotów do biur – inwestują raczej w tworzenie przyjaznych, angażujących miejsc pracy i mądre zarządzanie elastycznością.
