PIP z nowymi mocami szykuje się na kontrole. „Nawet najlepsze umowy nie wystarczą”

Reforma Państwowej Inspekcji Pracy to efekt ponad roku prac, politycznych kompromisów oraz uzgodnień zarówno ze związkowcami, jak i z biznesem. Zmiana nadal budzi kontrowersje, a oliwy do ognia dolało odwołanie szefa PIP, Marcina Staneckiego, na tydzień przed wejściem nowych przepisów w życie. Zastąpił go Janusz Krasoń, który – zdaniem części ekspertów – może zaostrzyć kurs w zakresie wykorzystywania nowych uprawnień Inspekcji.

Co dokładnie oznacza reforma PIP?

Nowelizacja ustawy o PIP zasadniczo nie zmienia Kodeksu pracy. Jej istotą jest raczej skuteczniejsze egzekwowanie już obowiązujących przepisów. Na pierwszy plan wysuwa się tu art. 22 Kodeksu pracy, który definiuje stosunek pracy. Jeżeli praca jest wykonywana pod kierownictwem przełożonego, w określonym miejscu i czasie, to – niezależnie od nazwy umowy – może zostać uznana za stosunek pracy. Zadaniem PIP, tak jak dotychczas, będzie zbadanie, czy nie mamy do czynienia z fikcją zatrudnienia.

Co się zmieni? Nowym narzędziem PIP będzie możliwość wydania decyzji administracyjnej stwierdzającej istnienie stosunku pracy. Organ administracji nie będzie więc tworzył nowej relacji między pracownikiem a pracodawcą, lecz stwierdzi, że faktyczna relacja ma cechy stosunku pracy zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy.

– Do tej pory PIP musiała złożyć pozew o ustalenie stosunku pracy i udowodnić swoją rację. Teraz wszystko się zmieni. PIP wyda decyzję, od której przedsiębiorca będzie odwoływać, a na nim będzie ciążył obowiązek wykazania, że relacja łącząca go ze zleceniobiorcą lub osobą na B2B ma charakter cywilnoprawny, a nie pracowniczy. Z perspektywy procesowej ta zmiana ciężaru dowodu jest kluczowa i bardzo korzystna dla PIP – ocenia adwokat Bartosz Tomanek, partner w PCS Paruch Stępień Kanclerz SKA.

Przeczytaj: Kadrowe trzęsienie ziemi tuż przed reformą PIP. Stanecki straci stanowisko?

Czy kontrakty B2B nadal będą bezpieczne?

Nowe narzędzia PIP zwiększają ryzyko, że umowa zlecenia albo kontrakt B2B zostanie zakwestionowana i będzie musiała zostać zastąpiona umową o pracę. Nie stanie się to jednak automatycznie.

– Kluczowe pozostanie to, jak współpraca wygląda w rzeczywistości. Dlatego najważniejsze pytanie nie brzmi dziś, czy B2B nadal będzie możliwe. Brzmi raczej: czy przedsiębiorca będzie w stanie wykazać, że przyjęty model współpracy i wynagradzania odpowiada temu, jak strony faktycznie współpracują – wyjaśnia Maciej Fiedorczuk, menedżer w Dziale Doradztwa Podatkowego EY Polska.

Ekspert dodaje, że Kodeks pracy daje Inspekcji konkretne wskazówki, jakie czynniki należy badać, by zweryfikować, czy dana relacja powinna być traktowana jak etat. Nie będzie więc mowy o pełnej swobodzie urzędników ani o dowolności w przekwalifikowaniu umów.

– Przepisy pozostawiają organowi istotny zakres oceny materiału dowodowego. Stanie się tak zwłaszcza przy analizie takich pojęć jak podporządkowanie, wykonywanie pracy pod kierownictwem czy zgodność woli stron z zasadami współżycia społecznego. Można więc oczekiwać, że głównym przedmiotem sporów nie będzie treść nowych przepisów, lecz sposób oceny konkretnych przesłanek w konkretnych stanach faktycznych – dodaje Maciej Fiedorczuk.

„Nawet najlepsza umowa nie pomoże”

Jak przygotować się na ewentualną kontrolę? Eksperci są zgodni: audyt umów nie może ograniczyć się wyłącznie do ich treści. Liczy się przede wszystkim faktyczny sposób wykonywania pracy.

Największym błędem byłoby dziś sprowadzenie przygotowań do kontroli PIP wyłącznie do przeglądu dokumentów. Umowa jest oczywiście ważna, ale inspektorzy będą sprawdzać, czy jej treść pokrywa się z codziennością.

– Największym błędem byłoby dziś sprowadzenie przygotowań do kontroli PIP wyłącznie do przeglądu dokumentów. Umowa jest oczywiście ważna, ale inspektorzy będą sprawdzać, czy jej treść pokrywa się z codziennością. Jeżeli dział prawny przygotowuje umowę, kadry prowadzą dokumentację, a menedżerowie organizują pracę po swojemu, może pojawić się sprzeczność, która najprawdopodobniej wyjdzie na jaw podczas kontroli – komentuje Anna Wiluś-Antoniuk, radczyni prawna i dyrektorka działu prawnego w LeasingTeam Group.

Jak wyjaśnia ekspertka, firmy powinny przed ewentualną kontrolą ocenić kilka kwestii. Chodzi m.in. o sposób organizacji pracy oraz spójność praktyki z dokumentacją. Znaczenie będą miały także codzienne zasady wykonywania zadań, grafiki, polecenia wydawane współpracownikom, zakres ich samodzielności, proces akceptacji wykonanych prac, dostęp do maszyn i narzędzi oraz sposób rozliczeń.

– Inspektorzy PIP nie ograniczają się do analizy treści umowy, lecz badają również sposób wykonywania współpracy w praktyce. Ocenie podlega zatem m.in. stopień podporządkowania, sposób organizacji pracy oraz faktyczna możliwość decydowania o miejscu i czasie wykonywania zadań. Z tego względu nawet najlepiej przygotowana umowa nie zagwarantuje bezpieczeństwa, jeżeli rzeczywiste zasady współpracy będą odpowiadały cechom charakterystycznym dla stosunku pracy – podkreśla Michał Włodarczyk, adwokat i partner w kancelarii PCS Paruch Stępień Kanclerz.

Jak zatem będą wyglądały kontrole? Czy urzędnik będzie musiał stawić się w firmie?

Kontrole PIP po 8 lipca

Państwowa Inspekcja Pracy w całym 2026 r. chce przeprowadzić ponad 50 tys. kontroli. Inspekcja będzie także reagować na skargi, których liczba w minionym roku wzrosła o 10 proc. Znaczna ich część dotyczyła zawierania umów cywilnoprawnych w warunkach, w których – zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy – powinna zostać zawarta umowa o pracę. Takich skarg było aż o 40 proc. więcej rok do roku.

Nasi rozmówcy wyjaśniają, że kontrola PIP nie sprowadza się do jednego spotkania z inspektorem. To także analiza dokumentów oraz rozmowy z pracownikami lub współpracownikami.

Przeczytaj: KSeF a walka z fikcyjnym samozatrudnieniem. „Nie zastąpi inspekcji pracy, ale dostarczy solidnych dowodów”

– Przygotowanie organizacji do kontroli polega zarówno na uporządkowaniu dokumentacji i zasad współpracy, jak i na ustaleniu wewnętrznych procedur postępowania na wypadek wizyty inspektora PIP. Warto wskazać osobę odpowiedzialną za kontakt z organem, przygotowanie dokumentów oraz analizę i weryfikację ustaleń zawartych w protokole kontroli. Przedsiębiorcy powinni też wiedzieć nie tylko jakie mają obowiązki podczas kontroli, lecz także, jakie przysługują im prawa. Mogą m.in. zgłaszać zastrzeżenia do ustaleń inspektora i aktywnie uczestniczyć w czynnościach kontrolnych – podkreśla adwokat Michał Włodarczyk.

Nie ma reklasyfikacji z automatu

Jeżeli inspektor w toku kontroli stwierdzi, że dana umowa w istocie jest stosunkiem pracy, nie dojdzie jeszcze do automatycznej reklasyfikacji. PIP w pierwszej kolejności może wydać polecenie usunięcia naruszeń. Dopiero jeśli firma go nie wykona, będzie możliwe wydanie decyzji administracyjnej.

Co z wykonalnością takiej decyzji? Co do zasady będzie obowiązywała od dnia wydania. Pracodawca będzie jednak miał czas na odwołanie. W praktyce decyzję trzeba będzie podjąć dopiero po upływie terminu na wniesienie odwołania, o ile żadna ze stron go nie wniesie. W przypadku odwołania o wykonalności decyzji zdecyduje sąd pracy.

Co jeśli strony umówiły się na zlecenie lub B2B?

Taka sytuacja może dotyczyć np. studentów na zleceniach albo informatyków na kontraktach B2B. Taka forma współpracy bywa niekiedy korzystniejsza dla obu stron niż etat. Czy PIP w toku kontroli uwzględni ich wolę?

Jak wyjaśnia Maciej Fiedorczuk z EY, nowe przepisy nie eliminują znaczenia zgodnej woli stron, ale wyraźnie przesuwają ją na dalszy plan.

Jeżeli osoba codziennie wykonuje pracę osobiście, pod bieżącym kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonych przez zatrudniającego, sama deklaracja o preferowaniu B2B nie przesądzi o kwalifikacji prawnej relacji.

– Wola stron będzie uwzględniana tylko wtedy, gdy nie pozostaje w sprzeczności z prawem, zasadami współżycia społecznego ani nie zmierza do obejścia prawa. Oznacza to, że nie wystarczy zgodne oświadczenie przedsiębiorcy i osoby współpracującej, że chcą wykonywać pracę na podstawie B2B lub umowy zlecenia. W praktyce pierwszeństwo będzie miał rzeczywisty sposób realizacji współpracy. Jeżeli osoba codziennie wykonuje pracę osobiście, pod bieżącym kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonych przez zatrudniającego, sama deklaracja o preferowaniu B2B nie przesądzi o kwalifikacji prawnej relacji – wyjaśnia ekspert.

Jak dodaje, nie oznacza to jednak scenariusza, w którym umowy cywilnoprawne będą masowo zmieniane na etaty.

– Z pewnością część przedsiębiorców zdecyduje się na weryfikację lub zmianę najbardziej ryzykownych modeli współpracy jeszcze przed pierwszymi kontrolami. Trudno jednak oczekiwać masowego odchodzenia od B2B wyłącznie z powodu zmiany przepisów. Można natomiast spodziewać się wzrostu zainteresowania audytami wewnętrznymi, porządkowaniem dokumentacji oraz występowaniem o interpretacje indywidualne Głównego Inspektora Pracy – podsumowuje Maciej Fiedorczuk.

PIP jak skarbówka. Będą interpretacje indywidualne

Każdy pracodawca będzie mógł skorzystać z nowej „tarczy ochronnej”. Chodzi o interpretacje indywidualne PIP. We wniosku o ich wydanie firma powinna opisać model współpracy łączący strony. Interpretacja PIP, choć nie będzie wiążąca dla wnioskodawcy, zapewni mu ochronę w określonym zakresie. Firma nie będzie mogła zostać obciążona sankcjami, jeśli zastosuje się do otrzymanej interpretacji indywidualnej.

– Część firm może próbować ograniczyć ryzyko, występując o interpretację indywidualną do Państwowej Inspekcji Pracy. To może być element przygotowań, ale nie zastąpi audytu codziennej współpracy. Jeżeli firma opisze we wniosku model, który w praktyce działa inaczej, interpretacja nie zapewni pracodawcy ochrony – zwraca uwagę Michał Włodarczyk.

Działanie wstecz a podatki i składki

Mimo początkowych obaw nowelizacja ustawy o PIP nie wprowadza retroaktywności.

– Nie oznacza to jednak, że wcześniejszy okres współpracy pozostanie całkowicie poza zainteresowaniem organów. W toku kontroli PIP będzie mogła analizować sposób wykonywania współpracy także sprzed wejścia w życie nowych przepisów, jeżeli będzie to konieczne do ustalenia rzeczywistego charakteru relacji. Innymi słowy, wcześniejsze faktury, korespondencja czy sposób organizacji pracy mogą stać się materiałem dowodowym służącym do oceny, czy już wcześniej występowały cechy stosunku pracy – wyjaśnia Maciej Fiedorczuk.

PIP będzie mogła więc sięgać do dowodów sprzed trzech, a nawet pięciu lat. Jak jednak mówi ekspert, największa zmiana dotyczy nie samego okresu objętego analizą, lecz skutków decyzji PIP. Inspekcja przekazuje bowiem dane także do ZUS i do skarbówki.

Przedsiębiorcy powinni patrzeć na reformę nie tylko przez pryzmat prawa pracy. Skutki mogą dotyczyć także podatków, składek oraz odpowiedzialności osób zarządzających.

– Ustalenia inspekcji mogą stać się podstawą działań ZUS oraz Krajowej Administracji Skarbowej. Będą one samodzielnie oceniały konsekwencje składkowe i podatkowe reklasyfikacji. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy powinni patrzeć na reformę nie tylko przez pryzmat prawa pracy. Skutki mogą dotyczyć także podatków, składek oraz odpowiedzialności osób zarządzających – podsumowuje ekspert.

Zaostrzenie kursu z nowym szefem PIP?

Szerokim echem odbiła się zmiana na stanowisku Głównego Inspektora Pracy. Pojawiły się pytania o sposób przeprowadzania reformy przez inspekcję kierowaną przez Janusza Krasonia.

– Spodziewam się zaostrzenia kursu wobec pracodawców i przedsiębiorców. Spodziewam się wykorzystywania nowych przepisów do jak najszerszej reklasyfikacji umów B2B i zleceń na umowy o pracę – ocenia adwokat Bartosz Tomanek.

Przeczytaj: Urzędnicy wezmą pod lupę ukryte etaty. „Wszyscy zapłacimy za usztywnienie rynku”

Jak dodaje, PIP posiada dane z narzędzi teleinformatycznych, które dotyczą także składek na ZUS i podatków. Inspekcja będzie mieć zatem istotne możliwości identyfikowania przedsiębiorców zatrudniających zleceniobiorców lub osoby na B2B na większą skalę.

Obawiam się, że PIP będzie chciała ogłaszać sukces, w tym liczbę wydanych decyzji, wiedząc, że zanim dojdzie do prawomocnego wyroku w tych sprawach, minie dużo czasu.

– PIP z pewnością będzie chciała wykorzystać ten oręż na tyle, na ile pozwoli jej wydolność organizacyjna. Na ten moment nie ma co się oszukiwać. Liczba inspektorów PIP, którzy potrafią skutecznie reklasyfikować umowy cywilnoprawne na umowy o pracę, jest ograniczona. Spodziewam się, że działania PIP w tym zakresie będą analogiczne do działań ZUS – ocenia Bartosz Tomanek.

Zdaniem eksperta problemem może być nie tylko skala działań Inspekcji, lecz także sposób uzasadniania decyzji.

– Z doświadczenia wiem, że ZUS potrafi „ścinać zakręty” i wydawać decyzje, które nie mają podstaw w zebranym materiale dowodowym. Obawiam się, że PIP będzie chciała ogłaszać sukces, w tym liczbę wydanych decyzji, wiedząc, że zanim dojdzie do prawomocnego wyroku w tych sprawach, minie dużo czasu. Już teraz przedsiębiorcy muszą masowo odwoływać się od decyzji ZUS do sądów. To sprawia, że czas rozpatrzenia sprawy jest istotny. Jeśli teraz dojdą do tego analogiczne działania PIP, sądy pracy mogą się zatkać, podobnie jak niedawno wydziały frankowe – podsumowuje ekspert.

Główne wnioski

1. Celem reformy nie są „czystki” umów cywilnoprawnych na rynku. Przedsiębiorcy nadal mogą korzystać z kontraktów B2B i umów zlecenia, o ile odpowiadają one rzeczywistemu modelowi współpracy. Jeżeli jednak dana osoba wykonuje obowiązki w warunkach typowych dla etatu – pod kierownictwem, w określonym miejscu i czasie oraz bez realnej samodzielności – wzrasta ryzyko uznania takiej relacji za stosunek pracy. Reforma przesuwa więc punkt ciężkości z formalnej treści dokumentów na faktyczny sposób organizacji pracy.
2. Eksperci zgodnie podkreślają, że nawet najlepiej przygotowane umowy nie zapewnią bezpieczeństwa, jeśli sposób wykonywania obowiązków będzie im przeczył. Oznacza to konieczność kompleksowego audytu obejmującego nie tylko wzory umów, lecz także sposób wydawania poleceń, organizację pracy, zakres samodzielności współpracowników, system rozliczeń oraz komunikację z przełożonymi. W praktyce reforma wymusza większą współpracę działów prawnych, HR i menedżerów operacyjnych, ponieważ każda rozbieżność może zostać ujawniona podczas kontroli.
3. Decyzja PIP może mieć również konsekwencje podatkowe i składkowe. W niektórych przypadkach może to oznaczać konieczność zapłaty zaległych należności wraz z odsetkami. Jednocześnie eksperci przewidują wzrost liczby odwołań od decyzji PIP, większe zainteresowanie interpretacjami indywidualnymi oraz możliwe wydłużenie postępowań przed sądami pracy. Reforma może więc wpłynąć nie tylko na rynek zatrudnienia, lecz także na funkcjonowanie całego systemu kontroli i wymiaru sprawiedliwości w sprawach pracowniczych.